5 mẹo tiết kiệm 10 giờ mỗi tuần

Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, nhà lãnh đạo bận rộn nên dành thời gian ưu tiên cho những việc quan trọng và dùng nhân sự thuê ngoài (outsouring) để giải quyết những việc đơn giản. 

Tuy nhiên, với những người không đủ tiềm lực tài chính để thường xuyên thuê ngoài thì công nghệ có thể là một giải pháp hữu hiệu giúp giải quyết vấn đề.

Dưới đây là 5 mẹo hữu ích được chuyên gia tư vấn Veronika Sonsev thuộc công ty tư vấn chiến lược và phát triển kinh doanh Chameleon Collective đề xuất, giúp nhà lãnh đạo tiết kiệm 10 giờ mỗi tuần: 

1. Sử dụng trợ lý ảo lên lịch các cuộc họp 

Quản lý lịch làm việc là một công việc tốn khá nhiều thời gian, đặc biệt với những nhà lãnh đạo thường xuyên họp hành bên ngoài. Đó là lý do Veronika thích sử dụng trợ lý ảo Amy Ingram của công ty X.ai.

Amy là "người" lên lịch hầu hết các cuộc họp có thể sắp xếp được qua email, nhờ đó giúp kiểm soát chặt chẽ lịch trình, đồng thời giảm thiểu việc trùng hoặc quên lịch họp. 

Cách làm việc: Khi gửi email liên lạc cho đối tác, bạn "cc" địa chỉ email của Amy (Amy@x.ai). "Cô ấy" sẽ kiểm tra lịch làm việc của bạn sau đó gửi một email ngắn tới đối tác nhằm sắp xếp thời gian làm việc chung thuận tiện cho đôi bên. Địa điểm gặp được dựa trên sở thích hoặc yêu cầu chung bạn cung cấp trước đó.

Dù hiện vẫn đang trong phiên bản beta (giai đoạn thử nghiệm) nhưng Amy đủ thông minh để sắp xếp những cuộc gặp gỡ giữa bạn và đối tác thông qua email.

Chi phí: 39 USD/tháng, không giới hạn số lần xếp lịch.

Thời gian tiết kiệm: khoảng 3h/tuần.

2. Tận dụng không gian làm việc chung 

Việc di chuyển giữa các cuộc họp là một sự lãng phí lớn về mặt thời gian. Dù sống ở thành phố New York, Veronika vẫn tốn 30 phút mới đến được văn phòng công ty, 30 phút nữa để tới cuộc họp tiếp theo và khoảng "thời gian chết" vài chục phút ấy cứ thế tiếp tục tăng dần theo số cuộc họp trong ngày. 

Bằng ứng dụng Croissant, Veronika chủ động chọn không gian họp thuận tiện với vị trí hiện tại. Nếu không bị ràng buộc về địa điểm họp, bà có thể làm việc tại những không gian làm việc chung (coworking space) trong thành phố, giảm thiếu thời gian đi lại.

Cách làm việc: Người dùng có thể dễ dàng tìm thấy một không gian làm việc chung có sẵn trên Croissant, đáp ứng được yêu cầu cơ bản về không gian làm việc yên tĩnh, đồng thời ở gần với vị trị hiện tại của họ. Khách hàng có thể giữ chỗ trong vòng một giờ đồng hồ và tự do ra vào trong khoảng thời gian đặt chỗ.

Mô hình này được đánh giá tiện lợi hơn so với việc sử dụng quán cà phê để họp hành. Chúng khắc phục được tình trạng wifi chạy với tốc độ rùa bò và không khí ồn nào, náo nhiệt ở quán xá.  

Chi phí: 99 USD/tháng cho 40h/tháng

Thời gian tiết kiệm: khoảng 3h/tuần.

