Hậu trường đón 1.000 khách Indonesia: Cú "quay xe" và màn giữ chỗ nghẹt thở

Những ngày đầu tháng 5, nhiều đoàn khách Indonesia xuất hiện nhộn nhịp ở Bưu điện TPHCM, Dinh Độc Lập, trụ sở UBND TPHCM, chợ Bến Thành... Hàng chục xe buýt 45 chỗ nối đuôi nhau đưa khách đi tham quan, ăn uống, mua sắm... 

Đó là đoàn gần 1.000 khách của Allianz Indonesia - một trong những đoàn MICE (du lịch kết hợp hội thảo, hội nghị, triển lãm, tổ chức sự kiện và khen thưởng) quốc tế lớn nhất đến TPHCM từ đầu năm đến nay.

Cả đoàn đến TPHCM bằng nhiều chuyến bay rải rác từ 1/5 đến 6/5 và rời thành phố vào ngày 9/5. Ít ai biết, trước khi có mặt ở TPHCM, đoàn khách này từng gần như chắc chắn sẽ chọn Bangkok (Thái Lan).

“Căng não” giữ phòng, xoay vé đón 1.000 khách

Ông Trần Xuân Hùng - Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Du lịch Viking (đơn vị tổ chức) - kể rằng đơn vị bắt đầu làm việc với đối tác từ tháng 9/2025, khi Allianz Indonesia tìm điểm đến cho chuyến du lịch khen thưởng quy mô khoảng 1.000 người.

“Lúc đầu họ cân nhắc giữa Bangkok, Đà Nẵng và TPHCM”, ông Hùng nói.

Đầu tháng 10/2025, phía đơn vị tổ chức bay sang Indonesia gặp trực tiếp đối tác. Theo ông Hùng, những buổi làm việc kéo dài liên tục với rất nhiều câu hỏi chi tiết khiến cả đội ngũ khá áp lực.

“Họ hỏi TPHCM có đủ phòng cho đoàn lớn không, xe cộ vận chuyển ra sao, món ăn có hợp khách Indonesia không, thành phố có hỗ trợ gì cho khách MICE hay không… Họ hỏi rất kỹ vì đoàn quá đông”, ông kể.

Sau đó, Allianz Indonesia cử đoàn sang TPHCM khảo sát thực tế. Theo ông Hùng, chính chuyến khảo sát này đã góp phần làm thay đổi quyết định của đối tác. “Sau khi trải nghiệm thực tế, họ quyết định chuyển hướng từ Bangkok sang TPHCM cho chuyến đi năm nay”, ông nói.

Theo đại diện đơn vị tổ chức, một trong những điểm khiến đối tác ấn tượng là chính sách hỗ trợ khách MICE theo Nghị quyết 62/2025 của TPHCM. Đây cũng là đoàn khách đầu tiên được áp dụng chính sách này. Tuy nhiên, “giành” được đoàn khách mới chỉ là bước đầu. Giai đoạn sát ngày bay mới thực sự áp lực.

Ông Hùng tiết lộ tháng 4 là giai đoạn căng thẳng nhất. Ban đầu, đoàn dự kiến có khoảng 1.000 khách. Tuy nhiên, nhiều chuyến bay Jakarta - TPHCM bất ngờ bị hủy, trong đó có 3 chuyến của đoàn, khiến số lượng khách thực tế giảm còn gần 900 người.

Cùng lúc đó, giá nhiên liệu trong nước tăng mạnh. “Có giai đoạn chúng tôi phải ngồi tính rất nhiều kịch bản để đối tác lựa chọn”, ông Hùng kể.

Khó khăn nối tiếp khó khăn. Đến sát ngày bay, phía Indonesia vẫn liên tục thay đổi vé máy bay, cập nhật số lượng khách và chia lại danh sách phòng do lịch bay biến động từng ngày. Trong khi đó, các khách sạn lại yêu cầu chốt cọc đúng hạn để giữ phòng trong giai đoạn cao điểm lễ 30/4-1/5.

“Có lúc chúng tôi vừa xử lý vé máy bay, vừa giữ phòng, vừa tính lại xe cộ. Chỉ cần chậm một khâu là ảnh hưởng cả đoàn”, ông nói.

Nếu với đoàn vài chục khách, việc bố trí khách sạn khá đơn giản thì với gần 1.000 người trong dịp cao điểm lễ, bài toán hoàn toàn khác. Theo đơn vị tổ chức, đoàn lần này phải chia ra ở tới 8 khách sạn khác nhau.

Phần lớn khách Indonesia thích ở khu trung tâm để tối có thể đi bộ ra chợ Bến Thành, mua sắm hoặc tìm quán ăn. Nhưng khách sạn trung tâm không đủ phòng nên đơn vị tổ chức phải chia thêm khách sang khu vực sân bay và quận 10 cũ.

Việc chia nhiều khách sạn khiến khâu điều phối phức tạp hơn rất nhiều. Mỗi ngày, hàng chục xe buýt 45 chỗ liên tục hoạt động để đưa khách đi tham quan, ăn uống, mua sắm rồi quay về đúng từng khách sạn. Riêng các chuyến đi Mỹ Tho (Đồng Tháp), có ngày đoàn sử dụng tới 8 xe buýt cùng lúc.

“Căng nhất là chiều 4/5 vì đúng thời điểm người dân quay lại TPHCM sau kỳ nghỉ lễ. Chỉ cần kẹt xe kéo dài là lịch trình buổi tối của đoàn sẽ bị ảnh hưởng”, ông Hùng kể.

Đoàn khách Indonesia được đưa về miền Tây trải nghiệm cảnh sông nước và đời sống miệt vườn (Ảnh: Đơn vị cung cấp).

