FicaNhững việc Văn phòng HĐND, UBND xã, phường mới phải "ôm trọn"
(Dân trí) - Là một trong ba phòng chuyên môn cấp xã, Văn phòng HĐND, UBND gánh khối lượng nhiệm vụ đa tầng, từ tham mưu điều hành, giải quyết dịch vụ tư pháp - hộ tịch tới tổ chức đối ngoại tại cơ sở.
Vai trò hành chính, tham mưu tổng hợp
Văn phòng đóng vai trò đầu mối lập và điều phối toàn bộ chương trình, kế hoạch công tác của HĐND, Thường trực HĐND và UBND xã; xây dựng lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu, biên bản, dự thảo nghị quyết, quyết định trình lãnh đạo ký ban hành.
Song song, đơn vị quản trị luồng văn bản đi - đến, vận hành hệ thống văn thư điện tử, theo dõi, đôn đốc cơ quan chuyên môn thực hiện kết luận của chủ tịch UBND.
Ở mặt nội bộ, Văn phòng quản lý ngân sách, tài sản công và cơ sở vật chất, bảo đảm hậu cần - CNTT, an ninh trật tự trụ sở; đồng thời phụ trách tiếp công dân, vận hành bộ phận "một cửa", ghi nhận kiến nghị, khiếu nại ban đầu để chuyển cơ quan thẩm quyền giải quyết.
Những nhiệm vụ này được xác lập tại Điều 15 Nghị định 150, đồng thời cụ thể hoá qua các thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ về chuẩn hoá vị trí việc làm và chuyển đổi số cấp xã.
Văn phòng quản lý ngân sách, tài sản công và cơ sở vật chất, bảo đảm hậu cần (Ảnh minh họa: DT)
Nhiều trách nhiệm trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch
Khối lượng nghiệp vụ tư pháp được phân cấp sâu, giao trực tiếp cho Văn phòng, bao gồm:
Hoà giải ở cơ sở: tiếp nhận, chủ trì hoà giải tranh chấp dân sự, lao động, hôn nhân-gia đình… dựa Luật Hoà giải cơ sở.
Chứng thực: bản sao, chữ ký, hợp đồng, giao dịch và các văn bản Bộ Tư pháp phân cấp.
Quản lý hộ tịch: đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử; cấp trích lục, xác nhận tình trạng hôn nhân.
Cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1 cho trường hợp không án tích, kết nối CSDL quốc gia.
Phổ biến, giáo dục pháp luật và trợ giúp pháp lý ban đầu cho người dân, doanh nghiệp.
Tiếp nhận, chuyển đơn khiếu nại - tố cáo; phiếu thống kê, lưu trữ hồ sơ định kỳ lên cấp huyện.
Phối hợp thi hành án, xử phạt vi phạm hành chính; quản lý tổ hoà giải, cộng tác viên pháp luật tại thôn, khóm.
Thực hiện thủ tục bổ trợ tư pháp được phân cấp (đăng ký hoạt động trung tâm trọng tài, cấp - thu hồi chứng chỉ hành nghề đặc thù) theo Nghị định 121/2025.
Nhiều thủ tục thuộc lĩnh vực Tư pháp được phân quyền cho cấp xã (Ảnh: Trịnh Nguyễn).
Nhiệm vụ đối ngoại
Văn phòng chịu trách nhiệm hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ xin phép các đoàn ra, đoàn vào; phối hợp sở ngoại vụ và công an xử lý thủ tục xuất nhập cảnh, an ninh, y tế; đồng thời tổ chức lễ tân, hậu cần và phiên dịch cho các đoàn khách quốc tế đến thăm, khảo sát hay thực hiện chương trình thiện nguyện.
Hoạt động tuyên truyền, thông tin đối ngoại cũng do cấp xã đảm nhận nhằm tăng cường hiểu biết của cộng đồng quốc tế về văn hóa và tiềm năng kinh tế địa phương.
Song song với đó, cán bộ Văn phòng cũng thẩm định hồ sơ viện trợ phi chính phủ nước ngoài có giá trị nhỏ, giám sát tiến độ và hiệu quả dự án trên địa bàn, kịp thời tổng hợp số liệu gửi Sở Ngoại vụ và Bộ Ngoại giao.
Đối với các xã biên giới, hải đảo, UBND xã phải phối hợp chặt chẽ với Bộ đội Biên phòng trong bảo vệ đường biên, mốc giới, xử lý sự kiện biên giới phát sinh; đồng thời chủ trì hoạt động "ngoại giao nhân dân", kết nghĩa thôn, bản hai bên biên giới, giao lưu văn hóa - thể thao.
Về thẩm quyền hành chính, UBND xã được phát hành thư mời, giấy mời cho khách nước ngoài trong phạm vi kế hoạch đã phê duyệt; xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử quản lý đoàn vào - ra, dự án phi chính phủ (NGO), quà tặng; định kỳ hoặc đột xuất gửi báo cáo cho tỉnh, Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan.
