Quản lý nhân sự từ xa - kỹ năng làm nên “cái tầm” của doanh nhân thời hiện đại

1. Quản lý nhân sự không đơn thuần là câu chuyện “niềm tin”

Tầm quan trọng của việc quản lý nhân viên một cách bài bản là điều không cần bàn cãi, nhất là quản lý từ xa, đảm bảo hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự khi “sếp” không thể có mặt trực tiếp. Với những mô hình xuất thân từ kinh doanh nhỏ lẻ, kinh doanh gia đình, ở giai đoạn bắt đầu thuê thêm nhân viên, mở rộng quy mô, phát triển thành chuỗi, đây lại càng là một thách thức mang tính quyết định.

Cũng giống như mọi khía cạnh khác trong quản trị kinh doanh, quản lý nhân viên từ xa là một kỹ năng mềm hình thành từ nhiều nguyên tắc nhỏ phối hợp một cách bài bản.

Hãy bắt đầu bằng việc phân chia công việc, đồng bộ hóa quy trình làm việc và đặt mục tiêu rõ ràng cho từng vị trí, từng cá nhân. Một trong những quy tắc kinh điển có thể giúp giải quyết bài toán này là SMART, với 5 chữ cái đại diện cho 5 tiêu chí: cụ thể (Specific); đo lường được (Measurable); khả thi / có thể đạt được (Attainable); hợp lý, thiết thực (Relevant); có thời hạn cụ thể (Time-bound). Chẳng hạn, với shop thời trang, mỗi nhân viên cần biết danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành trong mỗi ca, với tiêu chuẩn rõ ràng như thế nào nghĩa là “hoàn thành”, trình tự thực hiện nếu cần. Các yêu cầu này cần hợp lý và được sự chấp thuận của đa số. Đồng thời, các hình thức khen, thưởng cũng cần được đưa ra nhằm tạo động lực và đảm bảo tính công bằng, minh bạch.

Tiếp đến, việc duy trì giao tiếp, tương tác giữa quản lý với nhân viên là yếu tố không kém phần quan trọng, giúp kiểm soát công việc, tình hình kinh doanh, tiếp nhận ý kiến của nhân viên mọi lúc mọi nơi.

Để thực hiện các nguyên tắc trên, bên cạnh các kỹ năng mềm, nhiều giải pháp công nghệ đa dạng đang được các doanh nhân thời đại 4.0 khai thác ngày càng triệt để nhằm quản lý nhân viên hiệu quả từ mọi khoảng cách.

2. Những giải pháp công nghệ giúp “rút ngắn khoảng cách”

Nhằm đáp ứng nhu cầu chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc của các cơ sở kinh doanh, nhất là chuỗi cửa hàng, dịch vụ, nhiều phần mềm hỗ trợ chuyên biệt ra đời và ngày càng trở nên phổ biến. Các hệ thống quản lý dữ liệu, phần mềm bán hàng đa dạng được thiết kế cho từng đặc thù kinh doanh khác nhau góp phần đơn giản hóa, đồng bộ hóa quy trình và giúp ích đáng kể cho cả quản lý lẫn nhân viên. Không cần đến sự giám sát, kèm cặp “thủ công” như trước, chủ kinh doanh vẫn có thể kiểm soát chất lượng công việc của nhân viên dựa trên thao tác, kết quả được ghi nhận bởi phần mềm.

Duy trì giao tiếp, tương tác và tiếp nhận ý kiến của nhân viên cũng trở nên tiện lợi hơn bao giờ hết với các nền tảng email, messenger, video conference, group chat, feedback online đủ tính năng. Không những thế, nhiều thiết bị được tích hợp thêm các tính năng mới, bất ngờ trở thành phương tiện giao tiếp hữu hiệu, điển hình có thể kể đến đó là camera an ninh.

Lắp đặt camera an ninh được đánh giá là giải pháp “một công đôi việc” trong vấn đề quản lý nhân viên, đặc biệt là khi các dòng camera hiện đại được tích hợp thêm nhiều tính năng thiết thực như đàm thoại hai chiều giúp giao tiếp một cách dễ dàng giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên mọi lúc mọi nơi, điều khiển qua app điện thoại, hay cài đặt âm báo bằng giọng nói.

Anh Nhật Huy, quản lý một chuỗi nhà hàng ở Hà Nội chia sẻ: “Ít có thời gian “nằm vùng” ở từng cửa hàng, bù lại chúng tôi khai thác khá triệt để hệ thống camera EZVIZ trong việc quản lý tình hình kinh doanh từ xa. Không chỉ dùng để xem lại hình ảnh, tôi còn có thể trò chuyện, tư vấn trực tiếp qua tính năng đàm thoại hai chiều. Hoặc ở một số camera, chúng tôi có cài đặt âm báo thành giọng nói, nhằm nhắc nhở một số nhiệm vụ, lưu ý dễ bị bỏ sót, ví dụ như nhắc nhở tắt đèn, khóa tủ lạnh khi ra khỏi kho, hay rút phích cắm máy sưởi / điều hòa khi rời khỏi nhà hàng mỗi cuối ngày…”

Việc giám sát và giao tiếp với nhân viên qua camera an ninh còn bộc lộ một điểm ưu việt so với các phương thức khác là khả năng ghi nhận hình ảnh trung thực bất chấp đêm, ngày, hay các điều kiện ánh sáng yếu. Ví dụ với thương hiệu EZVIZ, tính năng này có thể tìm thấy ở các phiên bản màu ban đêm như C3N, C3W, C3X nhờ trang bị đèn hồng ngoại, ống kính kép. Ngoài ra, tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa các giải pháp lưu trữ dữ liệu tiện lợi như qua thẻ nhớ, đầu ghi hoặc dịch vụ Cloudplay.

Kết hợp thông minh các giải pháp công nghệ, việc quản lý kinh doanh nói chung và quản lý nhân sự nói riêng dường như không còn là vấn đề khoảng cách.

Trường Thịnh