Đội ngũ điều phối phải tính rất kỹ từng khung giờ di chuyển, đường nào nên tránh, xe nào đi trước, xe nào đi sau để khách vẫn kịp về trung tâm ăn tối và mua sắm.

Ngay cả việc đón sân bay cũng được chia nhỏ đến từng nhóm khách. Có ngày đoàn đáp xuống bằng 3 hãng hàng không khác nhau, giờ hạ cánh lại sát nhau. Nhân sự phải chia thành nhiều tổ riêng để cầm bảng đón khách, hướng dẫn lên đúng xe và đưa về đúng khách sạn.

“Đoàn đông nên chỉ cần nhầm một khách sạn là phía sau sẽ rối dây chuyền ngay”, ông Hùng nói.

Khách Indonesia mua thêm hành lý để đựng cà phê, bánh pía Việt Nam

Qua nhiều lần đón khách Indonesia, phía công ty du lịch nhận thấy nhóm khách này khá thích trải nghiệm nhẹ nhàng, thoải mái thay vì lịch trình quá dày.

Ban ngày, nhiều nhóm chọn đi tham quan các điểm quen thuộc như Nhà thờ Đức Bà, Dinh Độc Lập hay Bảo tàng Chứng tích Chiến tranh. Có nhóm chọn xuống Vũng Tàu tắm biển, nhưng cũng có không ít khách gần như dành cả buổi ở chợ Bến Thành, Saigon Square hoặc Takashimaya để mua sắm.

Theo ông Hùng, khách Indonesia chi tiêu khá mạnh cho quà mang về. "Không ít khách phải mua thêm kiện hành lý cho chuyến bay về Jakarta vì mua quá nhiều quà. Những món được tìm mua nhiều nhất là cà phê, bánh pía sầu riêng, đồ thủ công mỹ nghệ, bánh kẹo, quần áo và cả hàng hiệu", ông nói.

Buổi tối, thay vì những hoạt động quá sôi động, nhiều khách lại thích các trải nghiệm thư giãn như xe buýt 2 tầng ngắm thành phố, du thuyền trên sông Sài Gòn hay dịch vụ mát-xa chân sau một ngày di chuyển nhiều.

Khoảng 80% khách Indonesia sang Việt Nam đợt này là người gốc Hoa nên yêu cầu phổ biến nhất chỉ là không dùng thịt heo, chứ không bắt buộc tất cả nhà hàng phải có chứng nhận halal (sản phẩm, dịch vụ tuân thủ các quy định của luật Hồi giáo) nghiêm ngặt.

“Cơ bản thì khách Indonesia rất thích món Việt nên việc lên thực đơn cũng không quá khó khăn, nhưng vẫn cần sự phong phú và đa dạng”, ông Hùng chia sẻ.

Ngoài các bữa ăn trong chương trình, nhiều khách còn tự tìm đến các quán phở, bún chả hay cà phê nổi tiếng để trải nghiệm thêm ẩm thực Việt.

Phía đơn vị tổ chức đánh giá, khi gần 1.000 khách cùng đổ về, từ hãng bay, nhà hàng, xe vận chuyển đến điểm mua sắm, tour miền Tây… đều có thêm doanh thu.

“MICE là nhóm khách chi tiêu khá mạnh nên khi một đoàn lớn đến, không chỉ khách sạn hay hàng không hưởng lợi mà nhiều dịch vụ khác cũng nhộn nhịp theo. Đoàn khách Indonesia lần này cũng vậy, không riêng TPHCM mà các điểm ở miền Tây cũng hưởng lợi khá rõ”, ông Hùng nói.

Điều đáng nói là nếu một tập đoàn lớn có trải nghiệm tốt, họ thường quay lại với quy mô lớn hơn hoặc giới thiệu thêm doanh nghiệp khác trong mạng lưới. 

Chia sẻ với phóng viên Dân trí, nhiều doanh nghiệp lữ hành cho rằng TPHCM đang có khá nhiều lợi thế để hút khách MICE từ Đông Nam Á. Thành phố có hệ thống khách sạn lớn, nhiều trung tâm hội nghị, đường bay thuận tiện với Jakarta và nhiều đô thị lớn trong khu vực nên việc tổ chức các đoàn đông khách dễ dàng hơn trước rất nhiều.

Nhưng theo các đơn vị làm tour, điều khiến nhiều đoàn khách thích TPHCM lại nằm ở trải nghiệm. Chỉ trong vài ngày, du khách có thể vừa tham quan trung tâm thành phố, mua sắm, ăn uống, trải nghiệm thành phố về đêm rồi đi miền Tây hoặc Vũng Tàu mà không mất quá nhiều thời gian di chuyển.

Theo ông Hùng cũng như nhiều đơn vị lữ hành, nếu các chính sách hỗ trợ MICE tiếp tục được duy trì ổn định, TPHCM hoàn toàn có cơ hội cạnh tranh tốt hơn với những điểm đến vốn đã rất quen thuộc với khách Đông Nam Á như Bangkok, Kuala Lumpur hay Singapore. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất vẫn là sự phối hợp đồng bộ của toàn bộ hệ sinh thái du lịch.

Sau đoàn Allianz Indonesia, phía đơn vị tổ chức cho biết đang tiếp tục làm việc với một đoàn khoảng 1.200 khách dự kiến đến TPHCM vào tháng 7, cùng nhiều đoàn vài trăm khách khác vào cuối năm.

“Từ lúc khách xuống sân bay cho tới lúc rời đi, mọi thứ phải trơn tru, đúng giờ và thân thiện. Khi khách hài lòng, họ sẽ tự trở thành kênh quảng bá tốt nhất cho du lịch Việt Nam”, ông Hùng nói.