Phường hơn 215.000 dân sau sáp nhập, cán bộ "chạy đua" với áp lực thời gian

Tan làm vẫn nghĩ về công việc

Đúng 7h, anh Phan Ngọc Sang, cán bộ Trung tâm phục vụ hành chính công phường Hiệp Bình (TPHCM), có mặt tại văn phòng, sớm 30 phút so với giờ làm việc.

“Địa bàn quản lý ở phường mới rộng gấp nhiều lần trước đây. Giờ chúng tôi phải tranh thủ từng giây, từng phút, làm việc liên tục vì khối lượng công việc lớn và áp lực về thời gian”, nam cán bộ nói.

Sau khi vận chính quyền địa phương 2 cấp, phường Hiệp Bình mới hình thành từ việc sáp nhập 3 phường Hiệp Bình Phước, Hiệp Bình Chánh và một phần phường Linh Đông, với số dân hơn 215.000 người. Đơn vị cũng đã tiếp nhận thêm gần 200 thủ tục hành chính từ cấp huyện, đưa vào vận hành với tổng số 368 thủ tục.

Từ một cán bộ thuộc phòng văn hóa - xã hội của một phường cũ, anh Sang được điều chuyển sang làm cán bộ tiếp nhận - hỗ trợ tại Trung tâm phục vụ hành chính công của phường mới.

Mỗi ngày, Trung tâm phục vụ hành chính công phường Hiệp Bình tiếp nhận hơn 400 người dân đến làm hồ sơ. Cán bộ vừa phải xử lý thủ tục trực tiếp ở quầy, vừa giải quyết số hồ sơ trên hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia.

Ngồi tại quầy tiếp nhận - hỗ trợ ngay lối ra vào trụ sở Trung tâm, cả ngày anh Sang trao đổi, giải đáp và thao tác không ngừng tay. Vừa nhắc lại từng bước quy trình thực hiện thủ tục cho một người dân, nam cán bộ vừa phải đảo mắt, tay dò từng dòng trên hồ sơ của một công dân khác để soát lỗi.

Đồng hồ điểm 11h30, Trung tâm tiếp nhận thêm một vài người dân tới làm thủ tục. Vậy là cả buổi trưa, hầu hết cán bộ nhân viên không rời khỏi ghế, mắt vẫn chăm chú với số dữ liệu, hồ sơ cứ dồn dập đến.

“Với tinh thần làm xong việc mới nghỉ nên nhiều hôm, anh em cán bộ chúng tôi ngước lên đồng hồ thì giật mình nhận ra đã qua giờ nghỉ trưa, quên cả việc ăn uống. Thời gian đầu, áp lực là chuyện chắc chắn, chúng tôi đã xác định. May mắn là đồng nghiệp trong Trung tâm luôn hỗ trợ, động viên nhau cố gắng hoàn thành nhiệm vụ”, anh Sang nói.

Mỗi khi nhận được câu hỏi nằm ngoài quyền hạn xử lý, anh Sang lại qua các quầy hỏi cán bộ chuyên môn rồi trở lại hướng dẫn cho người dân. Trong giờ nghỉ trưa hoặc cả khi đã tan làm, nam cán bộ vẫn tranh thủ trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp, tìm cách hướng dẫn thêm người đến làm thủ tục.

Tại Trung tâm phục vụ hành chính công phường Cát Lái, chuyên viên lĩnh vực bảo trợ xã hội - văn hóa xã hội, cũng tất bật với công việc khi phải tiếp nhận và xử lý 27 hồ sơ, tính riêng tại quầy.

Dù được phân công mỗi lượt chỉ tiếp 1 công dân, nhưng thực tế, nữ chuyên viên thường phải trả lời, tư vấn và xử lý thủ tục cho 2-3 người cùng lúc.

Ngoài ra, nữ công chức và đồng nghiệp còn phải tiếp nhận thủ tục trên hệ thống trực tuyến. Vậy nên cả khi không có công dân đến quầy, chị Tâm vẫn làm việc không ngơi tay bởi hàng chục hồ sơ trên cổng dịch vụ công luôn chờ.

