Đừng để việc đọc email trở thành nỗi ám ảnh

Cooper mở đầu câu chuyện từ giờ làm việc của người Anh, nơi có ngày làm việc từ thứ Hai đến hết thứ Sáu hằng tuần, được xem là nơi có tuần làm việc kéo dài nhất trong các nước phát triển. Ông cho biết dân Anh là người sử dụng công nghệ gần như nhiều nhất so với các nước khác và nay đã trở thành nước làm việc quá nhiều.

Ông lấy ví dụ việc dùng email. Việc giao tiếp qua email làm nhân viên “kiệt sức” và do vậy sẽ kéo theo là năng suất kém so với đồng nghiệp ở các nước khác (nước Anh có năng suất thấp thứ nhì trong các nước G7).

Trao đổi sau hội thảo, Cooper cho biết thêm: “Nếu công nghệ mới như email và thiết bị di động được kỳ vọng là hỗ trợ con người thì nay chúng lại gây ra sự quá tải thông tin làm tăng thêm áp lực lên con người”.

Do email thường đòi hỏi trả lời ngay nên con người không còn quản lý được email mà chính chúng lại quản lý con người. Cooper cũng nêu là cùng với các email vô bổ, việc được dễ dàng truy cập từ xa bên ngoài vào phương tiện email tại công ty cũng có thể hủy hoại nghiêm trọng sức khỏe người làm việc.

Một ý chia sẻ của Cooper rất đáng suy ngẫm: “Khoảng một phần tư người làm việc đã quen mở đọc email vào ngày nghỉ và hầu hết mọi người đã quen mở đọc email tại nhà vào ban đêm, dù đã 'nghỉ' làm việc. Thói quen này thực sự hại sức khỏe và hủy hoại không khí gia đình. Thử nghĩ trong gia đình nếu ai cũng luôn mở đọc email lúc ở nhà, rồi thì ai còn thời gian đâu mà lo cho con cái và gia đình nữa?”.

Cooper đề xuất một ý hơi “lạ”: “Một số biện pháp của cấp lãnh đạo là ngưng làm việc của máy chủ vào ban đêm, có tác dụng khi thấy nhân viên không thực sự làm chủ thời gian và sức khỏe của mình đúng cách”.

Hoặc thêm một ý kiến lạ nữa: “Một biện pháp khác là thiết kế hệ thống email sao cho có thể gửi đến nhân viên đang làm việc vào thời gian nghỉ với email. Ví dụ, gửi thông báo “bạn đã gửi 30 email công việc vào ngày thứ Bảy rồi. Hãy giảm việc đó lại và dành thời gian cho gia đình thôi”.

Lúc chia sẻ, có người hỏi lại Cooper là có nên để bộ phận nhân sự theo dõi việc sử dụng email của nhân viên không. Theo ông thì: “Nhân sự và quản lý cấp cao cần làm cho mọi người hiểu là họ không cần người nghiện công việc ở đây, mà là cần những người luôn tươi tắn, có thể mang lại giá trị, sự sáng tạo, đổi mới và không nên làm việc kéo dài, mất quá nhiều thời gian”.

Khi đăng tải trực tuyến bài chia sẻ này của Cooper, đã có rất nhiều phản hồi. Có thể lướt qua vài ý phản hồi như sau:

- Colin: Một bài báo hay, tuy vậy tôi tin là chúng tôi sẽ tự chịu trách nhiệm trong việc quyết định lúc nào và trả lời email ra sao.

- Pamela Rawlins: Tôi thật sự cho đây là chủ đề quan trọng mà giới quản lý cần chú ý. Cấp trên và đồng nghiệp vẫn thích làm việc kéo dài thời gian. Lãnh đạo, bộ phận nhân sự và cấp quản lý cần có chính sách và qua đó ngăn chặn nhân viên kiệt sức và căng thẳng.

Tuy vậy tôi tán đồng rằng làm việc uyển chuyển sẽ là tặng thưởng cho các gia đình nhân viên đang ở độ tuổi làm việc, tạo sự cân bằng cho kỳ vọng giữa cấp trên và nhân viên.

Tôi tin là công nghệ sẽ giúp làm việc những lúc nào cần và không cần kết nối trực tuyến để tránh phải kéo dài giờ làm việc.

- Vivian Sarpong: Tôi hoàn toàn tin là việc gửi email cho mọi người trong cùng một tòa nhà làm con người lười biếng đi và chẳng đóng góp gì cho tinh thần làm việc nhóm cả. Thực ra đi tìm và nói chuyện với đồng nghiệp là tốt hơn, là dịp để bạn rời chiếc máy tính và ngắt được chuỗi thời gian ngồi lỳ trên máy tính…

Hóa ra, mỗi lần công nghệ mới bước vào nơi làm việc thì ngoài những lời chào mừng, vẫn có những quan ngại mới xuất hiện phải được chú ý và có giải pháp phù hợp…