Nên họp lúc nào và họp cách nào cho hiệu quả

Nếu nói một cách thẳng thắn thì hầu hết mọi người đều không thích họp. Các cuộc họp thường quá dài, quá chán, quá thường xuyên nhưng không thu được kết quả đáng kể.
>>Chuyện họp hành
>>5 bí quyết để có các cuộc họp 1 - 1 hiệu quả
>>Nơi làm việc tốt nhất thế giới: mỗi năm họp 5 lần

Nên họp lúc nào và họp cách nào cho hiệu quả - 1

Sẽ không có gì quá ngạc nhiên khi một số người vừa tham gia cuộc họp điện đàm vừa lướt email hoặc thậm chí họ còn để chế độ “mute” (không có tiếng) cho cuộc họp.

Họp khi nào

Từ góc độ hiệu quả, thời gian là tất cả. Tổ chức họp vào thời điểm mà nhân viên có năng suất thấp nhất là phí phạm thời gian và tiền.

Cụ thể là nhiều công ty thường lên lịch họp vào sáng thứ Hai với lý do sáng đầu tuần là thời gian thích hợp để mọi người cùng thống nhất về những mục tiêu chung.

Thật ra, thứ Hai và thứ Sáu thường là những ngày kém hiệu quả nhất nếu tổ chức một cuộc họp quan trọng. Không ít người sử dụng những ngày phép cá nhân hoặc ngày nghỉ lễ để có được một cuối tuần kéo dài ba ngày.

Vì thế, nhiều nhân viên chủ chốt có thể vắng mặt vào thứ Hai hoặc thứ Sáu. Hơn nữa, nhân viên vẫn thường trong “trạng thái cuối tuần” vào những ngày thứ Hai. Ngày thứ Sáu thì họ trong tâm trạng vội vã và háo hức bước vào hai ngày nghỉ cuối tuần.

Vậy thời điểm nào là tuyệt vời nhất để tiến hành một cuộc họp? Vì tính hiệu quả và sự tham gia đầy đủ của mọi người nên các ngày thứ Ba, thứ Tư và hoặc thứ Năm là những ngày phù hợp để tổ chức họp.

Theo một cuộc nghiên cứu do YouCanBookMe - một công cụ trợ giúp xếp lịch làm việc - thực hiện, thời gian tối ưu để xếp lịch họp là vào 2g30 chiều ngày thứ Ba.

Thời gian này không quá sớm vào buổi sáng và không quá trễ trong tuần làm việc. Công ty này tiến hành phân tích dữ liệu từ hơn 2 triệu câu trả lời.

Họp quá sớm khi mới bắt đầu ngày làm việc có nghĩa là nhân viên phải chuẩn bị cho cuộc họp từ ngày trước đó hoặc phải đến sớm. Còn nếu họp vào cuối buổi chiều, nhiều người gần như đã hết năng lượng, chỉ lo nhìn đồng hồ và chờ đến lúc ra về.

Còn nếu mục đích của cuộc họp là tạo sự phấn khích về một sản phẩm hoặc dịch vụ, có nhiều khả năng sự phấn khích này sẽ “bay mất” khi nhân viên ra về ngay sau cuộc họp.

“Họp cái gì” cũng quan trọng không kém

Thời gian là thứ quý giá nhất đối với tất cả chúng ta. Đó là lý do vì sao những CEO và nhà lãnh đạo thành công nhất đều có cách tiếp cận “đi thẳng vào vấn đề” khi họp – tập trung vào những gì cần làm, ai sẽ làm và khi nào cần hoàn thành.

Muốn sử dụng hiệu quả cách tiếp cận này, bạn cần xác định mục đích hay nói cách khác là phân loại cuộc họp.

– Họp để cung cấp thông tin: Cuộc họp này nhằm ra một thông báo hay để tập thể được cập nhật về một chủ đề nào đó. Mục đích của nó là bảo đảm rằng mọi người cùng đồng thuận về vấn đề đó.

– Họp để ra quyết định: Cuộc họp tập trung hơn vào việc vạch ra những hành động mà mọi người cần làm và nó sẽ hiệu quả nhất khi tiến hành với những nhóm nhỏ vì nếu có nhiều hơn 3-5 người thì rất khó ra quyết định.

– Họp khám phá: Đây là cuộc họp hoàn hảo để thảo luận các vấn đề và giải pháp tiềm năng.

– Họp tìm ý tưởng: Với những cuộc họp nhằm tìm ý tưởng sáng tạo, tốt nhất là nên tìm một địa điểm khác với không gian làm việc quen thuộc. Có nhiều người tham gia hơn cũng là cách có thêm cơ hội để mọi người khơi gợi ý tưởng cho nhau.

