Trộn thư và liên kết dữ liệu giữa Word và Excel 2007

Thứ ba, 06/11/2007 - 08:28

(Dân trí) - Bạn có một bảng dữ liệu dạng một bảng lương hoặc sổ địa chỉ trong Excel nhưng lại không muốn in theo kiểu Excel mà muốn nhúng nó vào trong Word trong đó đặc biệt muốn in mỗi dòng (bản ghi) trên một trang dữ liệu đã được trình bày trong Word. Tính năng trộn thư (Mail Merger) trong Word sẽ cho phép bạn làm được điều đó một cách dễ dàng.

Vậy tại sao không làm tất cả trên Excel? Về lý thuyết thì hoàn toàn có thể làm được tất cả trên Excel, nhưng sở trường của Excel là tính toán và quản lý dữ liệu chứ không phải trình bày. Vì thế để vừa có được kết quả tính toán vừa lại trình bày đẹp thì người dùng phải sử dụng tính năng trộn thư (Mail Merge) của Word để có thể trình bày trong Word nhưng lại lấy dữ liệu từ file Excel.

Lấy ví dụ chúng ta có một bảng lương trong Excel và giờ muốn in thành các phiếu lương trong Word. Công việc được tiến hành như sau:

Phần 1. Lập bảng và nhập dữ liệu trong Excel rồi lưu lại và đặt cho nó một cái tên nào đó (Ví dụ Bang Luong T11-2007) rồi đóng Excel lại.

Trộn thư và liên kết dữ liệu giữa Word và Excel 2007 - 1

Mẫu Bảng Lương (Nên dùng Unicode)

Phần 2. Tạo mẫu và nhúng dữ liệu vào trong Word.

Bước 1. Tạo mẫu phiếu lương trong Word với đầy đủ thông tin cần in.

Trộn thư và liên kết dữ liệu giữa Word và Excel 2007 - 2

Mẫu Phiếu Lương

Bước 2. Chọn lệnh Mailings/Select Recipients/Use Existing List: lấy dữ liệu từ một nguồn có sẵn

Bước 3. Mở nơi chứa bảng dữ liệu, chọn tên bảng dữ liệu (Bang Luong T11-2007) rồi chọn Open. Sau đó máy sẽ yêu cầu chọn Sheet dữ liệu cần lấy trong file Excel mà người dùng vừa chọn. Mặc định máy sẽ chọn sheet đầu tiên.

Bước 4. Nhúng dữ liệu vào mẫu:

- Kích chuột vào vị trí cần liên kết dữ liệu (Họ và tên) rồi chọn Mailings/Insert Merge Field rồi chọn tên trường tương ứng với chỗ cần liên kết (Họ và tên)

- Thao tác lần lượt cho đến hết các trường

Bước 5. Kiểm tra kết quả bằng cách bấm chuột vào nút Preview Results

Bước 6. Kết thúc.

- Chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/Print Documents. Lúc này người dùng có thể lựa chọn in tất cả các bản ghi hoặc chỉ in một số bản ghi theo số thứ tự được khai báo.

- Nếu không in ra luôn mà chỉ xuất thành từng phiếu lương để lưu lại thì chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/Edit Individual Documents

Chú ý: Nguồn dữ liệu không nhất thiết phải lập trong Excel, có thể lập thành một bảng lưu trong một file Word. Tuy nhiên, nếu lưu ở dạng Doc thì file đó chỉ được phép lưu đúng 1 bảng dữ liệu đó.

Quốc Long