Thủ thuật đơn giản giải quyết công nợ hiệu quả cho lãnh đạo doanh nghiệp

Dấu hỏi ngỏ cho khối lượng công việc của kế toán doanh nghiệp

Dữ liệu, báo cáo tài chính mà nhân viên kế toán phải xử lý mỗi ngày là con số không hề nhỏ. Từ báo cáo chi phí; báo cáo lợi nhuận, doanh thu; báo cáo ngân sách cho đến các loại báo cáo liên quan đến thuế, công nợ… Câu chuyện kế toán nhập liệu thủ công và tổng hợp các báo cáo tiêu tốn thời gian hay chênh lệch, sai sót khó kiểm soát là điều đang diễn ra trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Đáng quan tâm hơn, việc đối soát dữ liệu giữa thủ quỹ, thủ kho với kế toán cũng không được thực hiện triệt để dẫn đến thất thoát chi phí, ngân sách của doanh nghiệp. Chưa kể, nhân viên kế toán còn phải theo sát và cập nhật thường xuyên các thay đổi trong quy định, nguyên tắc về chuẩn mực kế toán để hạn chế tối đa các trường hợp bị phạt không đáng có. Bài toán về công nợ như một ‘vết nhọt’ mà doanh nghiệp cần tìm cách giải quyết khi nợ tồn đọng ngày 1 nhiều khiến doanh nghiệp không đủ nguồn vốn để xoay vòng sản xuất kinh doanh.

Nỗi lo mang tên thu hồi nợ trực tiếp

Với doanh nghiệp, luôn tồn đọng những khoản nợ cần phải thu hồi. Đặc biệt, trong kinh doanh, các đối tác doanh nghiệp luôn tìm cách chiếm dụng vốn 1 cách tối đa thông qua hình thức thanh toán sau hoặc trả chậm, từ đó dẫn tới tình trạng tồn đọng công nợ.

Kế toán công nợ thường xuyên phải kiểm soát thời hạn để thu các khoản nợ cũng như đo lường các khoản cần phải thu, tuổi nợ của hóa đơn để phân loại và xử lý kịp thời, tránh để nợ tồn đọng quá nhiều. Chưa kể, kế toán phải tổng hợp công nợ cần phải thu theo hóa đơn: Bao nhiêu công nợ đã xuất hóa đơn nhưng chưa thu được tiền? Bao nhiêu công nợ chưa xuất hóa đơn?

Liên tục gọi điện nhắc thu nợ hay phải vận chuyển chứng từ giấy đến các bên đối tác còn nợ là việc mà kế toán công nợ thường xuyên phải làm. Việc gọi điện thu hồi nợ với các đối tác nợ nếu xảy ra quá nhiều lần không chỉ tiêu tốn thời gian của nhân viên kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ, hợp tác giữa doanh nghiệp với đối tác trong kinh doanh.

Trung bình, doanh nghiệp khi tiến hành gửi hóa đơn, chứng từ giấy thu nợ cho khách hàng sẽ tiêu tốn khoảng 20.000 – 25.000 đồng và sau 3-5 ngày thì đối tác, khách hàng mới có thể nhận được hóa đơn, chưa kể trường hợp bị thất lạc hóa đơn. Doanh nghiệp phải tốn thời gian chờ đợi để thu hồi công nợ, thời gian giao dịch kinh doanh kéo dài.

Ngưng lo lắng về bài toán công nợ doanh nghiệp

Đứng trước bài toán về nỗi lo công nợ, doanh nghiệp cần làm gì để gia tăng hiệu quả? Trong thời đại 4.0 thì việc áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp là việc làm cấp thiết và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice với tính năng thông báo, theo dõi công nợ chính là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp lúc này.

Phần mềm giúp kế toán, lãnh đạo doanh nghiệp theo sát và quản lý các khoản nợ theo tuổi nợ, hạn nợ giúp doanh nghiệp thu hồi nợ kịp thời. Từ đó, vừa giảm bớt khối lượng công việc, tạo động lực để nhân viên tăng hiệu suất lao động vừa giúp việc quản lý công nợ của doanh nghiệp có độ chính xác, khoa học và tin cậy hơn.

Giảm thiểu khối lượng công việc cho kế toán công nợ

Với hóa đơn điện tử, mọi nghiệp vụ đều được thực hiện ngay trên hệ thống phần mềm, chỉ sau vài giây khách hàng tức thời nhận được hóa đơn qua email, SMS và thực hiện tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi qua internet. Khởi tạo, phát hành xuất hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi qua mobile, website, bản cài đặt tránh gián đoạn nghiệp vụ, rút ngắn thời gian thu nợ.

Doanh nghiệp có thể theo dõi hạn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile từ đó tránh tình trạng bị phạt trả chậm. Đáng quan tâm hơn, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là 1 trong những phần mềm tiên phong ứng dụng công nghệ Blockchain an toàn, bảo mật, chống làm giả hóa đơn.

Có thể nói, phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Đầu tư phần mềm E-invoice là giải pháp nâng hiệu quả thu hồi công nợ, phá vỡ những vướng mắc băn khoăn về nghiệp vụ kế toán. Từ đó, doanh nghiệp không chỉ thúc đẩy nhân viên nỗ lực tăng hiệu suất làm việc mà còn góp phần tạo dựng sự phát triển bền vững cho chính doanh nghiệp.