Hậu trường tỷ phú Ấn Độ đưa 4.500 nhân viên sang Việt Nam tổ chức sự kiện

Từ ngày 27/8, đoàn 4.500 khách thuộc công ty dược phẩm Sun Pharmaceutical của một tỷ phú Ấn Độ đã bắt đầu đến Hà Nội. Họ chia thành nhiều đoàn nhỏ lần lượt đến Hà Nội trong những ngày khác nhau, ở tại các khách sạn cao cấp và bắt đầu lịch trình Hà Nội - Ninh Bình - Hạ Long. 

Theo nguồn tin của phóng viên Dân trí, chương trình của từng đoàn kéo dài 5 ngày 4 đêm không lưu trú ở Ninh Bình và Hạ Long. Họ sẽ dành cả 4 đêm tại Hà Nội tổ chức các hoạt động giải trí, gala trao thưởng. 

Cũng theo nguồn tin, đoàn 4.500 nhân viên bay từ nhiều quốc gia đến Việt Nam, chủ yếu là người Ấn Độ. 

Được biết, VietnamEvents, Công ty Tổ chức sự kiện và Truyền thông Việt Nam, là đơn vị tổ chức chuỗi sự kiện vinh danh, tri ân của đoàn tỷ phú Ấn Độ.

11 đêm tri ân tại 3 khách sạn sang trọng bậc nhất

Theo ông Jackie Han, Giám đốc VietnamEvents, đoàn 4.500 khách Ấn Độ sẽ tham gia 11 sự kiện giải trí, trao thưởng và 5 đêm nhạc điện tử DJ. 

Do đoàn khách đông đến từ nhiều quốc gia, chủ yếu là người Ấn Độ, nên được chia thành các nhóm và sẽ tham dự sự kiện tại 3 khách sạn: JW Marriott Hotel Hanoi, InterContinental Hanoi Landmark 72 và Meliá Hanoi. Sự kiện đầu tiên sẽ diễn ra vào tối 29/8.

Điểm nhấn của sự kiện là những đêm Gala Awards nhằm tôn vinh thành tích của Sun Pharmaceutical và các thành viên ưu tú.

"Chúng tôi nhận được thông tin làm việc với đoàn khách cách đây 5 tháng. Do lượng khách đông, đoàn đưa ra nhiều yêu cầu đặc biệt đó là làm sao để khách nào cũng được tham gia chương trình Gala Awards trao thưởng tri ân", ông Jackie cho hay. 

Tuy nhiên, cơ sở vật chất về phòng tiệc, phòng hội nghị hiện nay của Hà Nội nói riêng và Việt Nam nói chung không đáp ứng được yêu cầu của đoàn 4.500 khách. 

Do đó, VietnamEvents đã tư vấn có thể tổ chức các tiệc Gala Awards xoay vòng cùng thời điểm ở các khách sạn khác nhau và chia đoàn ra thành các nhóm lớn để tham gia chương trình. 

"Khách có thể sáng đi tour du lịch, chiều tham gia Gala Awards, hoặc ngược lại", ông Jackie nói.

Đoàn khách cũng đưa ra nhiều yêu cầu khắt khe về đêm Gala, như dàn dựng trang trí, chất lượng âm thanh, ánh sáng, màn hình tại các điểm khách sạn khác nhau phải hoàn toàn giống nhau, để đảm bảo công bằng và trịnh trọng đối với tất cả nhân viên tham dự. 

Thực đơn không dùng thịt bò, thịt lợn, không trứng

Ông Santiago Cabre, Tổng Giám Đốc khách sạn Melía Hanoi, cho biết cơ sở sẽ đón 3 trong số 6 đoàn khách Ấn Độ, với khoảng 300 phòng và 5 buổi tiệc Gala Awards sẽ diễn ra tại đây. 

"Phòng Đại Tiệc" - nơi diễn ra Gala Awards của các đoàn khách có sức chứa lên tới hơn 1.000 người.

"Phục vụ đoàn khách Ấn Độ có lẽ khó nhất là đảm bảo các yêu cầu về ẩm thực với nhiều chế độ ăn khác nhau theo tôn giáo và tín ngưỡng", ông Cabre cho hay. 

Theo ông Cabre, các món ăn của người Ấn Độ nổi bật với việc sử dụng gia vị phong phú và phức tạp. Họ có những chế độ ăn khác nhau tùy theo tôn giáo và tín ngưỡng như không dùng thịt bò, thịt lợn, không trứng, không ăn các loại củ… 

Các món ăn chủ yếu gồm đậu, lentils (đậu lăng), rau củ, trái cây, gạo và các loại bánh mì như roti và naan. Món ăn được chế biến với nhiều loại gia vị và thảo mộc.  

