Quy định mới về mức phí và thời hạn chứng thực giấy tờ tại cấp xã từ 2026

Trung tâm phục vụ hành chính công Hà Nội vừa ban hành Quyết định số 111/QĐ-TTPVHCC ngày 26/1 công bố danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung và bãi bỏ trong lĩnh vực chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp xã. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế quy định trước đó ban hành cuối năm 2025.

Theo quyết định, có 12 thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung và 1 thủ tục bị bãi bỏ, tập trung làm rõ thời hạn giải quyết, mức phí, lệ phí cũng như cách thức thực hiện, nhằm thống nhất áp dụng trên toàn địa bàn thành phố.

Nhiều thủ tục chứng thực được giải quyết trong ngày

Một trong những điểm đáng chú ý là thời hạn giải quyết đối với các thủ tục chứng thực phổ biến được rút gọn và quy định cụ thể hơn.

Đối với các thủ tục như cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, thời hạn giải quyết được xác định là ngay trong ngày nếu hồ sơ được tiếp nhận trước 15h; trường hợp tiếp nhận sau 15h thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

Với những hồ sơ phức tạp hơn, như yêu cầu chứng thực nhiều loại giấy tờ cùng lúc, bản chính có nhiều trang hoặc số lượng bản sao lớn, cơ quan thực hiện có thể kéo dài thời hạn giải quyết, nhưng không quá 2 ngày làm việc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác bằng văn bản với người yêu cầu.

Mức phí chứng thực được quy định rõ, có mức trần

Quyết định 111 cũng làm rõ mức phí chứng thực đối với từng nhóm thủ tục, áp dụng thống nhất theo các thông tư của Bộ Tài chính.

Cụ thể, chứng thực bản sao từ bản chính có mức thu 2.000 đồng/trang, từ trang thứ ba trở đi thu 1.000 đồng/trang, với mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Việc tính phí căn cứ theo số trang của bản chính.

Đối với chứng thực chữ ký (bao gồm cả trường hợp chứng thực điểm chỉ hoặc người yêu cầu không ký, không điểm chỉ được), mức phí là 10.000 đồng/trường hợp, trong đó một trường hợp có thể bao gồm một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.

Các thủ tục liên quan đến giao dịch và thừa kế như chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở có mức phí phổ biến 50.000 đồng/giao dịch hoặc văn bản. Riêng thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch có mức phí 30.000 đồng/giao dịch, còn sửa lỗi sai sót trong giao dịch là 25.000 đồng/giao dịch.

Mở rộng cách thức nộp hồ sơ, bãi bỏ một thủ tục

Bên cạnh nộp hồ sơ trực tiếp, nhiều thủ tục chứng thực cho phép người dân nộp qua dịch vụ bưu chính hoặc thực hiện trực tuyến trên môi trường điện tử, phù hợp với yêu cầu cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số.

Các thủ tục được tiếp nhận và trả kết quả chủ yếu tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công hoặc các địa điểm tiếp nhận và trả kết quả theo thông báo của cấp có thẩm quyền, thay vì phân tán ở nhiều đầu mối như trước.

Đáng chú ý, quyết định này bãi bỏ thủ tục "chứng thực văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở". Việc bãi bỏ nhằm tránh chồng chéo với các thủ tục chứng thực, công chứng khác liên quan đến thừa kế theo quy định hiện hành.