Hệ thống phần mềm quản lý nhà hàng, khách sạn

PMK được viết tắt từ cụm từ Perfect Key Management. Nhóm tác giả gồm Phạm Thành Nam hiện làm việc tại Cty TNHH Bắc Nhị Hà và Mạc Xuân Cường, hiện làm việc tại OASIS Hotel. Cả hai đều đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng. 

Trong bối cảnh hiện nay, các nhà đầu tư trong nước khi đầu tư vào ngành này hầu hết chưa có kinh nghiệm quản lý hoặc quản lý theo kiểu nhỏ lẻ mang sắc thái “gia đình”. Thị trường miền Bắc hầu như chưa có một giải pháp phần mềm quản lý theo đúng các tiêu chuẩn, quy trình hoạt động của các khách sạn quốc tế, đảm bảo được các yếu tố nhanh chóng, tin cậy và đặc biệt là khắc phục được các yếu tố gây thất thoát tài chính. Các phần mềm đang được sử dụng trong các liên doanh khách sạn cao cấp tại Hà Nội hiện nay đều là của nước ngoài. Các phần mềm này có quy trình chuẩn nhưng giá thành quá cao, hơn nữa việc bảo trì, bảo dưỡng rất khó khăn, phức tạp. 

Sản phẩm được phát triển trong 14 tháng, từ tháng 02/2005 đến tháng 04/2006. Theo tác giả, do hệ thống chạy trong môi trường Windows nên đòi hỏi người sử dụng thành thạo máy tính với hệ điều hành MS Windows và các thao tác với bàn phím, chuột và máy in. Để phát huy hiệu quả của phần mềm, người sử dụng nên biết sử dụng thành thạo MS Office.  

Hệ thống được tổ chức thành các gói (Package), mỗi gói có thể chạy độc lập nhưng khi cùng ghép lại thành một hệ thống sẽ cho một giải pháp quản lý hoàn chỉnh toàn bộ nhà hàng, khách sạn - khu resort. Không chỉ là một sản phầm phần mềm đơn thuần, hệ thống còn giúp người sử dụng, nhà quản lý, nhà đầu tư nắm được các bước cơ bản của tiêu chuẩn nghiệp vụ quản lý quốc tế hiện đang áp dụng trong ngành du lịch - khách sạn. Qua đó, có thể hình dung, nắm bắt ngay được toàn bộ cơ cấu hoạt động và kiểm soát tài chính một cách chặt chẽ, triệt tiêu được mọi thất thoát trong quá trình quản lý. 

Nhóm tác giả cho biết, so với các sán phẩm trong nước, hệ thống này nổi bật hơn ở một số điểm sau: Quy trình quản lý tiêu chuẩn, tách bạch được nhà đầu tư, nhà quản lý và nhân viên trực tiếp thu ngân; Báo cáo được lập hàng ngày và luôn có sự kiển tra chéo giữa các bộ phận và giám sát, triệt tiêu mọi thất thoát tài chính; Cơ chế tự động giám sát, ghi nhật ký mọi thao tác của người sử dụng, truy tìm, xác định các lỗi xảy ra trên hệ thông do người sử dụng gây ra; Tổ chức, duy trì hệ thống phòng ảo (dump room) linh hoạt, không hạn chế số lượng phòng dump. Đặc biệt là người phụ trách EDP của khách hàng có thể tự tổ chức và duy trì phòng dump; Có cơ chế Night Audit. 

Sản phẩm có thể được áp dụng cho mọi mô hình quản lý, kinh doanh trong ngành nghề du lịch, gồm Khách sạn đến 5 sao không hạn chế số phòng; Khu resort không hạn chế số khu vực, khách sạn; Nhà hàng không hạn chế số bàn, số khu.  

Ngoài việc đảm bảo các tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc tế đang áp dụng trong ngành du lịch, khách sạn, điểm mạnh của sản phẩm này là tiết kiệm chi phí đầu tư so với sản phẩm cùng loại của nước ngoài và thời gian đào tạo nghiệp vụ cũng như đào tạo phần mềm rút ngắn được mà vẫn đảm bảo đúng quy chuẩn quốc tế. Việc duy trì bảo dưỡng hàng năm cũng nhanh chóng, đơn giản và tiết kiệm chi phí. 

Mặc dù vậy, giao diện của bộ phần mềm này chưa thật đẹp, bắt mắt. Những điểm này có thể khắc phục được. Ngoài ra, nhóm tác giả cũng định hướng sẽ kết nối phần mềm này với hệ thống thanh toán thẻ trực tiếp.  

Bảo Trung