"Để đảm bảo hương vị bản địa cho đoàn, chúng tôi đã mời đầu bếp Ấn Độ về phục vụ đoàn cùng đội ngũ đầu bếp của khách sạn trong suốt thời gian lưu trú. Ngoài ra vấn đề đảm bảo an ninh và vệ sinh an toàn thực phẩm cũng luôn được chú trọng", đại diện khách sạn thông tin. 

Phòng Đại Tiệc sẽ diễn ra gala dinner của các đoàn khách Ấn Độ (Ảnh: Melía Hanoi).

Thách thức tổ chức sự kiện cho đoàn của tỷ phú Ấn Độ

"Do có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và phục vụ các đoàn khách lớn nên chúng tôi không gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng phương án và lên kế hoạch cho sự kiện lần này của Sun Pharmaceutical", ông Jackie Han nhấn mạnh.

Kể từ khi nhận được yêu cầu của khách hàng, đơn vị này đã bắt đầu xây dựng concept (ý tưởng chung), lên phương án tổ chức từ trang trí không gian, chương trình đón tiếp, biểu diễn… 

Đơn vị kỳ vọng chương trình vừa chứa đựng yếu tố văn hóa Ấn Độ vừa mang các nét văn hóa đặc trưng độc đáo của Việt Nam. 

"Tôi nghĩ rằng đây mới chính là yếu tố để khách hàng lựa chọn Việt Nam là điểm đến cho sự kiện vinh danh ý nghĩa này", Giám đốc VietnamEvents khẳng định. 

Trong quá trình triển khai, đơn vị đã nhiều lần làm việc với khách hàng để đưa ra phương án tối ưu nhất, kỹ lưỡng nhất, đảm bảo công tác tổ chức diễn ra suôn sẻ.

Chương trình diễn ra tại 3 khách sạn đồng thời nên không chỉ đòi hỏi lượng lớn thiết bị và nhân sự mà khâu vận hành, điều phối đều phải rất nhịp nhàng, tỉ mỉ.

Theo ông Jackie, đây không phải lần đầu tiên các tỷ phú Ấn Độ lựa chọn Việt Nam là điểm đến du lịch, tổ chức MICE (du lịch kết hợp hội thảo, hội nghị, sự kiện) và tiệc cưới. Nhưng đây là đoàn khách lớn nhất từ trước đến nay. 

Ông Jackie đánh giá việc tỷ phú Ấn Độ đưa 4.500 nhân viên sang Việt Nam du lịch không chỉ thể hiện sự quan tâm của du khách Ấn đối với du lịch Việt Nam mà còn thể hiện kết quả công tác xúc tiến du lịch của các Bộ, ban ngành tại thị trường Ấn Độ.

Đồng thời, sự kiện cũng thể hiện khả năng thực hiện dịch vụ lớn, đẳng cấp của các đơn vị lữ hành, đơn vị tổ chức sự kiện, đơn vị cung cấp dịch vụ khác tại Việt Nam.

"Bên cạnh đó, chuyến thăm của tỷ phú Ấn Độ cùng 4.500 nhân viên còn khẳng định vị thế của Việt Nam là một trong những điểm đến lý tưởng trên bản đồ du lịch, MICE và tiệc cưới", đại diện VietnamEvents cho hay.

Theo đơn vị này, Ấn Độ là một thị trường lớn, có xu hướng du lịch theo đoàn kết hợp tổ chức hội nghị, sự kiện. Họ cũng là những khách hàng thích mua sắm và sử dụng các tiện ích giải trí. Đây là một thị trường phát triển và đầy tiềm năng cho ngành du lịch Việt Nam.

"Chúng tôi đã tổ chức nhiều sự kiện và đám cưới cho khách hàng Ấn Độ. Các sự kiện chủ yếu là hội nghị khách hàng, vinh danh, trao thưởng kết hợp du lịch, giải trí và mua sắm", ông Jackie nói. 

VietnamEvents cũng đã tổ chức 6 đám cưới lớn của các gia đình tỷ phú tại Hạ Long (tháng 1, 2/2023 và tháng 1, 2/2024), tại Đà Nẵng (tháng 1/2023 và tháng 1/2024).

Trong đó, hai đám cưới hoành tráng với nhiều nghi lễ và sự kiện kéo dài 3 ngày đêm. Đám cưới hồi tháng 1 tại vịnh Hạ Long với hơn 750 khách mời, đánh dấu đám cưới Ấn Độ lớn nhất từng được tổ chức tại Việt Nam. Đám cưới hồi tháng 2/2023 với hơn 550 khách mời. 

"Chúng tôi hi vọng mang đến những trải nghiệm ấn tượng và khó quên cho các thành viên tiêu biểu của Sun Pharmaceutical", ông Jackie nói.