Vì sao nhân viên FPT thích “chat” qua “mạng xã hội của dân công sở”?

Chia sẻ tại một toạ đàm mới đây, ông Hoàng Việt Hà – Giám đốc điều hành FPT cho biết: “Chủ tịch của FPT chỉ dùng Facebook Workplace thôi chứ không dùng email trong giao dịch. Khi ông kí hợp đồng hay triển khai việc thì đều chia sẻ hình ảnh hay thông tin lên Workplace để mọi người nhìn thấy và nếu ông cần thông tin, tài liệu gì thì trong thời gian ngắn các nhân viên sẽ nhìn thấy và gửi thông tin cho ông”.

Theo ông Hà, Workplace thông dụng đến mức, hiện nhiều cuộc họp giao ban của FPT hiện nay được thực hiện qua Workplace. Lượng giao dịch chia sẻ thông tin trong công ty lên tới khoảng 7000 bài post/tuần. Và nếu như trước đây thì cứ 1 người đến 1 vài người khi mới dùng Workplace còn bây giờ là nhiều người trao đổi với nhiều người, tạo nên một sự thay đổi kì diệu khi triển khai nền tảng xã hội này vào sản phẩm của công ty.

Nhân viên trẻ thích đối thoại qua chat hơn email

Ông Hoàng Việt Hà chia sẻ, với FPT, số lượng người trên 40 tuổi chỉ chiếm 1% và số người trên 26 tuổi là khoảng 40% tức là khoảng 60% nhân viên là người trẻ. Hầu như họ không thích dùng email mà thích đối thoại qua chat. Do đó, khi đưa Workplace vào thì họ có hình thức trao đổi, giao tiếp với nhau và cảm thấy thuận tiện hơn, gần gũi dễ dàng hơn cho công việc của họ.

Thêm vào đó, khi công ty ngày 1 phát triển, gồm 30.000 người hoạt động trên 10 quốc gia khác nhau và hơn 20 văn phòng trên toàn thế giới thì ngôn ngữ cũng là một vấn đề. Hiện nay những trao đổi, chat trên Workplace có thể được dịch sang các ngôn ngữ khác nhau, điều này giúp khoảng 2.000 nhân viên là người nước ngoài thì khi chat trên Workplace, mọi người có thể đọc được thông tin của nhau vì nó được dịch sang ngôn ngữ của họ.

Một ưu điểm được lãnh đạo FPT chỉ ra là, tính năng Quản lý tri thức của Workplace.

“Chúng tôi có đến 30.000 người là 30.000 ý tưởng. Vậy làm thế nào để tập hợp tri thức ý tưởng của những người này và lưu trữ được những tri thức đó. Ví dụ: ngày hôm nay các bạn không biết giải quyết vấn đề gì, các bạn post lên Facebook Workplace thì sẽ có người này người kia có ý kiến giúp bạn giải quyết ngay điều đó rất nhanh và sự sáng tạo trong doanh nghiệp được khuyến khích phát triển”, ông Hà nói.

Ngoài ra, ông Hà cũng cho rằng, Workplace phù hợp với mô hình nhân lực trẻ hiện nay – họ có tri thức, được tôn trọng, có quyền trình bày ý tưởng. Workplace cho phép doanh nghiệp khai thác được tri thức ý tưởng sáng tạo của người trẻ.

“Mô hình quản tri truyền thông công ty thay đổi từ hình tháp sang hình ngang, mọi người được quyền đưa ý kiến và tôn trọng lẫn nhau. Workplace giúp mọi người Connect (kết nối) và Open (Chia sẻ cởi mở). Từ chủ tịch đến nhân viên đều có quyền đưa ra ý kiến và mọi ý kiến đều được công khai và chia sẻ, được tôn trọng lẫn nhau. Và Workplace cũng cho phép hình thành những người gọi là influencers có nghĩa là họ có ý tưởng hay, có sáng tạo, đóng góp và được đánh giá và xem trọng”, ông nói thêm.

Tăng kết nối, bảo mật và tiết kiệm chi phí và thời gian

Theo thống kê của Facebook, hiện nay có 14.000 công ty đang sử dụng giải pháp Workplace. Trong đó có những công ty rất nhỏ chỉ có chục nhân viên cho tới những tổ chức rất lớn như chính phủ Singapore có tới 140.000 nhân viên kết nối trên nền tảng Workplace. Mặc dù cùng là “mạng” và cùng một “cha đẻ” nhưng Facebook và Workplace có những điểm khác biệt và thích hợp với mỗi môi trường sử dụng khác nhau.

Theo ông Ramesh Gopalkrishna- Phụ trách khu vực APAC của Workplace: Có thể cho thấy là các công ty chúng tôi cung cấp giải pháp này có từ chục nhân viên cho tới hàng chục ngàn nhân viên. Và một khi họ thấy nhân viên của họ sử dụng di động nhiều hoặc phân tán ra nhiều địa điểm thì đó là công ty thích hợp để sử dụng giải pháp này còn quy mô thì không quan trọng.

“Khi dùng nhóm trong Workplace nhân viên nào nghỉ việc sẽ mất quyền truy cập trong khi nếu dùng facebook cá nhân tạo nhóm sẽ dẫn đến trường hợp quên xoá bỏ account đó. Workplace còn cho phép tích hợp các nền tảng ứng dụng trong công việc như Microsoft Office, Box, Drive”, ông Ramesh Gopalkrishna nói.

Còn theo ông Hoàng Việt Hà, FPT có 1 công ty start-up nhỏ khoảng 50-60 người thì hiện nay họ dùng Workplace cho cả công việc 100%, email dùng với khách bên ngoài còn trao đổi nội bộ dùng Workplace.

“Còn một số công ty dùng Facebook trao đổi thi hiện nay đang gặp phải vấn đề security, quản lý. Dùng Facebook thông thường rất khó quản lý các hạng mục nên chuyển sang Workplace để quản lý dễ dàng các thành viên và tăng được tính bảo mật hơn. Hơn nữa Workplace có tính năng quản trị nhóm dự án và có thể tích hợp với các phần mềm hay ứng dụng dùng trong công việc khác tăng tính hiệu suất công việc”, ông Hà cho biết.

Ngoài hiệu quả trong giao tiếp nội bộ đạt được khi sử dụng Workplace, ông Hà cũng đề cập tới hiệu quả trong tiết kiệm chi phí. Ví dụ, khi sử dụng ứng dụng của Workplace, doanh nghiệp có thể bớt sử dụng email cho đội ngũ nhân viên bán lẻ bên ngoài. Ngoài ra, phải kể tới việc tiết kiệm thời gian trao đổi thông tin.

“Ông Trương Gia Bình không cần gửi email cho một ai cả, mà chỉ cần post một cái câu hỏi hay vấn đề ông quan tâm lên Workplace, trong một vài giây thôi là sẽ có người trả lời, như thế rõ ràng việc truyền thông đạt được hiệu quả và tốc độ cao hơn”, ông nói thêm.

Hà Anh