– Nguyên tắc 45 phút. Nửa tiếng thì quá ngắn vì bạn sẽ mất 5-7 phút để nói chuyện xã giao. Còn nếu có một giờ đồng hồ thì nhiều khả năng bạn sẽ “kéo lê” cuộc họp. 45 phút thường là khung thời gian tốt nhất.

– Cần có thời gian để xem trước tài liệu. Nếu bạn có chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, nên dành cho mọi người một hoặc hai ngày để xem qua. Nếu vội vàng nhìn lướt qua bài thuyết trình ngay trước cuộc họp thì chỉ phí thời gian.

– Bắt đầu bằng mục đích, kết thúc bằng hành động. Trước khi mọi người bước ra khỏi cửa hoặc ngắt kết nối khỏi một cuộc điện đàm, họ cần phải biết mình phải làm gì và khi nào là thời hạn chót.

– Và thật sự có cần thiết phải họp hay không? Nếu chỉ cần phải biết là chuyện gì đang diễn ra thì không cần phải gọi đó là “cuộc họp”. Đối với những chuyện cần kíp, bạn có thể ghé qua phòng làm việc của người liên quan hoặc gọi cho họ mà không cần thông báo. Khi hành động nhanh chóng như thế, họ sẽ không ở trong “tư thế tự vệ” và có nhiều khả năng sẽ trình bày với bạn những điều “không chuẩn bị sẵn” và “không tập dượt trước”.

Theo Diễn đàn Doanh nghiệp

MỚI NHẤT
Nắng nóng, kiếm tiền triệu mỗi ngày chỉ bằng những nghề bình dân
Nắng nóng, kiếm tiền triệu mỗi ngày chỉ bằng những nghề bình dân

Nắng nóng giúp những người bán nước mía, chở đá lạnh hay thợ bảo dưỡng điều hòa kiếm bội tiền mỗi ngày. Thậm chí, những người làm dịch vụ này còn không có thời gian để nghỉ vì lượng khách quá lớn.

Thứ tư, 29/05/2019 - 07:46

Thông điệp quý giá trong dữ liệu nhân viên xin nghỉ việc của bạn
Thông điệp quý giá trong dữ liệu nhân viên xin nghỉ việc của bạn

Các nghiên cứu cho thấy rằng các nhà quản trị có thể tận dụng dữ liệu nghỉ việc của nhân viên để xem liệu cách quản lý của họ có một vấn đề gì .

Thứ tư, 29/05/2019 - 07:14

Tăng giờ làm thêm: Lợi hay hại?
Tăng giờ làm thêm: Lợi hay hại?

Theo các chuyên gia, việc điều chỉnh giờ làm thêm là vấn đề ảnh hưởng đến nhiều đối tượng nên cần cân nhắc kỹ.

Thứ tư, 29/05/2019 - 07:10

Tính thời gian nâng lương khi trúng tuyển viên chức
Tính thời gian nâng lương khi trúng tuyển viên chức

Ông Cao Duy Cường (Quảng Bình) có bằng tốt nghiệp ĐHSP Toán-Lý. Tháng 9/2015-5/2016, ông giảng dạy theo hợp đồng môn Toán-Lý tại Trường Tiểu học và Trung học cơ sở (TH và THCS) Thượng Hóa, xã Thượng Hóa, huyện Minh Hóa, tỉnh Quảng Bình, đóng BHXH hệ số lương 2,34 bậc 1.

Thứ tư, 29/05/2019 - 06:26

Lừa xin việc, cán bộ Ban Dân tộc tỉnh chiếm đoạt hàng tỷ đồng
Lừa xin việc, cán bộ Ban Dân tộc tỉnh chiếm đoạt hàng tỷ đồng

Nắm bắt được nhu cầu cần việc làm, cộng với danh nghĩa là cán bộ Ban Dân tộc tỉnh, có quen biết với nhiều lãnh đạo của các Sở, ngành, có thể xin được việc ở các cơ quan nhà nước, bị cáo Hà đã chiếm đoạt hơn 7,6 tỷ đồng của hơn 100 người.

Thứ ba, 28/05/2019 - 11:05

Thanh Hóa: 150 công nhân sản xuất gạch kêu cứu vì bị nợ lương, BHXH
Thanh Hóa: 150 công nhân sản xuất gạch kêu cứu vì bị nợ lương, BHXH

(Dân trí) - Nhiều năm qua, 150 công nhân Xí nghiệp gạch tuynel K2 Đông Văn thuộc Công ty CP Xây dựng Hà Nội (Hancorp.2), đóng trên địa bàn Thanh Hoá bị nợ lương, không được hưởng BHXH, phúc lợi…Dù đã được Bộ trưởng Bộ xây dựng, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa can thiệp nhưng cho đến nay vẫn chưa có kết quả.

