"Sổ hộ tịch được lưu giữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật"

UBND tỉnh Đồng Nai, Quảng Trị mới đây đề nghị Bộ Tư pháp sửa Luật Hộ tịch theo hướng đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng và bãi bỏ các quy định mang tính thủ công như ghi và lưu trữ sổ hộ tịch, ký sổ hộ tịch...

Còn UBND tỉnh An Giang đề nghị cho trích xuất dữ liệu đăng ký hộ tịch từ phần mềm dùng chung để in và lưu thay sổ hộ tịch nhằm giảm tải cho công chức hộ tịch và đảm bảo tính chính xác, thống nhất giữa dữ liệu hộ tịch điện tử và dữ liệu hộ tịch lưu trên sổ giấy.

Trả lời địa phương, Bộ Tư pháp khẳng định, luật hiện hành quy định sổ hộ tịch là sổ giấy được lập và lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch để xác nhận hoặc ghi các sự kiện hộ tịch quy định. Đây là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

"Sổ hộ tịch được lưu giữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật. Do đó, hầu hết các việc hộ tịch, người có yêu cầu phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào sổ hộ tịch và nhận kết quả (khai sinh, kết hôn; giám hộ; thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử). Việc lưu trữ sổ hộ tịch là bắt buộc", Bộ Tư pháp nêu rõ.

Theo Bộ này, trách nhiệm của công chức làm công tác hộ tịch phải ghi đầy đủ, chính xác thông tin đăng ký hộ tịch của công dân vào sổ hộ tịch.

"Việc bãi bỏ quy định ký sổ khi nhận kết quả đăng ký hộ tịch đối với một số loại việc đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp sẽ nghiên cứu hoàn thiện các quy định pháp luật trong thời gian tới", cơ quan này trả lời các địa phương.

Về việc số hóa sổ hộ tịch, Bộ Tư pháp dẫn ra Nghị định 87/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến, nêu rõ "chỉ được thực hiện đối với các sổ hộ tịch đang được lưu trữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch".

Trường hợp người dân còn bản chính giấy tờ hộ tịch nhưng không còn sổ thì không thực hiện số hóa giấy tờ hộ tịch.

Khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: "Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc". 

Do vậy, trường hợp người dân có yêu cầu cấp bản sao giấy khai sinh mà sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ nhưng vẫn còn bản chính giấy khai sinh, thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết và hướng dẫn công dân làm thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015.