Phân loại công việc để quản trị thời gian

Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày, nhưng có những nhà quản trị làm được rất nhiều việc và thành công hơn người khác. Một trong những bí quyết của họ là biết quản trị tốt thời gian.
>>Công việc nào cần thêm nhiều nhân lực nhất trong thập kỷ tới?
>>9 công việc mật vụ phải làm để bảo đảm an toàn cho ông Trump
>>Thiết kế và tái thiết kế công việc

Phân loại công việc để quản trị thời gian - 1

Ma trận quản trị thời gian

Quản trị thời gian là một chủ đề không mới nhưng vẫn luôn được nhắc lại đối với những nhà quản trị bận rộn. Thời gian là "vàng bạc" hay không tùy thuộc vào việc người ta đang "làm chủ” hay đang là "nô lệ” của thời gian.

Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian  trống xuất hiện ngoài dự báo.

Nói chung, người biết quản trị thời gian là người biết phân loại đúng công việc mình cần làm vào từng nhóm, nhóm nào dành thời gian nhiều nhất và nhóm nào có thể rút ngắn thời gian. Họ biết từ chối những lời đề nghị không hữu ích làm tốn thời gian, tập trung vào làm việc để sau đó có những phút giây nghỉ ngơi, thư giãn thoải mái. Để có cơ sở phân loại, trước tiên cần liệt kê công việc cần làm.

Một trong những công cụ thông dụng để phân loại thời gian là ma trận quản trị thời gian, được cho là do Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Eisenhower đề xuất.

Bốn nhóm công việc

Ma trận quản trị thời gian chia công việc ra thành bốn nhóm, dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc đó. Quan trọng là việc thời gian đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu, sau khi hoàn thành sẽ giúp tiến gần hơn với mục tiêu đã định. Việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý và triển khai đúng thời gian thường liên quan đến người khác. Sau đây là mô tả bốn nhóm công việc này.

Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian  trống xuất hiện ngoài dự báo.

Đầu tiên là nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp. Đây là nhóm công việc bắt buộc phải tiến hành ngay và thường gây khủng hoảng nhiều nhất. Có thể là những công việc đến hạn và đoán trước được thời gian xảy ra như nợ đến hạn trả, lễ kỷ niệm của công ty, những công việc tồn đọng do lười hay "quên" như lịch nộp báo cáo công việc, soạn nội dung bài nói chuyện trước công ty.

Cũng có thể là những công việc xảy đến đột ngột, không đoán trước được thời điểm xảy ra, như giải quyết một tai nạn lao động, giải quyết xung đột với khách hàng, hay tổ chức một cuộc họp khẩn về một vấn đề quan trọng.

Kế đến là nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, thường liên quan đến sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, bạn bè... Chẳng hạn, việc tập thể dục để duy trì sự sức khỏe, việc học ngoại ngữ hay học thêm những kỹ năng quản trị, việc xây dựng các mối quan hệ. Nhóm này không yêu cầu làm ngay, nhưng phải làm hết. Cần tạo thói quen kiên nhẫn, vượt qua những lúc thiếu động lực và dành nhiều thời gian. Cũng cần lên kế hoạch chị tiết cho việc triển khai nhóm công việc này.

Tiếp theo là nhóm công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp. Đặc trưng của nhóm công việc này là mặc dù chúng cần được làm ngay nhưng chẳng có tác động đáng kể đến mục tiêu đã định. Đó có thể là những cuộc họp vô bổ, những báo cáo không cần thiết, những email hay tin nhắn không quan trọng...

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, hay có thể uỷ quyền cho người khác hoặc phân công cho thư ký thực hiện. Trong thực tế, nhiều người dễ vướng vào cái bẫy "nghiện tính khẩn cấp", có xu hướng liên kết những việc khẩn cấp với tính quan trọng và tốn nhiều thời gian để giải quyết nhóm công việc này.

Cuối cùng là nhóm không quan trọng và không khẩn cấp, vì chúng không mang lại lợi ích nào đáng kể. Đó có thể là nhậu nhẹt quá chén, giải trí quá mức, ngồi lê đôi mách hay buôn chuyện, chia sẻ tin vịt... Để tránh lãng phí thời gian, bản thân nhà quản trị không những học cách nói "không" với nhóm công việc này mà còn cần xây dựng thói quen xóa bỏ chúng ra khỏi nhân viên của mình trong giờ làm việc.

