Phân loại công việc để quản trị tốt thời gian

Ma trận quản trị thời gian

Quản trị thời gian là một chủ đề không mới nhưng vẫn luôn được nhắc lại đối với những nhà quản trị bận rộn. Thời gian là "vàng bạc" hay không tùy thuộc vào việc người ta đang "làm chủ” hay đang là "nô lệ” của thời gian.

Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian  trống xuất hiện ngoài dự báo.

Nói chung, người biết quản trị thời gian là người biết phân loại đúng công việc mình cần làm vào từng nhóm, nhóm nào dành thời gian nhiều nhất và nhóm nào có thể rút ngắn thời gian. Họ biết từ chối những lời đề nghị không hữu ích làm tốn thời gian, tập trung vào làm việc để sau đó có những phút giây nghỉ ngơi, thư giãn thoải mái. Để có cơ sở phân loại, trước tiên cần liệt kê công việc cần làm.

Một trong những công cụ thông dụng để phân loại thời gian là ma trận quản trị thời gian, được cho là do Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Eisenhower đề xuất.

Bốn nhóm công việc

Ma trận quản trị thời gian chia công việc ra thành bốn nhóm, dựa vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc đó. Quan trọng là việc thời gian đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu, sau khi hoàn thành sẽ giúp tiến gần hơn với mục tiêu đã định. Việc khẩn cấp yêu cầu sự chú ý và triển khai đúng thời gian thường liên quan đến người khác. Sau đây là mô tả bốn nhóm công việc này.

Để học cách sử dụng thời gian hiệu quả, cần hiểu bản thân thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, nắm rõ những mục tiêu cơ bản trong công việc, tổ chức tốt công việc, phát triển những mối quan hệ trong công việc thông qua giao tiếp và kiểm soát thời gian bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và biết sử dụng những khoảng thời gian  trống xuất hiện ngoài dự báo.

Đầu tiên là nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp. Đây là nhóm công việc bắt buộc phải tiến hành ngay và thường gây khủng hoảng nhiều nhất. Có thể là những công việc đến hạn và đoán trước được thời gian xảy ra như nợ đến hạn trả, lễ kỷ niệm của công ty, những công việc tồn đọng do lười hay "quên" như lịch nộp báo cáo công việc, soạn nội dung bài nói chuyện trước công ty.

Cũng có thể là những công việc xảy đến đột ngột, không đoán trước được thời điểm xảy ra, như giải quyết một tai nạn lao động, giải quyết xung đột với khách hàng, hay tổ chức một cuộc họp khẩn về một vấn đề quan trọng.

Kế đến là nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, thường liên quan đến sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, bạn bè... Chẳng hạn, việc tập thể dục để duy trì sự sức khỏe, việc học ngoại ngữ hay học thêm những kỹ năng quản trị, việc xây dựng các mối quan hệ. Nhóm này không yêu cầu làm ngay, nhưng phải làm hết. Cần tạo thói quen kiên nhẫn, vượt qua những lúc thiếu động lực và dành nhiều thời gian. Cũng cần lên kế hoạch chị tiết cho việc triển khai nhóm công việc này.

Tiếp theo là nhóm công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp. Đặc trưng của nhóm công việc này là mặc dù chúng cần được làm ngay nhưng chẳng có tác động đáng kể đến mục tiêu đã định. Đó có thể là những cuộc họp vô bổ, những báo cáo không cần thiết, những email hay tin nhắn không quan trọng...

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, hay có thể uỷ quyền cho người khác hoặc phân công cho thư ký thực hiện. Trong thực tế, nhiều người dễ vướng vào cái bẫy "nghiện tính khẩn cấp", có xu hướng liên kết những việc khẩn cấp với tính quan trọng và tốn nhiều thời gian để giải quyết nhóm công việc này.

Cuối cùng là nhóm không quan trọng và không khẩn cấp, vì chúng không mang lại lợi ích nào đáng kể. Đó có thể là nhậu nhẹt quá chén, giải trí quá mức, ngồi lê đôi mách hay buôn chuyện, chia sẻ tin vịt... Để tránh lãng phí thời gian, bản thân nhà quản trị không những học cách nói "không" với nhóm công việc này mà còn cần xây dựng thói quen xóa bỏ chúng ra khỏi nhân viên của mình trong giờ làm việc.

Tóm lại, việc áp dụng ma trận quản trị thời gian sẽ giúp xác định được điều gì quan trọng nhất mà nhà quản trị cần phải làm và tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian hạn hẹp. 

Theo Mai Đắc Linh/Doanh nhân Sài gòn