Chiến lược giúp quản lý năng lượng và cải thiện năng suất làm việc

Đây là tình huống kinh điển với người làm văn phòng: một ngày cảm hứng làm việc xuống thấp hết mức có thể nhưng nhiệm vụ cần giải quyết thì vẫn chất chồng. Một người có thể có từ hai đến ba giờ để nghỉ ngơi nhưng với họ chừng đó thời gian vẫn là vô vọng. Não bộ cạn kiệt năng lượng và dù cho họ có bước đến bàn làm việc thì đó cũng chỉ là những thời khắc ngồi nhìn chăm chăm vào màn hình máy vi tính cho đến khi hết giờ làm việc.

Đây là một ví dụ về một người có khả năng quản lý thời gian nhưng lại thất bại trong chuyện quản lý năng lượng của bản thân. Tại buổi chia sẻ ở Học viện e27 tại Batam (Indonesia), Bjorn Lee - Sáng lập công ty thực hành chánh niệm Mindfi đã phân tích cách mọi người có thể cải thiện năng suất làm việc bằng cách chủ động gắn kết với thế giới xung quanh.

Bước đầu tiên để quản lý năng lượng là tìm hiểu xem năng lượng đến từ đâu. Nếu phân tích sâu thì năng lượng chịu sự chi phối của bốn yếu tố chính: cơ thể, cảm xúc, tâm trí và tinh thần con người. Các yếu tố này có vai trò như sau:

- Cơ thể: ngủ ngon, tập thể dục thường xuyên và ăn uống lành mạnh đều giúp cải thiện năng lượng và cảm xúc tốt hơn trong suốt ngày dài làm việc.

- Cảm xúc: yếu tố này liên quan đến chất lượng của năng lượng. Bạn sẽ không thể có nhiều năng lượng nếu ở trong trạng thái giận dữ, ganh tỵ hay những cảm xúc tiêu cực mỗi ngày.

- Tâm trí: yếu tố này liên quan đến chuyện neo lại sự tập trung khi có nhiều năng lượng. Chúng ta đều trải qua những khoảnh khắc khi bản thân cảm thấy rất dồi dào năng lượng nhưng lại không tập trung được. Hẳn nhiên, đây không phải là trạng thái lý tưởng để làm việc.

- Tinh thần con người: yếu tố này liên quan đến khát khao đạt được điều gì đó của con người. Khát khao này dẫn con người liên tục dấn bước và nỗ lực để đạt được mục tiêu.

Chánh niệm là quá trình cố gắng neo lại những năng lượng tốt nhằm giúp con người có thể giảm bớt căng thẳng, cải thiện hiệu quả làm việc và sống mãn nguyện hơn.

Jon Kabat Zin - người sáng lập trung tâm nghiên cứu về căng thẳng và chánh niệm tại Đại học Y Khoa Massachusetts đã từng nói rằng:

“Thiền tập nuôi dưỡng chánh niệm khi chúng ta chú tâm theo một hướng nhất định. Mục đích của thiền tập là sống trong hiện tại với tâm không phán xét".

Đây không phải một ý tưởng trên mây mà hoàn toàn đặt trên nền tảng của khoa học về não bộ. Nhiều nhà khoa học đã tìm hiểu điều diễn ra trong não bộ con người khi tâm trí lan man và khi tập trung. Biểu đồ dưới đây thể hiện kết quả của những nghiên cứu đó.

Chuyện giữ tâm trí luôn luôn ở vùng "tập trung bền vững" là bất khả thi. Và đến cuối cùng, tâm trí cũng trở lại vùng lan man. Vì vậy, khi tâm trí bắt đầu lan man, điều quan trọng là nhận ra sự xao nhãng đó, tạm nghỉ và khởi động lại não bộ.

Một chiến lược để tái khởi động não bộ trong bối cảnh công việc được gọi là Kỹ thuật Pomodoro. Kỹ thuật này tách sự tập trung ra thành những phân đoạn 25 phút. Lý tưởng là đặt đồng bồ báo 25 phút và tập trung xử lý một công việc duy nhất trong khoảng thời gian này. Sau đó, khi thời gian kết thúc, hãy nghỉ 5 phút. Khoảng nghỉ 5 phút là cơ hội tuyệt vời để thực hành thiền tập nuôi dưỡng chánh niệm, vì nó cho phép não bộ khởi động lại trước khi bạn tiến vào xử lý công việc ở phân đoạn 25 phút tiếp theo.

Khi não bộ bước vào chế độ tập trung hoàn toàn vào một công việc nhất định, chế độ này gọi là làm việc sâu. Đây là trạng thái quý giá để làm việc hiệu quả, song chế độ này lại không kéo dài mãi mãi. Những cơ hội khác để bạn có thể áp dụng thực hành chánh niệm trong cuộc sống hằng ngày chính là thực hành đưa tâm trí về lại hiện tại trong lúc di chuyển, khi dùng bữa hoặc tận hưởng một tách trà, cà phê vào giờ nghỉ giải lao.

Một phần quan trọng khác trong chuyện quản lý năng lượng chính là quản lý thời gian, và một chiến lược hữu ích chính là áp dụng cấu trúc chiếc hộp của Eisenhower, cấu trúc này được đặt theo tên của cố Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower.

Cuối cùng, Lee chia sẻ 8 bí quyết có thể giúp bất cứ nhà sáng lập nào cũng có thể cải thiện khả năng xử lý công việc:

- Khi thức dậy, hãy chọn một khung thời gian dành riêng cho chính mình và ghi chú trong lịch làm việc.

- Phân loại thứ tự ưu tiên cho các đầu việc theo hộp của Eisenhower.

- Chú ý đến những khoảnh khắc bị xao nhãng bởi email hay thông báo từ mạng xã hội. Hãy tự hỏi, bạn là người làm chủ thời gian của chính mình hay bạn đang phụ thuộc vào thời gian của người khác?

- Tắt các thông báo trên điện thoại di động để tập trung hoàn toàn vào công việc. Nếu quyết định nhấc điện thoại lên, ổn thôi, nhưng đó phải là một hành vi được nhận thức rõ ràng.

- Giảm những tiếng ồn bên ngoài để tập trung từ bên trong.

- Đặt thời gian để làm việc sâu.

- Dành vài hơi thở sâu để thả lỏng cơ thể trước khi đi ngủ. Đây là bước khởi đầu rất tốt để đưa chánh niệm vào cuộc sống.

- Cần nhận thức rõ thứ bạn chạm đến đầu tiên và cuối cùng trong một ngày. Hãy cẩn trọng với hai hành động này.

Theo Lâm Nghi/Doanh nhân Sài gòn