Mỗi hộ gia đình, cá nhân đã có hộ khẩu được lập một hồ sơ cư trú

Dự thảo Thông tư Quy định về công tác tàng thư hồ sơ cư trú vừa được Bộ Công an đưa ra lấy ý kiến.

Theo dự thảo này, hồ sơ cư trú là tập hợp những giấy tờ, tài liệu phản ánh thông tin về từng cá nhân, từng hộ gia đình được thu thập, cập nhật thông qua công tác đăng ký, quản lý cư trú (đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, hủy bỏ đăng ký thường trú) và các công tác nghiệp vụ của lực lượng công an nhân dân.

Tàng thư hồ sơ cư trú do công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương lập, quản lý và bảo quản theo quy định.

Mỗi hộ gia đình, cá nhân đã đăng ký thường trú thì lập một hồ sơ cư trú. Thông tin của từng cá nhân, hộ gia đình phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào hồ sơ cư trú, bảo đảm phản ánh được sự thay đổi, biến động về cư trú của từng cá nhân, hộ gia đình.

Số hồ sơ cư trú là dãy số tự nhiên có cấu trúc là AAAAA-BBBBBB, trong đó, AAAAA là mã đơn vị hành chính của cơ quan đăng ký cư trú (mã xã hoặc mã huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã theo danh mục đơn vị hành chính trên trang web www.gso.gov.vn của Tổng cục Thống kê), BBBBBB là số tự nhiên của hồ sơ cư trú trong từng xã, phường, thị trấn.

Số hồ sơ cư trú được ghi vào túi hồ sơ cư trú và các biểu mẫu khác. Việc ghi số hồ sơ cư trú được thực hiện lần lượt từ một cho đến hết hồ sơ cư trú của một xã, phường, thị trấn.

Hồ sơ cư trú của mỗi hộ gia đình, cá nhân được đựng trong một túi hồ sơ cư trú riêng. Trường hợp không đựng hết trong một túi hồ sơ cư trú thì lập túi hồ sơ cư trú tiếp theo và ghi "tập 1, tập 2...";

Dự thảo thông tư quy định, phương tiện để sắp xếp túi hồ sơ cư trú là tủ, giá đựng hồ sơ hoặc máy vi tính đối với trường hợp phiếu theo dõi hồ sơ đăng ký cư trú được lập trên máy vi tính.

"Việc khai thác, sử dụng thông tin, hồ sơ, tài liệu trong tàng thư hồ sơ cư trú phải được sự phê duyệt của lãnh đạo Công an cấp huyện hoặc của chỉ huy Đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội khi được lãnh đạo Công an cấp huyện ủy quyền. Trường hợp có vướng mắc thì lãnh đạo Công an cấp huyện phải báo cáo Giám đốc Công an cấp tỉnh quyết định"- dự thảo nêu rõ.

Dữ liệu hồ sơ cư trú điện tử hình thành từ 2 nguồn

Dự thảo thông tư nêu rõ, cơ quan quản lý tàng thư hồ sơ cư trú khi ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác tàng thư hồ sơ cư trú phải bảo đảm quản lý chặt chẽ hồ sơ cư trú bản gốc, không để mất mát, thất lạc.

Đồng thời bảo vệ thông tin, tài liệu trong cơ sở dữ liệu không để bị mất hoặc sai lệch thông tin và thực hiện nghiêm túc quy định bảo mật thông tin theo quy định của pháp luật.

Cơ sở dữ liệu hồ sơ cư trú điện tử được hình thành từ 2 nguồn:

- Được tạo lập trong quá trình giải quyết thủ tục đăng ký, quản lý cư trú. Sau khi cơ quan đăng ký cư trú cập nhật thông tin giải quyết đăng ký cư trú cho công dân vào Cơ sở dữ liệu về cư trú, hồ sơ cư trú điện tử sẽ tự động được chuyển vào phần mềm quản lý tàng thư hồ sơ cư trú.

- Được số hóa từ hồ sơ cư trú lưu tại tàng thư hồ sơ cư trú bản gốc và giấy tờ, tài liệu có liên quan từ các lực lượng nghiệp vụ, cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp.

Cán bộ tàng thư có trách nhiệm tạo lập cơ sở dữ liệu hồ sơ cư trú trên phần mềm tàng thư hồ sơ cư trú đảm bảo đầy đủ, chính xác; tổ chức khai thác, tra cứu, kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu về cư trú và cơ sở dữ liệu khác theo đúng quy định pháp luật.