“Sau sáp nhập, 4 phường cũ của chúng tôi cộng lại thành một, địa bàn quản lý, khối lượng công việc nhiều hơn trước. Thay vì đến cơ quan lúc 7h30 và ra về vào17h, chúng tôi giờ phải đến sớm hơn 30 phút và tan ca muộn thêm... vài tiếng”, chị Tâm so sánh.

Tối ưu hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính

Ông Trần Quốc Hưng, Phó Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công phường Hiệp Bình, nhận định sau 1 tháng triển khai chính quyền địa phương 2 cấp, mọi thủ tục, hồ sơ của người dân đều được giải quyết nhanh chóng, thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu thủ tục hành chính trên nền tảng số của Cổng dịch vụ công quốc gia.

Ngoài những thuận lợi, ông Hưng chia sẻ cán bộ tại đơn vị cũng gặp không ít áp lực, khó khăn.

“Đối với những hồ sơ có đầy đủ thông tin, cán bộ chỉ cần vài phút là xử lý xong. Nhưng nhiều hồ sơ thực tế thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác, cán bộ phải hướng dẫn người dân cung cấp lại, đối chiếu lần nữa, sau đó bổ sung lên hệ thống rồi mới hoàn thiện hồ sơ. Quá trình này mất nhiều thời gian.

Một số anh em làm chuyên môn, chẳng hạn như bộ phận tư pháp nhiều hôm phải làm việc đến 20h. Bộ phận tư pháp với 3 công chức phải tiếp nhận 30-60 bộ hồ sơ/ngày, trung bình mỗi người xử lý 20-30 bộ hồ sơ, để tránh tồn đọng yêu cầu trên cổng dịch vụ công”, ông Trần Quốc Hưng nêu con số.

Để giảm tải công việc cho cán bộ và vận hành hiệu quả bộ máy sau hợp nhất, Phó Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công phường Hiệp Bình gợi ý có thể áp dụng một số giải pháp như cập nhật bằng cấp, giấy tờ cá nhân lên cổng VNeID để người dân sử dụng mỗi khi làm thủ tục hành chính; cho phép thủ tục sao y bản chính được thực hiện hoàn toàn trên nền tảng số, để người dân không cần đến cơ quan chức năng...

Ngoài ra, ông cho biết sắp tới, thành phố có thể xem xét, tăng từ 38 tổ địa bàn lên 168 tổ tiếp nhận hồ sơ phi địa giới hành chính, nhằm tiết kiệm thời gian di chuyển cho người dân, giảm tải công việc cho mỗi đơn vị.

Ông Hưng cũng đề xuất thử nghiệm việc ủy quyền cho cán bộ tại Trung tâm phục vụ hành chính công trong một số thủ tục, tương tự như mô hình TP Thủ Đức (cũ) từng làm trước đây.

“Mỗi ngày, Trung tâm phục vụ hành chính công tiếp nhận hơn 400 bộ hồ sơ, nhưng mỗi bộ cần nhiều chữ ký. Riêng số lượng giấy tờ mà Giám đốc Trung tâm, kiêm Phó Chủ tịch UBND phường, phải ký mỗi ngày cũng đã rất lớn, chưa kể cán bộ lãnh đạo quản lý còn phải đảm nhiệm khối lượng công việc lớn ở văn phòng UBND. Vì vậy, tôi nghĩ việc ủy quyền giải quyết một số thủ tục hành chính cho cán bộ tại trung tâm là điều cần thiết”, ông Hưng phân tích.

Ông Võ Tấn Quan, Chủ tịch UBND phường Cát Lái, cũng trăn trở khi hằng ngày, các cán bộ, công chức, đoàn viên hỗ trợ phải liên tục di chuyển từ trung tâm phục vụ hành chính công sang văn phòng Chủ tịch UBND để trình hồ sơ cần ký.

“Đơn vị mong thành phố cho phép bố trí nhân sự chuyên trách làm Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công, có cơ chế phân quyền, giao quyền để xử lý công việc kịp thời cho người dân và doanh nghiệp”, ông Võ Tấn Quan đề xuất.