Mất giấy tờ mua bán viết tay do bão lũ, có đủ điều kiện làm sổ đỏ?

Thời gian qua, nhiều địa phương trên cả nước gánh chịu thiệt hại nặng nề do bão lũ. Không chỉ nhà cửa, tài sản bị cuốn trôi, mà nhiều người còn mất toàn bộ giấy tờ quan trọng, trong đó có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ).

Một số bạn đọc Dân trí băn khoăn trường hợp sổ đỏ bị lũ cuốn trôi, cần phải làm gì để được cấp lại? Nếu mất giấy tờ viết tay thì người dân có đủ điều kiện làm sổ hay không?

Sổ đỏ bị lũ cuốn trôi, làm sao để được cấp lại?

Liên quan đến vấn đề này, luật sư Quách Thành Lực - Giám đốc Công ty Luật Pháp Trị (Đoàn Luật sư TP Hà Nội) cho biết việc bị thất lạc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ/sổ hồng) là tình huống không ai mong muốn, nhưng xảy ra khá phổ biến, đặc biệt trong bối cảnh bão lũ vừa qua.

Không ít người lo ngại sẽ gặp khó khăn khi tiến hành các giao dịch liên quan hoặc khi cần xác nhận quyền sử dụng đất hợp pháp.

Do đó, ngay khi phát hiện mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, việc đầu tiên và quan trọng nhất là khai báo mất tại UBND cấp xã/phường nơi có đất, đồng thời thông báo cho cơ quan công an địa phương. Đây là khâu bắt buộc giúp bạn xác nhận tình trạng mất giấy tờ, đồng thời ngăn ngừa nguy cơ kẻ xấu lợi dụng sổ đỏ bị thất lạc để thực hiện những hành vi lừa đảo.

“Tuy nhiên, người dân cần hiểu rằng hồ sơ cấp sổ của mỗi thửa đất đều được cơ quan chức năng lưu giữ đầy đủ. Vì vậy, việc cấp lại sổ đỏ, sổ hồng là hoàn toàn có thể thực hiện, và người dân không cần quá lo lắng”, luật sư Lực nhấn mạnh.

Theo luật sư, khi bị mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, người dân có thể thực hiện thủ tục cấp lại theo trình tự quy định.

Hiện nay, người dân có thể thực hiện khai báo mất giấy tờ và đề nghị cấp lại căn cước công dân (nếu cần) qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, sau đó liên hệ Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất để nộp hồ sơ đề nghị cấp lại sổ đỏ.

Đối với trường hợp mua bán bằng giấy tờ viết tay nhưng bị mất sổ đỏ, hoặc chưa có sổ đỏ mà nay mất luôn giấy tờ viết tay, nhiều người dân băn khoăn liệu có được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hay không?

Luật sư Lực cho biết, theo quy định pháp luật, việc mua bán, chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực; các bên phải giao nhận sổ đỏ và thực hiện thủ tục sang tên từ người bán sang người mua. Đây là quy định bắt buộc.

Tuy nhiên, trên thực tế, vì nhiều lý do như giao dịch diễn ra từ lâu, không có điều kiện công chứng, hoặc thói quen mua bán qua giấy tay nhiều trường hợp người mua sử dụng đất ổn định hàng chục năm nhưng chưa từng làm thủ tục sang tên.

Để giải quyết tồn tại này, Điểm XI, Mục C, Phần V, Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 1/7/2025, đã thiết lập hành lang pháp lý nhằm “hợp thức hóa” cho người dân mua bán nhà đất bằng giấy tờ viết tay, sử dụng ổn định để được xem xét cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (giấy tờ viết tay được hiểu là giấy chuyển nhượng có chữ ký của hai bên nhưng không có công chứng hoặc chứng thực).

Trường hợp đất chưa có sổ đỏ, người dân cần thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu tại UBND cấp xã nơi có đất. Thành phần quan trọng nhất của hồ sơ là giấy tờ chuyển nhượng có chữ ký của cả hai bên (người bán - người mua).

Các bước xem xét, xác minh và cấp sổ được thực hiện theo trình tự của Luật Đất đai 2024.

Trường hợp đất đã có sổ đỏ đứng tên người bán, người mua sẽ được xem xét cấp sổ mới dựa trên thông tin sổ cũ. Hồ sơ bắt buộc cần có, bao gồm bản gốc hoặc bản sao hợp lệ sổ đỏ đứng tên người bán; giấy tờ viết tay thể hiện việc chuyển quyền sử dụng đất, có đủ chữ ký của hai bên

Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai sẽ gửi thông báo bằng văn bản cho người bán (nếu xác định được địa chỉ cư trú). Trường hợp không rõ địa chỉ, cơ quan đăng ký đất đai sẽ đăng thông báo 3 lần trên phương tiện thông tin đại chúng tại địa phương hoặc gửi văn bản cho UBND cấp xã để niêm yết công khai.