Tóm lại, việc áp dụng ma trận quản trị thời gian sẽ giúp xác định được điều gì quan trọng nhất mà nhà quản trị cần phải làm và tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian hạn hẹp. 

Theo Mai Đắc Linh Ngân/Doanh nhân Sài gòn

CÁC BÀI MỚI
Hướng dẫn thực hiện mức lương cơ sở 1.490.000 đồng/tháng từ 1/7/2019
Hướng dẫn thực hiện mức lương cơ sở 1.490.000 đồng/tháng từ 1/7/2019

Bộ Nội vụ đang dự thảo Thông tư hướng dẫn thực hiện mức lương cơ sở đối với các đối tượng hưởng lương, phụ cấp trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và hội.

Thứ sáu, 12/04/2019 - 06:03

Vài phương pháp đánh giá nhân viên
Vài phương pháp đánh giá nhân viên

Đánh giá thành quả của nhân viên trong một tổ chức là đánh giá quá trình thực hiện công việc khi so sánh với một tập hợp các tiêu chuẩn nhằm phát hiện những ưu điểm để khuyến khích, công nhận hoặc tưởng thưởng, cũng như những nhược điểm để chỉnh sửa, thay đổi hoặc ra quyết định kỷ luật đối với nhân viên.

Thứ năm, 11/04/2019 - 11:26

Mỗi ngày xảy ra trung bình 22 vụ tai nạn lao động
Mỗi ngày xảy ra trung bình 22 vụ tai nạn lao động

(Dân trí) - Cả nước có 7.997 vụ tai nạn lao động xảy ra trong năm 2018. Trung bình có 22 vụ tai nạn lao động xảy ra trong 1 ngày. Các vụ tai nạn làm 1039 người chết và 7.190 người bị thương.

Thứ năm, 11/04/2019 - 02:49

Quảng Ngãi: Chi 17,7 tỷ đồng cho "vườn ươm" thanh niên khởi nghiệp
Quảng Ngãi: Chi 17,7 tỷ đồng cho "vườn ươm" thanh niên khởi nghiệp

(Dân trí) - Đến năm 2020, tỉnh sẽ có 900 thanh niên, doanh nghiệp khởi nghiệp có thời gian hoạt động không quá 5 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu và 300 sinh viên trên địa bàn tỉnh được tập huấn các kiến thức và kỹ năng khởi nghiệp.

Thứ năm, 11/04/2019 - 08:52

ĐSQ Nhật Bản: 4 cảnh báo với lao động khi làm việc với công ty môi giới
ĐSQ Nhật Bản: 4 cảnh báo với lao động khi làm việc với công ty môi giới

(Dân trí) - Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam mới đưa ra 4 lời khuyên nhằm giúp người lao động Việt Nam tránh mắc lừa những công ty môi giới không đảm bảo chất lượng sử dụng nhiều thủ đoạn tinh vi để lừa đảo, nhằm thu lời bất chính.

Thứ năm, 11/04/2019 - 08:23

Công an xã nghỉ việc có được trợ cấp một lần?
Công an xã nghỉ việc có được trợ cấp một lần?

Ông Phạm Tấn Lâm làm việc tại Công an thị trấn Sa Rài, huyện Tân Hồng, tỉnh Đồng Tháp từ ngày 11/7/2011 đến nay. Tuy nhiên, do thay thế Công an chính quy về thị trấn nên ông Lâm thuộc số Công an viên được thay thế. Ông Lâm hỏi, trường hợp của ông Nhà nước có hỗ trợ gì không?

Thứ năm, 11/04/2019 - 07:59

Hơn 20 % nhân lực trong lĩnh vực du lịch chưa được đào tạo
Hơn 20 % nhân lực trong lĩnh vực du lịch chưa được đào tạo

(Dân trí) - Khoảng 20% nhân lực trong lĩnh vực du lịch chưa qua đào tạo. Trong khi đó, nhu cầu nhân sự có kỹ năng và kiến thức về du lịch luôn được các doanh nghiệp du lịch chào đón. Điều này đòi hỏi công tác quy hoạch, đào tạo nhân lực du lịch cần có sự điều chỉnh phù hợp hơn.

Thứ năm, 11/04/2019 - 07:51

Xử lý số nợ BHXH của các doanh nghiệp phá sản, bỏ trốn ra sao?
Xử lý số nợ BHXH của các doanh nghiệp phá sản, bỏ trốn ra sao?

