Minh bạch hóa đơn, chứng từ trở thành lợi thế của doanh nghiệp F&B

Thị trường kinh doanh ăn uống tại Việt Nam đang cho thấy những tín hiệu phục hồi rõ nét sau giai đoạn biến động. Theo báo cáo thị trường Kinh doanh Ẩm thực Việt Nam do iPOS.vn và Nestlé Professional công bố, năm 2025, quy mô thị trường F&B Việt Nam đạt khoảng 726.500 tỷ đồng (tăng 5,5% so với năm trước), với tổng số cửa hàng đạt khoảng 329.500 đơn vị (tăng 2%). 

Tuy nhiên, báo cáo cũng chỉ ra phía sau sự phục hồi của thị trường F&B là một bước chuyển dịch đáng chú ý trong cách doanh nghiệp F&B quản trị và lựa chọn nhà cung cấp B2B. Khi áp lực biên lợi nhuận ngày càng đè nặng, các nhà hàng, khách sạn, bếp ăn công nghiệp không còn chỉ tìm nguồn hàng theo tiêu chí “giá tốt nhất”. 

Thay vào đó, họ bắt đầu ưu tiên những đối tác có khả năng cung ứng ổn định, chất lượng đồng đều và chứng từ đầy đủ. Số liệu báo cáo, 67% doanh nghiệp F&B tham gia khảo sát lựa chọn “độ ổn định về chất lượng và nguồn cung” là tiêu chí quan trọng nhất.

Đáng chú ý, “khả năng cung cấp hóa đơn GTGT đầy đủ” cũng trở thành tiêu chí xếp thứ ba, được 52% doanh nghiệp lựa chọn. Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn giá trị gia tăng, thuế và chứng từ nhập hàng ngày càng được chuẩn hóa, doanh nghiệp F&B buộc phải nhìn lại toàn bộ quy trình trong hạch toán chi phí, đối soát công nợ và chứng minh nguồn gốc giao dịch.

Khi thiếu hóa đơn giá trị gia tăng hoặc chứng từ nhập hàng hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp khó trong hạch toán chi phí, đối soát công nợ và chứng minh nguồn gốc giao dịch. Một số cơ sở còn đối mặt với rủi ro khi phải xử lý hóa đơn theo cách bị động, như gom chứng từ sau giao dịch, nhận hóa đơn không phản ánh đúng dòng hàng, hoặc phụ thuộc vào các nguồn hóa đơn thiếu tin cậy.

Rủi ro tài chính này trở nên đáng chú ý hơn dưới tác động của Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/6/2025. Cụ thể, với những sửa đổi, bổ sung quy định nghiêm ngặt về hóa đơn - chứng từ, trong đó có quy định liên quan đến hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cùng yêu cầu kết nối dữ liệu thời gian thực với cơ quan thuế, đã đặt doanh nghiệp vào thế phải thay đổi triệt để.

Yêu cầu mới buộc doanh nghiệp F&B thuộc diện áp dụng phải nhìn lại toàn bộ quy trình nhập hàng. Áp lực không chỉ nằm ở khâu xuất hóa đơn cho khách hàng, mà còn lan ngược về toàn bộ chuỗi vận hành: nguyên liệu nhập từ đâu, nhà cung cấp nào giao, thời điểm giao và số lượng thực nhận thế nào, chứng từ đi kèm có đủ tính pháp lý hay không.

Đây cũng là khoảng trống mà Freso - sàn thương mại điện tử nông sản giá sỉ B2B đang hướng tới giải quyết. Thay vì duy trì mô hình nhập hàng truyền thống và rời rạc qua gọi điện, nhắn tin, ghi sổ hay trao đổi trực tiếp, Freso số hóa hành trình mua bán nguyên liệu nông sản giữa nhà hàng và nhà cung cấp trên một nền tảng quản trị tập trung.

Tại Freso, mọi điểm chạm trong hành trình giao dịch được số hoá và ghi nhận trên cùng một hệ thống từ khâu yêu cầu, phê duyệt, xác nhận, giao nhận đến xuất hóa đơn. Mỗi điểm chạm đều tạo ra dữ liệu minh bạch cho phép kiểm tra và truy xuất nguồn gốc bất cứ lúc nào.

Đồng thời, việc đồng bộ hóa dữ liệu trên hệ thống có thể giúp bộ phận mua hàng, vận hành và kế toán của doanh nghiệp có cùng một nguồn dữ liệu để đối chiếu. Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản trị, kiểm tra đơn hàng theo nhà cung cấp, mốc thời gian, nhóm mặt hàng và các chứng từ liên quan.

Tính năng này mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng với các chuỗi nhà hàng, khách sạn hoặc bếp ăn công nghiệp. Khi quy mô điểm bán mở rộng, tần suất và số lượng giao dịch nhập hàng mỗi ngày cũng sẽ tăng lên đáng kể. Nếu vẫn “bám víu” vào quy trình và thao tác thủ công, những sai lệch nhỏ ở từng điểm bán sẽ có thể tích tụ thành rủi ro lớn, trực tiếp đe dọa đến chi phí vận hành, tồn kho, chất lượng nguyên liệu, chứng từ đầu vào và rủi ro pháp lý về thuế. Freso xuất hiện để triệt tiêu hoàn toàn nguy cơ đó.

Thị trường F&B Việt Nam đang tiếp tục tăng trưởng nhưng cũng bước vào giai đoạn sàng lọc mạnh hơn bao giờ hết. Trong bối cảnh đó, Freso không chỉ là một kênh cung ứng nguyên liệu thực phẩm giá sỉ đơn thuần, mà còn hướng tới vai trò hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa giao dịch B2B ngay từ gốc, biến nỗi lo về hóa đơn, chứng từ và truy xuất dữ liệu thành lợi thế vận hành trong dài hạn.

Ở góc nhìn rộng hơn, việc chuẩn hóa - minh bạch hóa đơn, chứng từ chính là chìa khoá góp phần tối ưu hoá toàn diện hệ thống quản trị. Doanh nghiệp nào chuẩn hóa được dữ liệu nhập hàng sớm sẽ có lợi thế trong việc kiểm soát chi phí, đáp ứng đầy đủ quy định pháp lý và hỗ trợ việc mở rộng quy mô một cách bài bản nhất.

Trải nghiệm giải pháp chuẩn hóa quy trình nông sản cùng Sàn thương mại điện tử nông sản B2B - Freso tại Website: Freso.vn hoặc cập nhật các thông tin và chương trình khuyến mại mới nhất tại Fanpage Facebook Freso.