Vì sao nhiều hồ sơ đất đai nhanh hơn khi qua "cò"?

Một khách hàng mang hồ sơ đất bị trả lại lần thứ ba đến gặp tôi và hỏi liệu có nên bỏ tiền nhờ "cò" (dịch vụ) làm hộ cho nhanh, thay vì tiếp tục tự nộp. Câu hỏi của khách hàng khiến tôi phải nhìn lại một khoảng cách mà lẽ ra không nên tồn tại: cùng một thủ tục, hồ sơ qua "cò" có thể "trôi" nhanh hơn hồ sơ người dân tự làm.

Khoảng cách này không phải chuyện đồn thổi. Tại phiên chất vấn của Hội đồng nhân dân tỉnh Nghệ An ngày 14/7, một đại biểu nêu thẳng vấn đề: người dân tự nộp hồ sơ biến động, cấp đổi giấy chứng nhận thường bị trả đi trả lại, còn hồ sơ qua "cò" lại được xử lý nhanh hơn. Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường tỉnh giải thích rằng người làm dịch vụ có kinh nghiệm, chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ, còn người dân ít làm thủ tục nên dễ thiếu sót hơn.

Lời giải thích ấy không hẳn vô lý. Người làm nghề, dù là nghề không chính thức, vẫn thường thạo việc hơn người chỉ đi làm thủ tục một lần trong đời. Nhưng thạo việc và được đối xử khác đi là hai chuyện khác nhau.

Theo Bộ luật Dân sự năm 2015, người được ủy quyền chỉ đứng thay chủ thể để thực hiện đúng phần việc được giao, không tạo ra bất kỳ vị thế pháp lý nào cao hơn người tự đứng ra nộp. Nếu đúng luật, hai bộ hồ sơ phải chịu chung một tiêu chí xét duyệt, không có ngoại lệ nào cho phép bên nào được ưu tiên.

Vấn đề vì vậy không nằm ở việc pháp luật cho phép đặc quyền nào đó. Nó nằm ở chỗ thực tế có những nơi - dù có thể chỉ là cục bộ - câu chuyện nêu trên đang vận hành như thể đặc quyền ấy tồn tại, dù không văn bản nào cho phép. Và thứ tạo ra khoảng cách đó không phải là quyền hạn, mà là thông tin.

Người làm dịch vụ biết chính xác mẫu đơn nào đang dùng, giấy tờ nào hay bị soi, cán bộ ở khâu nào thường yêu cầu bổ sung điều gì. Đó là thông tin vận hành nội bộ lẽ ra phải công khai cho bất kỳ ai bước vào quầy tiếp nhận, chứ không nên là "vốn liếng riêng" của một nghề chưa từng được cấp phép chính thức.

Sự khác biệt giữa quy trình chính thức và quy trình vận hành trên thực tế giải thích vì sao hai bộ hồ sơ giống hệt nhau về nội dung lại có hai số phận khác nhau. Trên văn bản, cả hai đều đi qua cùng một bộ tiêu chí, cùng một thời hạn xử lý. Trên thực tế, người biết trước mẫu đơn chuẩn, biết trước điểm cán bộ hay soi, gần như đã vượt qua vòng sàng lọc đầu tiên trước khi hồ sơ được đọc. Người không biết những điều đó phải tự học qua chính những lần bị trả lại, mỗi lần trả lại là một lần trả giá bằng thời gian cho một thông tin đáng lẽ được cho không. Chênh lệch không nằm ở tờ giấy, mà nằm ở việc ai phải tự đi tìm thông tin và ai được thông tin tìm đến trước.

Ngày 5/8, Chính phủ ban hành Nghị định 309/2026/NĐ-CP, sửa cơ chế một cửa theo hướng khi hồ sơ chưa đầy đủ, người tiếp nhận phải nêu rõ lý do và hướng dẫn đầy đủ trong một lần, thay vì để người dân tự mò mẫm qua từng lần trả hồ sơ. Đây là bước sửa đúng chỗ đáng sửa nhất: nếu danh mục giấy tờ đã công khai, không có lý do gì để một hồ sơ bị trả đến lần thứ hai, thứ ba vì những lỗi lẽ ra phải phát hiện ngay từ đầu.