(Dân trí) - “Số nợ bảo hiểm xã hội của các doanh nghiệp phá sản, giải thể hoặc bỏ trốn đã ảnh hưởng tới hàng trăm ngàn người lao động. Thực tế này đã nhức nhối nhiều năm qua. Bộ sẽ tham mưu cho Chính phủ kiến nghị trình Quốc hội duyệt phương án xử lý”.

Thứ tư, 10/04/2019 - 10:38

Giới trẻ Hàn Quốc từ bỏ công việc ổn định, theo đuổi giấc mơ trên mạng
Giới trẻ Hàn Quốc từ bỏ công việc ổn định, theo đuổi giấc mơ trên mạng

Ngày càng có nhiều người Hàn Quốc từ bỏ những công việc ổn định và có thu nhập khá trong các tập đoàn hoặc công ty lớn để theo đuổi sự nghiệp kiếm tiền trên mạng.

Thứ tư, 10/04/2019 - 07:59

Doanh nhân Nhật Bản ngủ gật ở lề đường do làm việc quá sức
Doanh nhân Nhật Bản ngủ gật ở lề đường do làm việc quá sức

Ở Nhật Bản, những nhân viên văn phòng và doanh nhân phải làm việc vất vả đến mức, việc bắt gặp họ ngủ gục ở lề đường đã trở nên phổ biến.

Thứ tư, 10/04/2019 - 07:54

"Nữ quái" chuyên đóng vai đại gia để lừa đảo xin việc rồi "mất tích"
"Nữ quái" chuyên đóng vai đại gia để lừa đảo xin việc rồi "mất tích"

Từng bị vào tù vì tội lừa đảo, "nữ quái" ở Quảng Ninh vẫn tiếp tục "ngựa quen đường cũ" hứa hẹn xin việc để lừa 1,6 tỷ đồng của nhiều người.

Thứ tư, 10/04/2019 - 07:39

Dự thảo về lao động hợp đồng trong Công an nhân dân
Dự thảo về lao động hợp đồng trong Công an nhân dân

Bộ Công an đang dự thảo Thông tư quy định về lao động hợp đồng trong Công an nhân dân, quy định việc ký kết, sử dụng và thực hiện chế độ, chính sách đối với lao động hợp đồng tại các Bộ Tư lệnh, Cục và tương đương, Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các doanh nghiệp và đơn vị sự nghiệp công lập trong Công an nhân dân.

Thứ tư, 10/04/2019 - 07:20

CÙNG CHUYÊN MỤC
Giáo viên Ba Lan đình công với quy mô lớn đòi tăng lương
Giáo viên Ba Lan đình công với quy mô lớn đòi tăng lương

Lãnh đạo nghiệp đoàn giáo viên ZNP lớn nhất Ba Lan cho biết, giáo viên trên khắp Ba Lan tiến hành đình công ngày 8/4 sau khi Chính phủ và các nghiệp đoàn không đạt thỏa thuận về đề xuất tăng lương.

Thứ ba, 09/04/2019 - 07:22

Thủ khoa đại học có được tuyển thẳng vào công chức?
Thủ khoa đại học có được tuyển thẳng vào công chức?

Bà Bùi Lê Mai Anh (Hà Nội) sinh ngày 2/11/1996, là sinh viên khóa 2, chuyên ngành Luật, hệ chính quy Trường Đại học Kiểm sát Hà Nội. Năm 2018, bà Mai Anh tốt nghiệp thủ khoa xuất sắc của khóa.

Thứ ba, 09/04/2019 - 07:15

Thanh Hoá: Sở LĐ-TB&XH tuyển dụng hàng loạt viên chức
Thanh Hoá: Sở LĐ-TB&XH tuyển dụng hàng loạt viên chức

(Dân trí) - Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐ-TB&XH) tỉnh Thanh Hóa vừa có thông báo tuyển dụng gần 20 viên chức làm việc tại các đơn vị trực thuộc Sở này.

Thứ ba, 09/04/2019 - 06:59

Cuối năm 2019: Tỷ lệ lao động tham gia BHXH đạt 32,3 %
Cuối năm 2019: Tỷ lệ lao động tham gia BHXH đạt 32,3 %

(Dân trí) - Đây là một trong những tiêu chí được BHXH VN đặt ra trong Quyết định số 357/QĐ-BHXH về việc giao chỉ tiêu phát triển số người tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp giai đoạn 2019 - 2021.