Thứ ba, 28/05/2019 - 10:41

Đánh giá cán bộ, công - viên chức: Những con số mang tính… hình thức
Đánh giá cán bộ, công - viên chức: Những con số mang tính… hình thức

Những số liệu liên quan đến công tác đánh giá cán bộ, công - viên chức đang  tạo lên ý kiến trái chiều trong dư luận.

Thứ ba, 28/05/2019 - 07:39

Pháp: Bảo tàng Louvre phải đóng cửa vì nhân viên đình công
Pháp: Bảo tàng Louvre phải đóng cửa vì nhân viên đình công

Thông báo trên Twitter, đại diện bảo tàng Louvre cho biết các nhân viên lễ tân và an ninh đình công phản đối tình trạng số lượng người viếng thăm quá đông nên bảo tàng tạm đóng cửa ngày 27/5.

Thứ ba, 28/05/2019 - 07:31

Thanh tra việc phòng ngừa, xử lý các vụ bạo lực và xâm hại trẻ em
Thanh tra việc phòng ngừa, xử lý các vụ bạo lực và xâm hại trẻ em

(Dân trí) - Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH Đào Ngọc Dung, Phó Chủ tịch thường trực Ủy ban quốc gia về Trẻ em vừa ký ban hành kế hoạch thanh tra liên ngành công tác bảo vệ trẻ em năm 2019. Trọng tâm sẽ là các vấn đề như phòng ngừa, xử lý các vụ việc bạo lực và xâm hại tình dục trẻ em...

Thứ ba, 28/05/2019 - 07:25

Doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi nào?
Doanh nghiệp được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động khi nào?

Công ty Sản xuất Phanh Nissin Việt Nam là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, chuyên sản xuất và lắp ráp hệ thống phanh xe máy, xe ô tô. Hiện tại, Công ty ký kết hợp đồng lao động với 1 công nhân, thời hạn 36 tháng. Tuy nhiên, công nhân này bị mắc bệnh động kinh và đã 4 lần bị ngất tại nơi làm việc.

Thứ ba, 28/05/2019 - 06:54

Nhiều vướng mắc trong thực hiện quy định về BHYT
Nhiều vướng mắc trong thực hiện quy định về BHYT

(Dân trí) - Theo Ban thực hiện chính sách BHYT (BHXH VN), Nghị định 146/2-18/NĐ-CP đã bổ sung, quy định nhiều vấn đề liên quan quyền lợi bảo hiểm y tế (BHYT) trong toàn quốc. Tuy nhiên để Nghị định thực sự đi vào cuộc sống cần có nhiều điều chỉnh thực tế từ nhiều phía.

Thứ hai, 27/05/2019 - 04:13

Quốc hội bàn chuyện hợp đồng lao động với viên chức
Quốc hội bàn chuyện hợp đồng lao động với viên chức

Dự thảo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức (CBCC) và Luật Viên chức (VC) đề xuất đối với tất cả các trường hợp VC được tuyển dụng mới sau khi Luật có hiệu lực sẽ thực hiện ký kết hợp đồng xác định thời hạn nhằm khắc phục tình trạng “không có vào, có ra”, tâm lý “viên chức suốt đời” trong đội ngũ viên chức.

Thứ hai, 27/05/2019 - 12:28

ĐÁNG QUAN TÂM
Đề nghị bãi bỏ quy định về thời gian giảng dạy tối thiểu của giảng viên
Đề nghị bãi bỏ quy định về thời gian giảng dạy tối thiểu của giảng viên

Đó là góp ý của VCCI trong văn bản góp ý Dự thảo Nghị định quy định về đào tạo chuyên sâu đặc thù trong lĩnh vực sức khoẻ.

Thứ hai, 27/05/2019 - 07:36

Thợ cắt tóc 25 tuổi kiếm được 6,4 tỷ đồng /năm như thế nào?
Thợ cắt tóc 25 tuổi kiếm được 6,4 tỷ đồng /năm như thế nào?

Kiếm tiền từ nghề cắt tóc, chàng trai 25 tuổi đã kiếm được khoản tiền lớn mà bất cứ người trẻ nào cũng mơ ước: Hơn 6,4 tỷ đồng/năm.

Thứ hai, 27/05/2019 - 07:31

Cách xác định thời gian làm việc để tính lương thêm giờ
Cách xác định thời gian làm việc để tính lương thêm giờ

Khi doanh nghiệp bố trí người lao động làm việc rơi vào thời gian nào (ban ngày, ban đêm) hoặc làm thêm giờ rơi vào ngày nào (ngày thường, ngày nghỉ hàng tuần, ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hưởng lương) thì phải trả lương tương ứng với thời gian đó theo quy định của pháp luật lao động.

