In ấn tích hợp giúp tiết kiệm chi phí doanh nghiệp

Thomas Ńook Retail là công ty lữ hành lớn nhất ở Anh với 11.000 nhân viên, có hãng bay riêng và một bề dày kinh nghiệm về tổ chức lữ hành trọn gói với hàng trăm người tham gia mỗi chuyến. Một trong những điểm đặc biệt của Thomas Cook là bên cạnh việc đáp ứng xŵ hướng đặt vé, đặt chuyến du lịch qua mạng Internet, công ty cũng tổ chức một mạng lưới hơn 600 văn phòng du lịch ở các khu trung tâm thành phố và 120 điểm thu đổi ngoại tệ trên khắp nước Anh – nơi mà khách hàng có thể đến trao đổi trực tiếp và đặt chuŹến du lịch cho mình, mua bảo hiểm, phiếu du lịch và đổi tiền.

Mỗi văn phòng như vậy đều được trang bị đầy đủ máy in để in các loại giấy tờ cho khách đi du lịch mang theo như lịch trình, bản xác nhận đặt phòng, sách hướng dẫn du lịcŨ… Việc in ấn những tài liệu như vậy ngày càng trở nên đắt đỏ và không có hiệu quả do phần lớn số máy in ở các văn phòng đã cũ và thuộc nhiều nhà sản xuất dẫn đến việc không tương thích giữa các phần mềm in ấn lẫn sự hạn chế về khả năng in các định dạngĠtài liệu khác nhau.

Thomas Cook Retail cuối cùng đã mua của hãng Samsung 1.000 chiếc máy in laser ML-2551N và sử dụng giải pháp in ấn tích hợp của hãng này cho hệ thống văn phòng kể trên. Những chiếc ML-2551N có kích thước nhỏ, để g᷍n trên kệ ở các văn phòng nhỏ, sử dụng kỹ thuật in hai mặt giấy, có nút Toner Save (nếu thiết lập ở chế độ mặc định) giúp tiết kiệm đến 40% lượng mực in và mỗi bình mực in được đến 10.000 trang và được tích hợp giải pháp in ấn nối mạng.

Andrew McCormack của Thomas Cook cho biết, hệ thống máy in mới giúp giảm chi phí, như có thể in logo và thông tin của công ty cùng một lúc với các dữ liệu cần in thay vì phải tốn một khoản chi cho việc đặt in sẵn logo và thông tin trên giấy như tŲước đây. Đó là chưa kể đến các khoản tiết kiệm được nhờ được hỗ trợ kỹ thuật khi vận hành hệ thống in ấn.

In ấn liền mạch nhờ giải pháp in tích hợp

Không chỉ các công ty lớn như Thomas Cook mà các công ty vừa và nhỏ cũng gặp khó khăn với việc in ấn. Theo bản khảo sát của Samsung Printing Solutions Business (thuộc hãng Samsung) được công bố trong cuộc gặp gỡ với giới báo chí hôm 19-5 ở Seoul, Hàn Quốc, doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện thống lĩnhĠthị trường in ấn toàn cầu với mức thị phần lên đến 60%. Trong bối cảnh phát triển của ngành công nghệ thông tin hiện nay – doanh nghiệp không có giám đốc công nghệ thông tin hay không có ngân sách riêng cho công nghệ thông tin – các doanh nghiệp vừa vǠ nhỏ còn khốn đốn hơn với việc thiết lập hệ thống phần cứng, vận hành hệ thống đó cũng như trong việc phân cấp, phần quyền về loại tài liệu nào được in, người được in các tài liệu đó… Đó cũng là lý do mà Samsung Printing Solutions Business đã cho ra đờũ giải pháp in ấn tích hợp, gọi là Business Core Printing Solutions, dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở khu vực châu Á nhấn mạnh vào yếu tố sử dụng đơn giản và quản lý cũng đơn giản mà hữu hiệu. Business Core Printing Solutions cung cấp bộ phần mềm ţác dịch vụ thiết yếu để tạo ra một quy trình in ấn liền mạch và gồm có giải pháp quản lý tài liệu tích hợp và giải pháp quản lý tài liệu đầu ra, hoạt động tương thích với các máy photocopy A3 và máy in đa chức năng A4 của Samsung có hỗ trợ nền tảng mở ťXtensible Open Architecture - XOA. Hai gói giải pháp quản lý tài liệu (Business Core Document Management Pack) và quản lý tài liệu đầu ra (Business Core Output Document Management Pack) sẽ có mặt trên thị trường vào nửa cuối năm nay.

Gói giải pháp quản lý tài liệu gồm ba giải pháp chủ yếu kết hợp với nhau là SmarThru Workflow Lite, Cloud Connector và Secure Login Manager để tăng năng suất và tính an ninh. Trong đó, SmarThru Workflow Lite là giải pháp tự động chụp, quét và định tŵyến tài liệu, cho phép người sử dụng xử lý và gửi tài liệu đến nhiều điểm. Nó cũng hỗ trợ chức năng Optical Character Recognition (OCR) cho phép nhận diện các tài liệu bằng văn bản đặc biệt và mã vạch trong các phần cụ thể được phân loại tự động chỉ saŵ một lần quét.