3. Thuê ngoài nhập liệu

Dù công việc chỉ là cập nhật danh bạ, làm khảo sát hay tìm thông tin liên lạc của khách hàng thì nhà lãnh đạo vẫn không nên "nhúng tay" vào. Họ cần sử dụng hiệu quả thời gian làm việc bằng cách tập trung vào những thứ quan trọng hơn và để những nhiệm vụ đơn giản trên cho nhân viên thuê ngoài.

Để giải quyết vấn đề này, Veronika đề xuất ứng dụng Upwork - một trang chợ việc làm (outsouring market) khá uy tín quy tụ nhiều người làm việc tự do (freelancer) và công ty thuê ngoài. 

Cách làm việc: Viết một tóm tắt ngắn gọn về yêu cầu chung của công việc, sau đó đăng tải lên upwork.com, kèm với đó là tổng số tiền bạn có khả năng chi trả hoặc mức giá trung bình cho một giờ làm việc. Upwork sẽ ngay lập tức kết nối dự án của bạn đến các freelancer phù hợp (dựa trên lĩnh vực công việc, tiền lương và mức giá thỏa thuận của freelancer). Và hai bên sẽ tìm nhau thương lượng.

Theo thời gian hợp tác, bạn sẽ có quan hệ một số upworker nhất định và có thể trực tiếp tìm họ nếu cần tiếp tục thuê ngoài. 

Chi phí: Nhiều mức, tùy theo nhu cầu của từng người. Riêng Veronika dành khoảng 50 USD/tháng. 

Thời gian tiết kiệm: khoảng 2h/tuần.

4. Luôn trả lời những email quan trọng

Theo dõi những cuộc trò chuyện trên email luôn tốn nhiều thời gian, công sức. Đôi khi đó đơn giản chỉ là việc xác nhận rằng giao dịch đã được tiến hành theo thỏa thuận nhưng nếu email trả lời đó chưa được gửi đi, hậu quả để lại sẽ rất lớn.

Để đảm bảo tất cả email đều được trả lời, và gửi chúng đi đúng thời điểm, Veronika dùng công cụ Boomeranggmail.com - một phần mềm mở rộng cho Gmail.

Cách làm việc: Sau khi cài đặt, bạn có thể hẹn giờ gửi email (thông qua nút Send Later), nhắc khi email chưa có trả lời (bằng Boomerang this in … if no reply), hoặc tạm cất email và nhắc lại sau đó (nút Boomerang)... Cách làm này giúp bạn nhanh chóng theo dõi email mà không cần kiểm tra lại hộp thư đến hoặc thư đã gửi.

Chi phí: 15 USD/tháng.

Tiết kiệm thời gian: 1h/tuần.

5. Tự động chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp

Họp hành tốn nhiều thời gian nhưng quá trình chuẩn bị tài liệu cho những cuộc họp đó còn mất nhiều thời gian hơn nữa. Bạn sẽ phải tìm kiếm những tin tức thị trường mới nhất, cập nhật hồ sơ những người tham gia, và xem xét tiến độ công việc của họ.

Công cụ Accompany sẽ giúp giải quyết những vấn đề trên bằng cách soạn hồ sơ hằng ngày gửi đến bạn.

Cách làm việc: Kết nối Accompany với tài khoản Google Calendar của bạn. Mỗi ngày, công cụ này sẽ gửi lịch họp và một bản báo cáo liên quan đến nội dụng họp. Báo cáo bao gồm những cập nhật trên tài khoản LinkedIn của những người mà bạn quan tâm, những cuộc trò chuyện email và tin tức mới nhất từ các công ty.

Ứng dụng này chỉ lọc những thông tin phù hợp với bạn và hữu ích cho công việc. Bạn không cần phải làm bất cứ việc gì ngoài việc đọc chúng.

Chi phí: Miễn phí (ứng dụng đang trong giai đoạn thử nghiệm).

Tiết kiệm thời gian: 1h/tuần.

Theo Vân Thảo/Doanh nhân Sài gòn