Thứ hai, 08/04/2019 - 12:52

Nạn quấy rối tình dục khi đi xin việc ở Nhật
Nạn quấy rối tình dục khi đi xin việc ở Nhật

Theo các chuyên gia tuyển dụng và cảnh sát, hành vi quấy rối tình dục của các nam nhân viên nhằm vào các nữ sinh viên tìm việc đang trở nên phổ biến.

Thứ hai, 08/04/2019 - 12:26

Ngư dân Nghệ An kể chuyện đời đi biển
Ngư dân Nghệ An kể chuyện đời đi biển

Biết nghề đi biển khó khăn, vất vả nhưng anh Trần Đình Long (49 tuổi), ngụ tại thôn Lam Sơn, xã Quỳnh Lập, Thị xã Hoàng Mai, tỉnh Nghệ An vẫn “bám biển”. Với những ngư dân như anh, biển mang lại cuộc sống đầy đủ, sung túc hơn nhưng biển cũng lấy đi cuộc sống bất cứ lúc nào.

Thứ hai, 08/04/2019 - 08:39

Dối trá trong sơ yếu lý lịch, dễ bị nhà tuyển dụng "bắt thóp"
Dối trá trong sơ yếu lý lịch, dễ bị nhà tuyển dụng "bắt thóp"

Nếu ứng viên nói dối rằng họ từng làm công việc này và không thể cung cấp điều gì chắc chắn hay một vài ví dụ thực tiễn, họ sẽ bị nghi ngờ.

Thứ hai, 08/04/2019 - 08:26

Sửa Luật Lao động: 2 phương án về điều chỉnh giờ làm thêm và tuổi hưu
Sửa Luật Lao động: 2 phương án về điều chỉnh giờ làm thêm và tuổi hưu

(Dân trí) - “Dự thảo sửa đổi Luật Lao động đang để ngỏ phương án điều chỉnh giờ làm thêm lên 400 giờ trong điều kiện đặc biệt, mở rộng khung thoả thuận 2 bên. Đồng thời, tuổi hưu có thể tăng từ 3-6 tháng/năm từ năm 2021…” - ông Mai Đức Thiện, vụ Phó Vụ Pháp chế (Bộ LĐ-TB&XH) cho biết.

Thứ hai, 08/04/2019 - 06:04

Lương làm ngày Giỗ Tổ, “chốt” tăng lương tối thiểu, thêm ngày nghỉ trong năm…
Lương làm ngày Giỗ Tổ, “chốt” tăng lương tối thiểu, thêm ngày nghỉ trong năm…

(Dân trí) - Tranh luận có thêm 1 ngày nghỉ lễ trong năm, đề nghị “chốt” đàm phán lương tối thiểu vào năm 2020, lương đi làm trong ngày Giỗ Tổ, nông dân Thanh hoá lo vì giá dứa chỉ 2.000 đồng/kg, quyền lợi ra sao khi thay đổi mã thẻ BHYT…là những thông tin việc làm hấp dẫn tuần qua.

Thứ hai, 08/04/2019 - 06:03

Hệ lụy từ việc giới trẻ kiếm cả triệu USD nhờ clip sốc, phản cảm
Hệ lụy từ việc giới trẻ kiếm cả triệu USD nhờ clip sốc, phản cảm

Nhiều người đã giật mình khi biết Khá "bảnh" có thể thu về gần 20.000 USD mỗi tháng nhờ vào kênh YouTube. Không riêng Việt Nam, nhiều người trẻ thế giới cũng tìm cách làm giàu nhờ mạng internet.

Chủ nhật, 07/04/2019 - 07:53

Lừa đảo tiền để chạy việc, nam thanh niên tự giác ra đầu thú
Lừa đảo tiền để chạy việc, nam thanh niên tự giác ra đầu thú

Tháng 10/2017, Trung thực hiện hành vi hứa xin việc làm cho một cá nhân tại huyện Mang Yang, tỉnh Gia Lai để chiếm đoạt số tiền 100 triệu đồng.

Chủ nhật, 07/04/2019 - 07:46

Điều kiện được làm dịch vụ cung cấp lao động ra nước ngoài
Điều kiện được làm dịch vụ cung cấp lao động ra nước ngoài

Hiện tại, giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài được cấp cho các doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp có 100% vốn điều lệ của các tổ chức, cá nhân Việt Nam.

Chủ nhật, 07/04/2019 - 07:22