Xã “rối” vì giấy tờ, việc quản lý kho tài liệu sau sáp nhập giao ai?

Bà Thanh Hậu công tác tại một xã thuộc tỉnh Khánh Hòa cho biết, căn cứ các quy định hiện hành, phòng Văn hóa - xã hội thực hiện tham mưu UBND xã về công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Do đó, sau khi sáp nhập, phòng Văn hóa - xã hội đã tiếp nhận các tài liệu của các xã cũ bàn giao và tham mưu UBND xã mở niêm phong thống kê, xác nhận tài liệu sau khi bàn giao.

Bà Hậu thắc mắc: “Sau khi hoàn tất việc thống kê, xác nhận tài liệu bàn giao, Phòng Văn hóa - xã hội tham mưu UBND xã bàn giao lại khối lượng tài liệu này cho Văn phòng HĐND-UBND quản lý thì có đúng quy định không?”.

Tương tự bà Hậu, bà Ánh Tuyết - cán bộ một phường thuộc tỉnh Lâm Đồng - cho biết kho của UBND phường đang lưu trữ, bảo quản nhiều giấy tờ, hồ sơ được bàn giao từ UBND các xã, phường cũ và tài liệu của UBND cấp huyện cũ. Hiện phường vẫn chưa xác định rõ phòng chuyên môn nào có trách nhiệm quản lý, bảo quản những tài liệu này.

“Kho tài liệu này theo chức năng, nhiệm vụ và quy định thì thuộc Phòng Văn hóa - xã hội UBND phường hay Văn phòng HĐND và UBND phường quản lý?”, bà Tuyết hỏi.

Bà Phạm Uyên cũng phản ánh tình trạng tương tự xảy ra ở UBND xã mình đang công tác. Bà Uyên đề xuất chuyển nhiệm vụ này về Văn phòng HĐND -UBND cấp xã.

Theo bà Phạm Uyên, đề xuất này nhằm bảo đảm việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đúng chức năng, đúng người, đúng chuyên môn, tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước, bảo đảm an toàn tài liệu. Đồng thời, việc này cũng giúp giảm tải nhiệm vụ không phù hợp cho công chức văn hóa - xã hội.

Về vấn đề này, Bộ Nội vụ khẳng định: “Phòng Văn hóa - xã hội có chức năng tham mưu, giúp UBND cấp xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; không có chức năng quản lý tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp xã”.

Các phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã có con dấu để thực hiện nhiệm vụ được giao, có tư cách pháp nhân. Do đó, mỗi phòng chuyên môn tổ chức bộ phận lưu trữ riêng để thực hiện lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của phòng, không tập trung tài liệu về kho lưu trữ của UBND cấp xã như trước đây.

Đối với việc quản lý kho lưu trữ của UBND cấp xã hình thành trước khi vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, các tài liệu tồn đọng từ trước ngày 30/6/2025, Bộ Nội vụ cho biết do Chủ tịch UBND cấp xã quyết định theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 59 Luật Lưu trữ.

Cụ thể, Khoản 1 Điều 59 Luật Lưu trữ quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình, chịu trách nhiệm về việc lựa chọn tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý.

Khoản 2 Điều 59 quy định: “Người đứng đầu lưu trữ lịch sử có trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cần thiết để cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận kịp thời, đầy đủ thông tin trong tài liệu lưu trữ khi có nhu cầu”.