Phú Thọ ban hành quy chế quản lý dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức

Phạm vi, đối tượng áp dụng rộng

Quy chế áp dụng đối với các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh; UBND cấp xã; các đơn vị sự nghiệp công lập; các hội, quỹ được Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ, cùng toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng trong các cơ quan, đơn vị này. Đơn vị cung cấp và bảo trì phần mềm quản lý cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh cũng thuộc phạm vi điều chỉnh.

Theo Quy chế, phần mềm quản lý cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Phú Thọ là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu điện tử về toàn bộ đội ngũ, do UBND tỉnh là đơn vị chủ quản và giao Sở Nội vụ chủ trì tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành và triển khai.

Nguyên tắc cập nhật, bảo mật dữ liệu

Một nội dung trọng tâm của Quy chế là các nguyên tắc thực hiện. Dữ liệu phải được cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời, phản ánh toàn bộ quá trình công tác của từng cán bộ, công chức, viên chức, người lao động kể từ khi tuyển dụng đến khi thôi việc, nghỉ hưu hoặc không còn làm việc trong khu vực nhà nước.

Quy chế nhấn mạnh yêu cầu bảo mật, an toàn thông tin. Dữ liệu được quản lý theo mức độ hạn chế tiếp cận, một số trường thông tin được mã hóa nhằm bảo đảm an ninh, an toàn và tuân thủ các quy định về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

Việc truy cập, khai thác dữ liệu chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, trừ trường hợp khai thác thông tin của chính cá nhân đó hoặc pháp luật có quy định khác.

Đáng chú ý, Quy chế quy định không cung cấp lại thông tin bằng văn bản đối với dữ liệu đã được khai thác thông qua kết nối, chia sẻ giữa các hệ thống thông tin; đồng thời không yêu cầu khai báo lại những thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu của tỉnh, trừ trường hợp phục vụ cập nhật, xác minh, thẩm tra.

Chuẩn hóa cập nhật và phê duyệt dữ liệu

Về tạo lập tài khoản và cập nhật dữ liệu, Quy chế yêu cầu chuẩn hóa thông tin đầu vào. Đối với cán bộ, công chức, viên chức, việc cập nhật sử dụng thống nhất mẫu sơ yếu lý lịch theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ. Đối với người lao động theo hợp đồng, sử dụng mẫu hợp đồng lao động theo quy định hiện hành để quản lý thông tin.

Mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được cấp một tài khoản cá nhân để tự nhập và cập nhật thông tin của mình. Khi có thay đổi về nhân thân, vị trí việc làm, lương, phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, cá nhân phải cập nhật trong thời hạn tối đa 15 ngày làm việc, kèm theo bản số hóa các quyết định, văn bằng, chứng chỉ liên quan.

Quy chế cũng quy định rõ trách nhiệm phê duyệt dữ liệu. Trong vòng 5 ngày cuối mỗi tháng, người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền phải phê duyệt dữ liệu mới hoặc dữ liệu được cập nhật, điều chỉnh của đơn vị mình. Trước khi dữ liệu được đồng bộ, Sở Nội vụ thực hiện phê duyệt bằng chữ ký số theo quy định.

Khai thác và kết nối dữ liệu

Theo Quy chế, Sở Nội vụ được khai thác dữ liệu để tổng hợp, phân tích đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, phục vụ công tác tổ chức bộ máy, biên chế và điều hành của lãnh đạo tỉnh; đồng thời thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương được khai thác dữ liệu tổng hợp và dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của mình để phục vụ nhiệm vụ chuyên môn. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được khai thác dữ liệu cá nhân theo quy định. Dữ liệu điện tử khi được ký số theo thẩm quyền có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Quy chế cũng quy định việc chuyển giao, tiếp nhận dữ liệu khi cán bộ, công chức, viên chức điều động, luân chuyển, chuyển công tác, nghỉ hưu, thôi việc hoặc qua đời, bảo đảm dữ liệu được lưu trữ, quản lý thống nhất trong hệ thống.

Chương tổ chức thực hiện phân định rõ trách nhiệm của Sở Nội vụ, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tài chính, các cơ quan, đơn vị sử dụng cán bộ và đơn vị cung cấp, bảo trì phần mềm. Trong đó, Sở Nội vụ giữ vai trò nòng cốt trong quản lý, vận hành, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện Quy chế và định kỳ báo cáo Bộ Nội vụ.

Lê Đức Hạnh