Doanh nghiệp giải bài toán “kết nối” 130.000 nhân viên như thế nào?

Với một nền tảng truyền thông chuyên biệt, an toàn, Workplace – vận hành gần giống như một mạng xã hội Facebook dành riêng cho doanh nghiệp - đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ mang lại nhiều lợi ích kinh doanh thực sự bằng việc giảm bớt lãng phí về thời gian và chi phí vận hành văn phòng trong khi vẫn nâng cao hiệu quả nhờ khả năng cho phép mọi người phối hợp làm việc với nhau tốt hơn.

Giải bài toán đầu tiên về chi phí và hiệu quả kết nối

Theo bà Nguyễn Thị Thu Hoà - Trưởng bộ phận Công nghệ Thông Tin tập đoàn Bảo Việt Nhân Thọ (BVL): BVL có 130.000 tư vấn viên với 70 văn phòng trên cả nước nên việc kết nối thông tin giữa tư vấn viên với các công ty thành viên và trụ sở chính lại là vấn đề vô cùng thách thức. Tuy nhiên, từ khi sử dụng ứng dụng Workplace, hiệu quả truyền thông trong doanh nghiệp đã tăng lên đáng kể trong khi chi phí được tiết giảm.

“Ví dụ thời gian vừa rồi chúng tôi có 1 sản phẩm mới là An Bình Thịnh Vượng, chúng tôi đã có thể nhanh chóng đưa thông tin về sản phẩm, các nghiệp vụ hướng dẫn mới tới cho tư vấn viên thông qua Workplace. Về việc giảm chi phí thì trước hết là giảm chi phí sms (tin nhắn). Trước đây chúng tôi dùng sms để liên lạc với 130.000 tư vấn viên và bây giờ chúng tôi đã cắt giảm được chi phí đó. Ngoài ra, chúng tôi cũng giảm được chi phí email business (thư điện tử của doanh nghiệp), bà Hoà cho biết.

Theo bà Hoà, Workplace cũng giúp các tư vấn viên của BVL khắp nơi được kết nối với nhau chia sẻ cơ hội kinh doanh. Ngoài ra cũng nâng cao tính trách nhiệm của phòng ban khi tích cực phản hồi giải quyết thông tin từ các tư vấn viên trên khắp nơi nhanh chóng và thấu đáo hơn so với email truyền thống.

“Ví dụ tư vấn viên ở miền Nam hỏi xem có tư vấn viên nào ở Nam Định post chia sẻ nhờ trợ giúp chia sẻ cơ hội cho một người muốn làm tư vấn viên ở khu vực này. Lập tức có vài anh chi tư vấn viên ở Nam Định đã kết nối giúp. Nếu không có Workplace thì giống như cách truyền thống thôi, “đi bộ” và sẽ mất đi cơ hội. Và như ví dụ trên thi chúng tôi mất đi một cơ hội tuyển tư vấn viên và một người nào đó mất đi cơ hội phát triển nghề nghiệp”, bà nói.

“Nếu trước đi bộ thì giờ giống như đi ô tô”

Chung cảm nhận, ông Nguyễn Vũ Đức - Phó Giám đốc Trung tâm Chăm sóc Khách hàng - BIDV cũng cho biết: Thường các chi nhánh kinh doanh trực tiếp và khi có vấn đề gì đó thì sẽ nộp lên hội sở chính để được giải đáp. Tuy nhiên, khi triển khai Workplace, một điều bất ngờ là khi có một chi nhánh vào post câu hỏi, thì chỉ 1 phút sau lại có 1 chi nhánh khác vào trả lời chứ không phải hội sở chính. Điều này cho thấy Workplace là một nền tảng giúp tương tác với nhau rất dễ dàng, nhanh chóng và thân thiện theo mô hình phẳng thay vì theo mô hình tháp sơ đồ tổ chức truyền thống.

“Rõ ràng điều đó giúp chúng tôi tăng năng suất lao động lên rất nhiều. Giống như trước đây chúng ta đi bộ thì Workplace cho phép chúng ta đi được ô tô và nếu bỏ ô tô đi thì chúng ta vẫn phải đi thôi nhưng rõ ràng là sẽ thấy chậm, cảm thấy thiếu”, ông Đức dí dỏm nói.

Lý giải về lý do lựa chọn Workplace là kênh thông tin, kết nối trong công ty, ông Đặng Quang Hùng - Tổng giám đốc hệ thống giáo dục trực tuyến HOCMAI cho biết, HOCMAI hiện chỉ có khoảng 150 nhân viên nhưng lượng khách hàng lên tới gần 3 triệu thành viên nên phải chịu một sức ép rất lớn từ việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và giải quyết những vấn đề mà khách hàng gặp phải.

“Đó là lí do thôi thúc chúng tôi tìm đến hệ thống quản lý nội bộ có khả năng làm cho quá trình giải quyết phối hợp trong nội bộ nhanh hơn, chất lượng hơn. Có những việc mà trước đây chúng tôi thực hiện bằng công cụ khác và mất nhiều công sức, thời gian, thì với Workplace, quá trình diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn”, ông Hùng nói.

Ông Hùng cũng dẫn ví dụ: “Khi thực hiện công việc liên quan tới nhiều người với nhiều bộ phận khác nhau thì quá trình phối hợp trước đây, kể cả qua email, đôi khi phối hợp 1 người biết chính xác vấn đề của họ cần phải hỏi ai, gửi đến ai với địa chỉ email nào nó cũng đã là 1 vấn đề rồi. Chưa kể khi gửi đến thì để xử lý việc đấy, nó lại liên quan đến con người, bộ phận khác và cái quá trình đấy lại được chuyển tiếp. Vậy, thứ 1 là mất thời gian vì không phải ai cũng có thể check email thường xuyên và xử lý công việc ngay được. Thứ 2 là kiến thức của họ không đủ để xử lý vấn đề đấy mà phải phối hợp với người khác”.

“Vậy, khi chúng tôi xây dựng Workplace, mỗi bộ phận có 1 helpdesk để tiếp bộ phận khác. Ngoài ra, những chức năng chung thì chúng tôi cũng có helpdesk riêng của chức năng đấy. Khi có vấn đề cần giải quyết thì mọi người đưa lên đó. Trong group đấy thì đã có đầy đủ những con người liên quan từ nhân viên cho đến quản lý và khi có việc đưa lên thì mọi người đều vào đó đóng góp và công việc được giải quyết rất nhanh và tôi đánh giá hiệu quả về thời gian và đảm bảo chất lượng vì nó được xử lý, đóng góp và giám sát của nhiều người. Vậy, tôi đánh giá là với Workplace, công việc được xử lý nhanh gọn và hiệu quả hơn thay vì sử dụng các phương tiện khác”, ông Hùng nói.

Hà Anh