Thứ ba, 08/08/2006 - 10:57

Chuyện họp hành

Dân trí

Họp hành là “chuyện thường ngày” ở công ty. Từ khi bắt đầu đi làm, bạn đã tham gia không biết bao nhiêu cuộc họp, nhưng có thể bạn vẫn chưa biết những quy tắc xung quanh chuyện hoạt động rất thường xuyên này.

Đừng họp khi không có mục đích rõ ràng

 

Tất nhiên, bạn vẫn có thể tham gia nhưng chắc chắn đó sẽ là một buổi họp nhàm chán, không mục đích, phí phạm thời gian vô ích. Mọi người phát biểu còn bạn chỉ biết ngồi nghe như một “bình vôi”.

 

Đừng quá căng thẳng

 

Họp hành là để bàn về công việc. Nhưng bạn có thể làm “mềm hóa” không khí bằng cách thêm vào một vài câu nói đùa, một câu chuyện vui ở độ vừa phải và những nụ cười. Thư giãn chút ít cũng giúp cho buổi họp hiệu quả hơn.

 

Đừng sử dụng cuộc họp để đưa ra những quyết định đã được “quyết định” từ trước

 

Có một sự thật là đôi khi sếp triệu tập mọi người và giả vờ mong muốn được trưng cầu ý kiến của tập thể cho một vấn đề nào đó đã được chính sếp quyết định từ trước. Thật ra, sếp chẳng cần ý kiến của ai cả. Vậy thay vì tổ chứa những buổi họp rắc rối, hãy tiết kiệm thời gian cho mọi người bằng cách thông báo qua e-mail, thư nội bộ hay trên bảng thông báo của công ty.

 

Nhận thức được tầm quan trọng của việc trao đổi ý kiến

 

Sáu cái đầu cùng động não chắc chắn sẽ “ăn đứt” một cái đầu. Thay vì một mình ra quyết định và chờ biểu quyết, hãy tạo điều kiện để mọi người cùng tranh luận và đóng góp ý kiến.

 

Quan sát bản thân

 

Liệu bạn nói có quá nhiều? Bạn đang thực sự lắng nghe để hiểu vấn đề hay chỉ đơn thuần là thu thập thêm thông tin và chứng cứ cho quyết định mới của mình? Bạn sẽ nói gì nếu như đang ở địa vị của người đối diện? Nếu bạn không thể tự trả lời những câu hỏi này tức là bạn vẫn chưa thể tự chủ trong cuộc họp.

 

Đừng quá quan trọng số đông

 

Chưa chắc ý kiến của số đông đã đúng và bạn không nên chỉ quan tâm đến số lượng. Buổi họp không phải là thời gian để bỏ phiếu và lấy số lượng bình bầu. Đừng tán thành một quyết định chỉ vì nó theo ý kiến của số đông.

 

Cắt giảm thời lượng các buổi họp

 

Nếu cảm thấy vấn đề của cuộc họp đã quá chi tiết, nên hạn chế đi vào nhỏ nhặt. Hãy đề cập đến những vấn đề lớn, quan trọng. Sử dụng thời gian hiệu quả là cách tiết kiệm tuyệt vời.

 

Kiều Chi