Còn Cloud Connector cho phép các văn bản được quét và in ra từ đám mây một cách an toàn mà không cần đến một máy chủ riêng biệt do có hỗ trợ các đám mây Microsoft SharePoint Online và Google Drive. Hiện tại, Cloud Cůnnector hỗ trợ các định dạng văn bản như PDF, TIFF và JPG. Trong tương lai Cloud Connector sẽ được cập nhật tính năng kết hợp với nhiều dịch vụ Cloud khác, như Evernote, Skydrive, Dropbox và Box. Như tên gọi, Secure Login Manager là một giải pháp bảo mᶭt cung cấp các lượt truy cập xác thực đến máy in đa chức năng. Điểm này cho phép doanh nghiệp chọn ra phương án xác thực phù hợp bao gồm: xác thực máy in đa chức năng nội bộ, xác thực hệ thống, nhân dạng cá nhân của người sử dụng và mật khẩu, thẻ nhận Ťạng cá nhân của nhân viên và mã PIN.

Gói giải pháp quản lý tài liệu đầu ra gồm hai giải pháp SecuThru Lite 2 và Usage Tracker để tăng hiệu quả về an ninh và chi phí. SecuThru Lite 2 giúp tăng cường bảo mật thông qua sự xác thực nhǢn dạng người sử dụng. Khi một tài liệu được gửi đến máy in, thiết bị sẽ không in cho đến khi người sử dụng xác thực thông tin của họ. Các tài liệu được mã hóa để tăng cường bảo mật, và hầu như được xếp hàng trước khi in, nhờ vậy có thể giảm được tình Ŵrạng bị gián đoạn khi đang in do ai đó trong hệ thống chọn nhầm lệnh.

SecuThru Lite 2 cho phép in ấn kết nối với 10 thiết bị cùng một lúc và cho phép đăng ký tới 500 người sử dụng nhằm phục vụ toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp vừa vǠ nhỏ. Còn Usage Tracker theo dõi việc sử dụng của mỗi cá nhân trên tất cả các máy in đa chức năng trong hệ thống bao gồm: in ấn, photocopy, quét, gửi fax trên bảng điều khiển hoạt động của máy in. Báo cáo sử dụng có thể được tạo và gửi thông qua e-mail, nhờ đó doanh nghiệp có thể chủ động quản lý tài nguyên và giúp giảm chi phí cho việc in ấn.

Máy in NFC dành cho doanh nghiệp châu Á

Cùng với việc cho ra mắt giải pháp in ấn tích hợp Business Core Printing Solutions hôm 19-5, Samsung cũng giới thiệu hai dòng máy photocopy A3 chuyên dụng hỗ trợ giải pháp Business Core Printing Solutions (BCPS) và máy in A4 hỗ trợ công nghệĠgiao tiếp khoảng cách gần NFC. Đây là những dòng máy mới dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở châu Á.

In từ điện thoại thông minh

Nối tiếp sự thành công của loại máy in sử dụng công nghệ giao tiếp khoảng cách gần NFC hồi năm ngoái, Samsung đã giới thiệu dòng máy in NFC mới Xpress C4XX cho phép người sử dụng in hìnŨ ảnh và tài liệu trực tiếp từ điện thoại thông minh một cách dễ dàng.

Dòng Xpress C4XX bao gồm các máy in màu laser C410W, máy in màu laser đa năng C460W với các tính năng in, sao chép và quét dữ liệu, và máy in màu laser đa năng Ń460FW có thêm tính năng fax. Cả ba mẫu đều có khả năng in đen-trắng đến 18 trang trong vòng một phút và in bốn trang màu mỗi phút. Để ra lệnh in, bạn chỉ cần chạm nhẹ điện thoại thông minh vào máy in. Nếu chiếc điện thoại không hỗ trợ NFC, bạn có thể sᷭ dụng phần mềm ứng dụng Samsung Mobile Print để sử dụng.

Ứng dụng BCPS

Hai dòng máy photocopy A3 gồm dòng máy in đen-trắng SCX-8128 và máy in màu MultiXpress CLX-9301 dành cho các doanh nghiệp vừaĠvà nhỏ. Điểm nổi trội của hai dòng máy này là sử dụng bộ vi xử lý lõi kép cải tiến với tốc độ 1GHz, cho phép máy xử lý khối lượng văn bản lớn từ nhiều người sử dụng cùng một lúc mà vẫn bảo đảm được chất lượng và tốc độ cao. Trong khi dòng CLX-9301 có tŨể in từ 20 đến 30 trang trong một phút thì trong cùng khoảng thời gian đó dòng SCX-8128 có thể in 23-28 trang, nhanh hơn 1,5 lần so với các dòng máy thông thường. Công nghệ BCPS cho phép doanh nghiệp làm việc có hiệu quả hơn với các giải pháp như xác Ŵhực người sử dụng, giám sát mức độ sử dụng, xử lý văn bản và in không cần qua máy chủ nên được cho là một giải pháp đáng xem xét với các doanh nghiệp có sự hạn chế về nguồn nhân lực và ngân sách dành cho công nghệ thông tin.

Tấn Mỹ