Khi cả chủ tịch công ty cũng dùng Workplace kết nối nhân viên thay vì email

Một nhân viên chỉ tương tác với 10-15 người trong công ty

Minh Hà hiện đang là nhân viên kinh doanh tại một doanh nghiệp bất động sản tại Hà Nội. Sau 3 năm làm việc tại đây, Minh Hà vẫn không có nhiều mối quan hệ với các đồng nghiệp trong công ty.

Hàng ngày, công việc của cô chỉ tiếp xúc với với trưởng phòng và khoảng 5-6 người đồng nghiệp trong phòng. Thậm chí, do công việc đòi hỏi mọi người phải ra ngoài nhiều, nên ngoài những buổi họp đầu tuần, mọi người trong phòng cũng không tiếp xúc nhiều với nhau, sự tương tác do đó cũng chưa thực sự hiệu quả.

Dĩ nhiên, đây không là trường hợp duy nhất. Tại các doanh nghiệp lớn với lượng nhân viên lên tới hàng trăm hàng nghìn người, mục tiêu gắn kết nội bộ và gia tăng hiệu quả trong tương tác giữa các bộ phận cũng khiến nhiều “ông chủ” đau đầu.

Chia sẻ tại chương trình giới thiệu câu chuyện thành công của doanh nghiệp ứng dụng Workplace mới đây, ông Hoàng Việt Hà - giám đốc điều hành Tập đoàn FPT cho biết, một khảo sát được doanh nghiệp này thực hiện cho thấy, một nhân viên trong công ty thường chỉ tương tác với 10 – 15 nhân viên, lãnh đạo xung quanh mình mà thôi. 85% giao tiếp chỉ trong phạm vi đó.

“Điều đó cho thấy, giao tiếp trong nội bộ sẽ chưa phát huy tối đa sức mạnh của hệ thống”, ông Hà nói.

Chung hoàn cảnh, bà Nguyễn Thị Thu Hoà - Trưởng bộ phận Công nghệ Thông Tin tập đoàn Bảo Việt Nhân Thọ (BVL) cũng cho biết: "Chúng tôi gặp rất nhiều thách thức để làm sao có đủ năng lực để cạnh tranh với công ty bạn. BVL có 130.000 tư vấn viên với 70 văn phòng trên cả nước. Chính vì vậy, việc kết nối thông tin giữa tư vấn viên với các công ty thành viên và trụ sở chính lại là vấn đề vô cùng thách thức”.

Đâu là giải pháp kết nối truyền thông nội bộ

Để giải bài toán tăng hiệu quả kết nối trong nội bộ doanh nghiệp, phát huy sức mạnh chia sẻ thông tin ý tưởng giữa các nhân viên và ban lãnh đạo, cả FPT và BVL đã lựa chọn sử dụng mạng xã hội cho công sở mang tên Workplace. Sản phẩm có chung “cha đẻ” với mạng xã hội Facebook vốn đang được sử dụng bởi hàng tỷ người dùng trên toàn cầu mỗi ngày. Tuy nhiên, Workplace tập trong vào việc kết nối người dùng với mạng lưới đồng nghiệp tại công sở và tính phí trên mỗi người dùng.

Nói về lợi ích khi sử dụng Facebook Workplace trong nội bộ, Giám đốc điều hành FPT cho hay: “Khi chúng tôi ứng dụng này thì nhận thấy rào cản trong truyền thông nội bộ khác đi. Chủ tịch của FPT dùng Facebook Workplace chia sẻ thông tin cho công ty hơn dùng email. Thậm chí khi ông kí hợp đồng hay triển khai việc thì đều chia sẻ hình ảnh hay thông tin lên Workplace để mọi người nhìn thấy và nếu ông cần thông tin, tài liệu gì thì trong thời gian ngắn các nhân viên sẽ nhìn thấy và gửi thông tin cho ông. Nhiều cuộc họp giao ban của chúng tôi hiện nay, chúng tôi có thể đi ra ngoài và có thể dùng Workplace để họp với mọi người”.

Theo đó, ông Hà cho biết, lượng giao dịch chia sẻ thông tin trong FPT hiện nay thì cứ 1 tuần có 7.000 bài post. Trước đây thì cứ 1 người đến 1 vài người khi mới dùng Workplace còn bây giờ là nhiều người trao đổi với nhiều người, tạo nên một sự thay đổi kì diệu khi triển khai nền tảng này vào công ty.

Đại diện BVL cũng cho biết, từ khi ứng dụng Workplace, lợi ích nổi bật nhất mà doanh nghiệp nhận thấy hiệu quả truyền thông tăng đáng kể. Theo đó, tư vấn viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, mẫu biểu và các thông tin mới nhất về sản phẩm, dịch vụ. Điểm thứ 2 chính là giảm chi phí, trước hết là giảm chi phí sms.

“Trước đây chúng tôi dùng sms để liên lạc với 130.000 tư vấn viên và bây giờ chúng tôi đã cắt giảm được chi phí đó. Ngoài ra, chúng tôi cũng giảm được chi phí email business”, bà Hoà cho hay.

Còn theo ông Nguyễn Vũ Đức - Phó Giám đốc Trung tâm Chăm sóc Khách hàng-BIDV, một đơn vị cũng đang sử dụng Facebook Workplace: Đặc thù của BIDV là gồm 190 chi nhánh trên toàn quốc với 22.000 nhân viên trên toàn quốc cũng làm việc tương tác giữa trụ sở chính và chi nhánh chậm. Trong khi việc tương tác giữa trụ sở chính và chi nhánh là xương sống để phát huy tính hiệu quả trong công việc”,

“Sau một tháng triển khai Workplace, chúng tôi đã có hơn 12.000 người dùng và lượng tương tác được khoảng 7.000 post 1 tuần và mọi người phản ứng rất tích cực với ứng dụng này. Sự tương tác cũng nhanh và hiệu quả hơn nhiều”, ông Đức cho biết.

Giới công nghệ và cả chuyên gia về quản trị doanh nghiệp đều nhìn nhận, nền tảng Workplace by Facebook đã góp phần thay đổi cách giao tiếp nội bộ của các tổ chức và doanh nghiệp.

Workplace vốn được biết đến là một nền tảng truyền thông chuyên biệt, an toàn giúp các công ty kết nối, giao tiếp nội bộ và hợp tác với nhau trong công việc. Nền tảng này sử dụng các tính năng quen thuộc của Facebook như News Feed, Groups và Message để giúp các bộ phận trong công ty xử lý và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Chính sự thân thiện và tiện dụng của nền tảng này cho phép nhân viên trong công ty có thể giao tiếp chia sẻ cởi mở hơn các ý tưởng, hay nêu và giải đáp thắc mắc trong công việc theo dạng nhóm hoặc chia sẻ công khai.

Ông Ramesh Gopalkrishna- Phụ trách khu vực APAC của Workplace cho biết: “Từ khi chính thức ra mắt vào tháng 10/2016 cho đến nay đã có 14.000 doanh nghiệp dùng Workplace trên toàn cầu. Workplace không chỉ giúp doanh nghiệp củng cố văn hoá công ty, tăng tính hiệu quả trong giao tiếp mà còn tạo cơ hội cho bất kì ai trong công ty có thể chia sẻ tiếng nói của mình, trình bày ý tưởng, giúp mọi người kết nối nhau hơn”.

Hà Anh