Hệ thống phần mềm quản lý du lịch i-LaTour

I-LaTour là hệ thống phần mềm quản trị dành cho doanh nghiệp du lịch, lữ hành. Đây là một trong số 10 sản phẩm lọt vào vòng chung khảo Giải thưởng Nhân tài Đất Việt 2009 ở nội dung sản phẩm có tiềm năng ứng dụng.

Hàng chục nhân lực đã tham gia làm việc tập trung và không tập trung từ khâu nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nghiệp vụ, phân tích, thiết kế, phát triển, kiểm thử, vận hành thử nghiệm, tư vấn triển khai, huấn luyện người dùng, hỗ trợ sau triển khai, bảo dưỡng hệ thống, nâng cấp...

Tuy nhiên, công việc phát triển phần mềm này lại không hề đơn giản. Bên cạnh những khó khăn về áp lực tài chính, nhân sự là những trở ngại đến từ kiến thức và quy chuẩn nghiệp vụ, khó khăn về kỹ thuật công nghệ...

Song, khó khăn khó kiểm soát nhất là khâu tương tác với khách hàng khi tư vấn, huấn luyện sử dụng, đưa hệ thống vào vận hành và hỗ trợ sau triển khai. Ban điều hành doanh nghiệp du lịch có hiểu biết khá tốt về lợi ích phần mềm và công nghệ thông tin mang lại, nhưng những người thật sự sử dụng hệ thống phần mềm hàng ngày lại là nhân viên nghiệp vụ. Những người này chưa được hỗ trợ đúng mức về thời gian để tiếp nhận hệ thống, cũng như chưa được chuẩn bị sẵn sàng để thay đổi và tiếp nhận cách làm mới này.

Nhằm xóa dần những khó khăn này, công ty LIT Solution chỉ cử đến khách hàng những chuyên viên tư vấn hệ thống có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc, có ít nhất 2 năm làm việc trực tiếp với nhóm phát triển hệ thống và vượt qua kỳ huấn luyện nội bộ về tư vấn và triển khai hệ thống. Yêu cầu khắc khe nhằm hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro cho khách hàng để những khoản đầu tư của doanh nghiệp là thật sự hữu ích.

Trước hết, i-LaTour cung cấp một môi trường làm việc đồng nhất, quy chuẩn, kết nối chặt chẽ và xuyên suốt hoạt động ở bộ phận tiếp thị, bán hàng, điều hành tour, kế toán, quản lý, quản trị hệ thống… Hệ thống phầm mềm này hỗ trợ người dùng từ khâu tiếp nhận yêu cầu khách hàng, tính giá, báo giá, tổ chức thực hiện tour, quyết toán tour, tổng kết đánh giá tour và thực hiện các báo cáo, dự báo, thống kê. Đặc biệt, kho thông tin khách hàng, du khách, người liên hệ được tổ chức đa chiều và dễ dàng truy cập sẽ hỗ trợ đắc lực trong công tác tiếp thị, bán hàng và chăm sóc hậu mãi.

I-LaTour được xây dựng phục vụ cho các cấp người dùng khác nhau. Tương ứng từng vai trò, người dùng sẽ được quyền thao tác trên các chức năng và dữ liệu khác nhau. Đặc biệt phân quyền động có thể cho phép thiết lập phân quyền chi tiết các hạng mục trên màn hình.

Đội ngũ bán tour (Salesperson), phòng kinh doanh sẽ thao tác với các dữ liệu liên quan đến giao dịch khách hàng và sản phẩm tour, dịch vụ bán ra cho khách hàng; đồng thời tương tác với các bộ phận khác như điều hành tour, kế toán để hoàn thiện quy trình bán hàng.

Đội ngũ điều hành tour (Operator) thao tác với các chức năng liên quan đến tổ chức thực hiện tour, đảm bảo các tour được thực hiện, tổ chức đúng yêu cầu khách hàng; hỗ trợ tương tác với các nhà cung cấp dịch vụ như Hotel, Restaurant, Car, Airlines...

Kế toán (Accountant) theo dõi chi tiết tình hình thanh toán, chi trả của từng khách hàng tương ứng với các đợt thanh toán; tương tác và làm việc với đội ngũ bán tuor để có thể đẩy nhanh tiến trình thanh toán từ khách hàng; tương tác với đội ngũ điều hành và nhà cung cấp dịch vụ để theo dõi thanh toán chi trả.

Các cấp quản lý (Manager) có thể theo dõi được các dự báo tình hình kinh doanh, các báo cáo hoạt động kinh doanh và các thống kê khác phục vụ cho việc lập chiến lược và kế hoạch cho tương lai. Tất cả hoạt động của các phòng ban đều được phản ánh trung thực qua hệ thống báo biểu.

Quản trị hệ thống (System admin) sẽ thực hiện việc quản lý tài khoản người dùng, các chức năng cấu hình hệ thống và các thông số kỹ thuật dùng chung.

Khi ứng dụng i-LaTour, các doanh nghiệp du lịch, lữ hành quy mô vừa và nhỏ, có quy trình chưa rõ ràng có thể tận dụng quy trình sẵn có của phần mềm giúp rút ngắn giai đoạn tìm tòi, định hình và ổn định quy trình hoạt động; doanh nghiệp hoạt động lâu năm có thể bổ sung thêm vào quy trình hiện có những ưu việt từ phần mềm i-LaTour để cải tiến hơn nữa hiệu suất hoạt động.

Hiện tại, nhóm phát triển phần mềm thuộc công ty LIT Solution đang có gắng hoàn thiện hệ thống với mong muốn sản phẩm này sẽ được phổ biến như một công cụ không thể thiếu hỗ trợ công việc hàng ngày; đóng góp vào việc quy chuẩn nghiệp vụ du lịch, tiết giảm chi phí vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh cho ngành du lịch.

T.N