Làm việc từ xa - kinh nghiệm và hướng dẫn cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn, Thủ tướng Chính phủ đã yêu cầu người dân hạn chế ra ngoài, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu cho nhân viên làm việc ở nhà.

Một số doanh nghiệp đã chủ động việc này từ nhiều ngày trước, nhưng đa số là còn bỡ ngỡ và chưa quen.

Nội dung chia sẻ sau đây từ ông Mai Xuân Đạt, CEO của Seongon. Doanh nghiệp Seongon đã thực hiện thành công việc làm từ xa được 2 tuần.

Seongon là một Agency chuyên về các dịch vụ liên quan đến Google (Seo, Ads, Youtube). Nôi dung chia sẻ sau đây trực tiếp từ ông Mai Xuân Đạt, CEO của Seongon với  5 yếu tố, gồm: Văn hóa kỷ luật, công cụ phù hợp, hệ thống quản trị tốt, vai trò của lãnh đạo, quản lý, điều chỉnh liên tục.

Văn hoá kỷ luật: Tối quan trọng

Vấn đề quan trọng nhất chính là kỷ luật. Mọi nhân viên đều phải hiểu và chấp hành khi không trực tiếp đến công ty làm việc.

Trong cuốn sách “Gian nan chồng chất gian nan” của Ben Horowitz từng chia sẻ sự khác nhau giữa CEO thời bình & CEO thời chiến, trong đó có đoạn: “CEO thời bình dùng thời gian để tạo dựng văn hóa doanh nghiệp. CEO thời chiến để cho “cuộc chiến tranh” tạo ra văn hóa”.

Chính vì vậy, bạn hãy cho nhân viên của mình hiểu rõ bằng việc truyền thông nội bộ “Thẳng thắn, trung thực, ngắn gọn”.

Thời điểm cách đây 2 tuần, khi chuẩn bị cho nhân viên làm việc ở nhà, nhiều người không muốn vậy nói: “không sao đâu, đi làm không dễ lây đâu, tụi em không sợ”.

Tôi đã nói rằng: Lý do lớn nhất khi yêu cầu làm ở nhà chính là đề phòng việc công ty bị cách ly toàn bộ, sau đó mới là tới lý do khác. Điều đó nghe có vẻ không “nhân văn” cho lắm, nhưng đó là cần thiết và sự thật!

Cần bộ công cụ phù hợp

Khi bắt đầu thực hiện, chắc chắn sẽ gặp trục trặc, nhiệm vụ của người đứng đầu và các quản lý là quan sát tình hình thực tế để có điều chỉnh kịp thời.

Chúng tôi sử dụng các công cụ chính.

Workplace Facebook (Workplace) là nơi sinh hoạt chính của công ty, giống như Facebook với tính năng Messeger, Group và Profile cá nhân nhưng tách biệt với Facebook. Có một “nơi chốn công việc riêng” sẽ giúp từng người tách ra khỏi các hoạt động giải trí Online khác để tập trung cho công việc.

Tính năng Chat của Workplace dễ dàng sử dụng như Facebook Messenger mà chúng ta hay dùng.

Hangout Google hoặc Video Call của Workplace để họp nhóm, gọi màn hình, có thể chia sẻ màn hình máy tính của mối cá nhân.

Asana được dùng để giao nhiệm vụ (task), trao đổi nhiệm vụ. Đây là một công cụ rất tốt, ngay cả khi bạn dùng bản free.

Google drive được sử dụng để quản lý và chia sẻ tài liệu, quản lý dự án (bằng excel Google, gọi là sheets). Sử dụng Google Drive khá tiện lợi ở việc chia sẻ, chỉnh sửa vì toàn bộ văn bản là Online.

Quản trị tốt: Ai biết việc người đó

Điều hành công việc thông thường đã khó khăn, chúng ta có thể lấy tốc độ để bù đắp các lỗ hổng trong quản lý và tạo ra cảm giác an toàn, nhưng khi làm việc từ xa, đòi hỏi doanh nghiệp cần có hệ thống quản trị tốt để mỗi cá nhân biết được việc mình cần làm.

Chúng tôi có checkin (cuộc họp trong OKRS) để kiểm tra tiến độ công việc, các khó khăn cũng như cách giải quyết. Trong lúc này, điều cần thiết là: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát.

Với các doanh nghiệp chưa có hệ thống quản trị tốt, lời khuyên trong lúc này là hãy chậm lại, cùng tìm ra các chỉ số có ý nghĩa để giao cho nhau.

Thà bạn có mục tiêu để làm, còn hơn bạn không có mục tiêu nào. Và đừng lao đầu vào tìm hiểu, áp dụng các mô hình quản trị, bạn không thể thành công với việc áp dụng vội vàng và trong một thời gian ngắn như vậy.

Vai trò của người lãnh đạo

Trong một “trận chiến”, điều quyết định tới chiến thắng là tinh thần của binh lính và khả năng của chỉ huy. Cả 2 việc này, đều đến từ năng lực của chỉ huy.

Với CEO, người có vai trò cao nhất cần thể hiện tinh thần cao nhất và luôn xuất hiện. Tôi thường là người xuất hiện sớm trong Workplace và có những bài viết vui vẻ đầu ngày. Sự vắng mặt dù “1 giây” của lãnh đạo, các quản lý sẽ đem lại lo âu không đáng có từ phía nhân viên.

Quản lý cần làm gương và biết quản lý. Tuy nhiên tự giác với bản thân không dễ, những ngày đầu tôi cho rằng chính các quản lý của mình cũng cần bị quản lý. Vì vậy trong 3 ngày đầu, chúng tôi lập group gồm các quản lý, đưa ra file sheet Google yêu cầu mọi người làm các vấn đề theo chính xác chỉ thị từ CEO, thậm chí khi làm xong còn phải báo đã hoàn thành. 

Điều chỉnh theo thực tế

Sau ngày đầu tiên triển khai, khi nhận ra việc chat quá nhiều sẽ dẫn tới mất tập trung, ai cũng cảm thấy việc nhiều lên và “làm mãi không hết việc”. Ngay lập tức, tôi đã yêu cầu nhân viên và đặc biệt là đội ngũ quản lý hạn chế sử dụng chat cho công việc.

Chat chỉ dùng để trao đổi nhanh, công việc cần được giao qua Asana, tổng kết trong Group Workplace.

Tôi cũng lập một Group để post những thứ quan trọng trong lúc này. Đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng từ công ty.

Tôi cũng bổ sung yêu cầu tới các quản lý cần lưu ý trong giao việc, không được thực hiện như thói quen thường ngay là yêu cầu nhân viên “làm ngay lập tức”, điều đó sẽ phá vỡ lịch trình công việc đã được hoạch định theo todolist của mỗi người. Đổ vỡ nhỏ sẽ dẫn tới đổ vỡ lớn hơn.

Và còn nhiều việc nữa, cần phản ứng liên tục từ cấp cao nhất.

Với một đội ngũ có tinh thần tốt, hiểu vấn đề đang phải đối mặt, thậm chí bạn sẽ bất ngờ với kết quả làm việc. Hôm 20/3 tôi nảy ra ý định mở hết khóa học trên website Academy Seongon, vì thấy nhiều doanh nghiệp chật vật quá, mở để các giám đốc học rồi tự chạy xem có cứu vãn doanh số được không...

Trường Thịnh