Thứ hai, 27/05/2019 - 07:27

Tăng tuổi hưu, lợi cán bộ việc nhàn, lương cao: Cân nhắc
Tăng tuổi hưu, lợi cán bộ việc nhàn, lương cao: Cân nhắc

Các ĐBQH đều cho rằng việc tăng tuổi nghỉ hưu là cần thiết tuy nhiên phải có lộ trình để tránh gây sốc.

Chủ nhật, 26/05/2019 - 07:41

Làm giả hồ sơ chiếm đoạt hơn 1 tỷ đồng tiền BHXH, 19 người vướng vòng lao lý
Làm giả hồ sơ chiếm đoạt hơn 1 tỷ đồng tiền BHXH, 19 người vướng vòng lao lý

TAND tỉnh Gia Lai vừa đưa 19 bị cáo ra xét xử về các tội “lừa đảo chiếm đoạt tài sản”; “làm giả tài liệu của cơ quan, tổ chức”; “giả mạo trong công tác”; “thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng”.

Chủ nhật, 26/05/2019 - 07:36

Được cả mùa lẫn giá, người trồng mận Mộc Châu đếm tiền mỏi tay
Được cả mùa lẫn giá, người trồng mận Mộc Châu đếm tiền mỏi tay

Nhiều hộ dân sinh sống ở bản Pa Khen 2 (thị trấn nông trường Mộc Châu, huyện Mộc Châu, tỉnh Sơn La) vui mừng, khi năm nay không chỉ được mùa mà giá của mận hậu cũng tăng cao hơn so với mọi năm, giúp bà con tăng thu nhập.

Chủ nhật, 26/05/2019 - 07:19

Bỏ viên chức suốt đời, cần đánh giá đầy đủ các tác động
Bỏ viên chức suốt đời, cần đánh giá đầy đủ các tác động

Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức được Chính phủ trình lên Quốc hội khóa XIV. Dự thảo luật đã hướng đến nội dung đáng chú ý như “bỏ viên chức suốt đời”. Với nội dung này, nhiều đại biểu Quốc hội cho rằng, đây là cách thức để thu hút được người tài.

Chủ nhật, 26/05/2019 - 07:09

Phó Thủ tướng: "Còn không ít trẻ bị bạo hành, bị bóc lột sức lao động và tình dục"
Phó Thủ tướng: "Còn không ít trẻ bị bạo hành, bị bóc lột sức lao động và tình dục"

(Dân trí) - “Chúng ta có hơn 20 triệu trẻ em, nhưng vẫn còn rất nhiều trẻ em ngay từ lúc sinh ra đã bị bỏ rơi do những lỗi lầm của người lớn, rất nhiều trẻ em được nuôi không đủ dinh dưỡng, chưa được chăm sóc tốt. Còn không ít trẻ em bị bạo hành, thậm chí bị bóc lột sức lao động cả về tình dục...”.

Thứ bảy, 25/05/2019 - 05:50

Nuôi loài ngày treo mình ngủ, tối đi săn, thu 2-3 tỷ/năm
Nuôi loài ngày treo mình ngủ, tối đi săn, thu 2-3 tỷ/năm

Ông Nguyễn Văn Sáu (60 tuổi) ở ấp 1, xã Phú Lý, huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai thu lợi đơn, lợi kép từ loài dơi đã giúp gia đình ông Sáu có nguồn thu mỗi năm từ 2-3 tỷ đồng.

Thứ bảy, 25/05/2019 - 08:29

Không biết về công nghệ hay marketing, Jack Ma xây Alibaba thành công như thế nào?
Không biết về công nghệ hay marketing, Jack Ma xây Alibaba thành công như thế nào?

"Tôi không biết gì về công nghệ, cũng chẳng biết gì về marketing. Điều duy nhất tôi biết là về con người"...

Thứ bảy, 25/05/2019 - 08:21

Bộ LĐ-TB&XH tăng thêm 2 bậc trong xếp hạng cải cách hành chính
Bộ LĐ-TB&XH tăng thêm 2 bậc trong xếp hạng cải cách hành chính

(Dân trí) - Bảng xếp hạng Chỉ số cải cách hành chính 2018 và Chỉ số hài lòng về sự phục vụ hành chính năm 2018 cho thấy, Bộ LĐ-TB&XH đã vượt lên vị trí 10/18 bộ, ngành (năm 2017, Bộ xếp thứ 12/19 bộ, ngành) và thuộc nhóm 5 bộ, ngành có kết quả cao nhất từ điều tra xã hội học.

Thứ bảy, 25/05/2019 - 08:12

Cần bỏ chế độ "viên chức suốt đời"
Cần bỏ chế độ "viên chức suốt đời"

Các đại biểu Quốc hội tán thành với đề xuất bỏ chế độ hợp đồng không xác định thời hạn đối với viên chức tuyển dụng mới nhằm tạo môi trường làm việc cạnh tranh.

Thứ bảy, 25/05/2019 - 07:37