Từ 1/7, cán bộ, công chức, viên chức sẽ được quản lý bằng số định danh

Từ ngày 1/7, số định danh cá nhân sẽ được sử dụng thống nhất làm mã định danh hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức. Quy định này được nêu tại Nghị định 27/2026/NĐ-CP của Chính phủ về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, ban hành ngày 19/1. 

Theo nghị định, mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử duy nhất, được gắn mã định danh để phục vụ công tác quản lý, tra cứu trên môi trường số. Hồ sơ này gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình công tác.

Việc thống nhất sử dụng số định danh cá nhân nhằm đồng bộ dữ liệu, giảm trùng lặp thông tin, tạo thuận lợi cho công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số và xây dựng nền hành chính hiện đại.

Hồ sơ điện tử được cập nhật xuyên suốt quá trình công tác

Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với hồ sơ điện tử và gắn với một mã định danh duy nhất. Cấu trúc của sơ yếu lý lịch điện tử được xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; dữ liệu được hình thành từ các thông tin chính thức trong quá trình công tác.

Nghị định quy định rõ trách nhiệm cập nhật hồ sơ điện tử. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin cá nhân khi có thay đổi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của dữ liệu đã khai báo.

Song song với đó, cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức phải cập nhật kịp thời các thông tin phát sinh từ nghiệp vụ quản lý nhân sự và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn không quá ba ngày làm việc kể từ khi có thông tin mới.

Đối với dữ liệu được tạo ra từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, việc cập nhật và đồng bộ phải hoàn thành chậm nhất một ngày sau khi quy trình nghiệp vụ kết thúc. Với dữ liệu phát sinh từ các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu khác, việc đồng bộ được thực hiện định kỳ hằng tuần. Trường hợp chưa đủ điều kiện kết nối, dữ liệu sẽ được cập nhật trực tiếp vào hồ sơ điện tử.

Không yêu cầu nộp lại hồ sơ giấy đã có trên hệ thống

Một điểm đáng chú ý của nghị định là hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia được sử dụng thay thế các thành phần hồ sơ giấy trong quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Trường hợp cần sử dụng hồ sơ giấy để phục vụ yêu cầu nghiệp vụ, cơ quan quản lý được khai thác từ hồ sơ điện tử và chuyển đổi sang bản giấy theo quy định về giao dịch điện tử.

Cơ quan quản lý, sử dụng cán bộ, công chức, viên chức không được yêu cầu người lao động cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trên hệ thống, trừ trường hợp cần thiết để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Khi phát hiện thông tin sai lệch, các bên liên quan có trách nhiệm cập nhật, chỉnh sửa theo thẩm quyền.

Nghị định cũng quy định chặt chẽ việc truy cập và sử dụng hồ sơ điện tử. Chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới được truy cập hồ sơ và phải có sự đồng ý của cán bộ, công chức, viên chức bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp phục vụ công tác cán bộ theo quy định. Việc bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân là yêu cầu bắt buộc.

Đối với dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước, các cơ quan quản lý có trách nhiệm triển khai biện pháp bảo đảm an toàn, bảo mật trong quá trình lưu trữ, truyền đưa và sử dụng trên môi trường điện tử, theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và cơ yếu.

Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/7, đặt nền tảng cho việc quản lý thống nhất, hiện đại hóa hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trên phạm vi toàn quốc.