Nhưng với hồ sơ đất đai, khi cấp giấy chứng nhận, cơ quan quản lý còn phải xác minh nguồn gốc sử dụng đất, đo đạc thực địa, đối chiếu dữ liệu địa chính. Đây là những việc chỉ có thể phát hiện sau khi hồ sơ đã nằm trong tay cơ quan, không phải nhìn là biết ngay. Diện tích đo thực tế lệch so với giấy tờ cũ, tranh chấp từ người thứ ba xuất hiện giữa chừng, đó là những tình huống có thật, không thể quy hết cho việc cán bộ chưa hướng dẫn đủ từ lần đầu.

Từ đây, theo tôi cần tách bạch hai khái niệm đang bị gộp chung thành một: thiếu sót nhận biết được ngay và tình tiết chỉ phát sinh khi thẩm tra. Loại thứ nhất là sai mẫu đơn, thiếu chữ ký, thiếu bản sao công chứng, những lỗi có thể nhìn ra trong lần tiếp nhận đầu tiên. Với loại này, pháp luật đã đúng khi buộc cơ quan hướng dẫn đủ trong một lần, còn đòi thêm là lỗi của cơ quan.

Loại thứ hai là tình tiết chỉ lộ ra sau khi đo đạc, xác minh, đối chiếu dữ liệu. Yêu cầu bổ sung ở đây vẫn chính đáng, nhưng cần một điều kiện mà quy định hiện hành chưa nhắc tới: cơ quan phải nêu rõ bằng văn bản tình tiết mới là gì, vì sao ban đầu chưa thể xác định, và căn cứ vào quy định nào.

Thiếu ranh giới đó, cán bộ hoàn toàn có thể viện lý do tình tiết mới phát sinh để tiếp tục trả hồ sơ của người tự nộp, trong khi xử lý "gọn" cho hồ sơ của người đã biết cách tránh cả hai loại lỗi ngay từ đầu.

Ngày 7/9, Bộ Nông nghiệp và Môi trường ra công văn yêu cầu chấm dứt tình trạng hồ sơ qua ủy quyền được xử lý thuận lợi hơn hồ sơ tự nộp. Điểm đáng chú ý không chỉ nằm ở việc nhắc lại nguyên tắc không phân biệt, mà còn ở cách đặt vấn đề: từ chỗ coi đây là chuyện cá biệt của từng địa phương, sang thừa nhận đây là một lỗ hổng mang tính hệ thống cần chấn chỉnh trên diện rộng.

Nhưng một công văn nhắc nhở khó đi xa nếu không kèm cơ chế buộc thực thi và công cụ giám sát cụ thể ở cấp thực hiện, nơi một câu nhắc nhở từ cấp Bộ có thể bị diễn giải khác đi khi xuống đến từng bàn tiếp nhận.

Với câu chuyện hồ sơ đất đai, công cụ đó có thể rất đơn giản: quy định mọi yêu cầu bổ sung từ lần thứ hai trở đi phải lập thành văn bản, nêu rõ tình tiết mới, thời điểm phát hiện và căn cứ pháp lý, để người dân có cơ sở đối chiếu và khiếu nại nếu cần. Một yêu cầu bằng miệng có thể được lặp lại tùy tiện; một yêu cầu bắt buộc thể hiện bằng văn bản thì khó bị dùng làm cái cớ mỗi khi muốn kéo dài thời gian xử lý.

Một chính sách hướng tới xóa bỏ khoảng cách giữa hồ sơ của dân và hồ sơ của dịch vụ không thể chỉ dừng ở việc nhắc cán bộ đối xử công bằng hơn. Nó cần trao cho người dân công cụ để tự bảo vệ phần công bằng đó, thay vì tiếp tục trông chờ vào thiện chí của người tiếp nhận.

Với khách hàng ở đầu câu chuyện, câu trả lời của tôi không phải khuyên họ đi tìm "cò" mà soạn giúp họ một văn bản yêu cầu cơ quan tiếp nhận nêu rõ căn cứ của lần trả hồ sơ thứ ba. Không cần đến dịch vụ nào đứng giữa, hồ sơ được xử lý dứt điểm ngay sau đó.

Điều đáng nói không phải là tôi đã giúp được một khách hàng, mà là cách duy nhất để một quyền vốn đã có trên luật trở thành thứ cầm nắm được trên thực tế lại chính là điều bất kỳ ai cũng có thể tự làm, không cần một luật sư đứng ra thay mặt.

Chuyên mục TÂM ĐIỂM mong nhận được ý kiến của bạn đọc về nội dung bài viết. Hãy vào phần Bình luận và chia sẻ suy nghĩ của mình. Xin cảm ơn!