Tránh những lỗi thường gặp trong trao đổi bằng email

Vì vậy, để tránh những lỗi thường gặp này, hãy thử xem, liệu bạn đã lưu tâm tới các vấn đề dưới đây khi gửi email trao đổi công việc chưa.

Rà soát lỗi soạn thảo

Quy tắc đầu tiên khá đơn giản, đừng để email của bạn mắc các lỗi chính tả hay ngữ pháp. Hãy đọc thật kỹ nội dung cần trao đổi trước khi gửi đi. Nếu viết tiếng Anh, bạn có thể sử dụng tính năng tự kiểm tra ngữ pháp và chính tả đã tích hợp trong phần mềm soạn thư. Việc viết nhầm hay viết sai có thể xảy ra, nhưng bạn hoàn toàn có thể khắc phục các lỗi nhỏ lẻ đó nếu đọc lại cẩn thận trước khi gửi. Người nhận email có thể sẽ coi thường bạn nếu họ bắt gặp lỗi chính tả hay ngữ pháp trong nội dung thư. Bởi điều đó chứng tỏ, có thể bạn đã vội vàng trong khi đánh máy hoặc không thực sự quan tâm tới người nhận email.

Giọng điệu trao đổi

Quy tắc tiếp theo, bạn nên kiểm tra giọng điệu đã viết trong email có thực sự là giọng điệu bạn muốn gửi tới người nhận. Việc tạo ra sắc thái giọng điệu trong email là điều không đơn giản và hầu hết mọi người không quan tâm chăm chút tới yếu tố này. Bạn nên tránh cách gửi email chỉ để hỏi ngay lập tức vấn đề quan tâm. Hãy gửi tới người nhận một lời chào trước để bức email có một giọng điệu ôn hòa, dễ chịu hơn.

Không dùng CAPSLOCK

Đừng bao giờ bật nút CAPSLOCK khi soạn sảo email. Việc viết email bằng chữ in hoa khiến người nhận nghĩ bạn như đang muốn hét vào mặt họ vậy. Cũng như thế, đừng bao giờ sử dụng tiếng lóng cũng như viết tắt trong email. Và hơn hết thảy, đừng bao giờ dùng ngôn ngữ tục tĩu trong các thư trao đổi công việc. Có thể bạn bè bạn thích ngôn ngữ ấy, nhưng đồng nghiệp sẽ không đánh giá cao nó đâu. Một trong những sai lầm rất lớn của mọi người là thường viết email quá dài. Hãy nhớ rằng, người nhận không có nhiều thời gian để đọc, thế nên, hãy tập trung vào vấn đề cần trao đổi nhất. Hãy chỉ hỏi những câu bạn cần mà thôi.

Đừng bắt người nhận phải đoán

Một sai lầm khác cũng rất dễ mắc phải với nhiều người là dùng nickname hoặc không nói rõ tên tuổi của mình trong khi liên hệ. Những người nhận được email của bạn có thể sẽ không thấy tên bạn có gì đáng buồn cười hoặc sẽ không có nhã hứng cộng tác cùng bạn. Cách dễ dàng nhất là hãy dùng địa chỉ email giúp người nhận nhận ra ngay tên của bạn. Chẳng hạn, nếu tên bạn là XYZ, hãy sử dụng địa chỉ mail là XYZ@email.com.

Một điểm nữa bạn cũng rất nên lưu ý là hãy tỏ ra lịch thiệp. Có một cách đơn giản nhất để tránh được lỗi này là bạn nên luyện tập nó hàng ngày. Hãy nhớ cảm ơn người khác bất cứ khi nào có thể.

Nếu tránh được tất cả những lỗi vừa nêu trên, chắc chắn, kỹ năng giao tiếp bằng email của bạn đã đạt mức “tuyệt đỉnh” rồi đó.