Sau 30 ngày kể từ khi thông báo và niêm yết mà không có đơn tranh chấp, cơ quan đăng ký đất đai sẽ cấp Giấy chứng nhận cho người mua. Nếu xuất hiện tranh chấp, hồ sơ sẽ được chuyển sang cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Theo luật sư Quách Thành Lực, cả hai trường hợp nêu trên đều yêu cầu giấy tờ chuyển quyền có đủ chữ ký của người bán và người mua. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều hộ dân hiện không còn giữ bản giấy viết tay, nhất là sau bão lũ hoặc do thất lạc theo thời gian.

“Đây là điểm đang gây bế tắc. Hiện nay, hầu hết các hồ sơ xin cấp sổ trong trường hợp mất cả giấy tờ viết tay đều bị trả lại, yêu cầu bổ sung giấy chuyển nhượng. Nếu không có giấy này, cơ quan đăng ký đất đai không có căn cứ để xem xét cấp Giấy chứng nhận”, luật sư cho biết.

Cách tháo gỡ khi mua bán bằng giấy tờ viết tay nhưng đã mất hết giấy tờ

Theo luật sư Quách Thành Lực, việc mua bán đất bằng giấy tờ viết tay rồi bị thất lạc toàn bộ hồ sơ là tình huống khá phổ biến và dễ rơi vào bế tắc nếu không có sự hợp tác từ các bên liên quan.

Trong trường hợp này, cách được nhiều người áp dụng nhất là người mua tìm gặp người bán để ký lại hợp đồng hoặc lập lại các giấy tờ mua bán với đầy đủ chữ ký của các bên.

Tuy nhiên trong thực tế, phương án này thường gặp nhiều trở ngại, như người bán yêu cầu thêm tiền mới chịu ký lại giấy tờ, người bán không đồng ý ký, hoặc không thể xác định được địa chỉ của người bán.

Khi đó, không có giấy tờ mua bán, hồ sơ rơi vào tình trạng bế tắc.

Giải pháp khó hơn nhưng khả thi, theo luật sư đó là niêm yết, hòa giải, xác lập hồ sơ thay thế. Luật sư cho biết, dù ít phổ biến hơn và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ của cơ quan hành chính, nhưng người dân vẫn có thể giải quyết bằng cách thiết lập quy trình niêm yết việc mất giấy tờ, hòa giải và ghi nhận quá trình mua bán thực tế.

Cách làm sẽ là niêm yết công khai việc mất giấy tờ; Tổ chức hòa giải giữa bên mua - bên bán (nếu liên hệ được); Ghi nhận việc mua bán đã diễn ra và việc người mua sử dụng đất ổn định; Xác lập văn bản thể hiện ý kiến của bên bán hoặc sự không phản đối của bên bán.

Các văn bản này có giá trị tương tự giấy tờ chuyển nhượng có chữ ký hai bên theo yêu cầu pháp luật.

Cơ sở pháp lý của phương án này được hình thành từ Quy định về cấp lại Giấy chứng nhận bị mất; Luật Hòa giải ở cơ sở; Các quy định của Luật Đất đai về hòa giải, xác nhận quá trình sử dụng đất; Nguyên tắc vận dụng linh hoạt nhưng không trái pháp luật trong Bộ luật Dân sự và Luật Đất đai.

Luật sư Lực nhấn mạnh, không một hệ thống pháp luật nào có thể dự liệu đầy đủ mọi tình huống của đời sống. Vì vậy, cán bộ giải quyết hồ sơ cần linh hoạt áp dụng các nguyên tắc chung để tháo gỡ khó khăn cho người dân, miễn là không trái pháp luật và bảo đảm ổn định quan hệ xã hội.

Do vậy các đất nước đều ban hành Hiến pháp tạo ra luật chung, pháp luật chuyên ngành tạo ra các nguyên tắc khái quát bao trùm để người dân, người quản lý vận dụng linh hoạt áp dụng, sửa chữa bổ khuyết những khía cạnh luật không quy định hết, đảm bảo không trái nguyên tắc cơ bản của pháp luật.

“Một thửa đất đã được chuyển nhượng, người mua đã quản lý và sử dụng ổn định, người bán không có tranh chấp nhưng lại không hợp tác thì thực tế này dễ rơi vào khoảng trống pháp lý. Trong bối cảnh pháp luật chưa thể bao quát hết mọi tình huống, việc tìm giải pháp để hợp thức hóa quyền sử dụng đất cho người mua là cần thiết.

Điều này nhằm bảo đảm ổn định quan hệ xã hội, thuận lợi cho công tác quản lý hành chính và bảo vệ quyền, nghĩa vụ hợp pháp của người đang sử dụng đất”, luật sư nêu quan điểm.

Luật sư cho rằng, đây là vướng mắc phổ biến trên toàn quốc. Vì vậy, UBND cấp xã cần căn cứ các nguyên tắc cơ bản của pháp luật để linh hoạt tháo gỡ.

Đồng thời, Bộ Nông nghiệp và Môi trường cần sớm ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết, thống nhất để các địa phương áp dụng, tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho người dân và cơ quan xử lý hồ sơ.