Nhiều tài liệu bàn giao sau sáp nhập còn để trong thùng

Theo báo cáo của Sở Nội vụ TPHCM tại kỳ họp kinh tế - xã hội thành phố tháng 10/2025, công tác bàn giao tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện chính quyền 2 cấp còn chưa đảm bảo quy chuẩn, yêu cầu công tác văn thư lưu trữ.

Hiện nhiều tài liệu chưa được đưa lên giá, kệ, còn để trong thùng, trên sàn kho, sát tường dễ gây hư hại đến tài liệu như ẩm mốc, mối mọt…

Đồng thời, việc bảo quản tài liệu chưa đảm bảo dễ phát sinh tình trạng phải chỉnh lý lại hồ sơ lưu trữ cấp huyện đã được chỉnh lý trước đó, dẫn đến lãng phí ngân sách.

Trước tình trạng trên, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, đơn vị quan tâm chỉ đạo chỉnh lý, số hóa, bảo quản hồ sơ lưu trữ khoa học. Hồ sơ lưu trữ đúng quy định mới bảo đảm hệ thống thông tin quản lý được duy trì ổn định, phục vụ tra cứu, giải quyết nhanh chóng, thuận tiện trong đơn vị hành chính mới.

Theo Sở Nội vụ, dự kiến trong quý IV/2025, sở sẽ tham mưu UBND Thành phố ban hành 2 đề án, gồm: Đề án chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp và Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Việc xây dựng 2 đề án này nhằm giải quyết các khó khăn hiện tại của cơ quan, tổ chức về công tác số hóa tài liệu lưu trữ và đảm bảo công tác quản lý văn thư lưu trữ được chặt chẽ, đúng quy định.

Trước đó, trong tháng 10, sở cũng đã tham mưu UBND Thành phố ban hành Đề án quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố giai đoạn 2026-2030, tầm nhìn đến năm 2040.

Theo đó, đề án đặt ra 2 mục tiêu tổng quát là: Xây dựng cơ sở pháp lý hoàn chỉnh và hệ thống quản lý đồng bộ từ thành phố đến cấp xã; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.

Giai đoạn 2026-2030, thành phố đặt ra nhiều mục tiêu cụ thể như: 100% cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo văn bản đúng thể thức; lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu giấy, điện tử vào lưu trữ hiện hành; sử dụng hộp thư công vụ trong công việc.

Về lưu trữ, 100% tài liệu được thu nộp vào lưu trữ hiện hành, 70% tài liệu vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử; ít nhất 50% tài liệu có giá trị cao được số hóa và 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác; cơ sở vật chất được nâng cấp đồng bộ, đảm bảo bảo quản tài liệu an toàn.

Giai đoạn 2031-2035 sẽ tiếp tục duy trì, nâng cao chất lượng các chỉ tiêu đã đạt và tăng tỷ lệ thu nộp tài liệu vĩnh viễn lên 90%, 80% tài liệu quan trọng được số hóa, 100% tài liệu cấp xã được chỉnh lý.

Đến giai đoạn 2036-2040, phấn đấu đạt 100% tài liệu vĩnh viễn được thu nộp vào lưu trữ lịch sử và 100% tài liệu quan trọng được số hóa.