Bí quyết làm việc hiệu quả trong năm mới

1. Đặt thứ tự ưu tiên cho các công việc

 Đây là một công việc cần làm liên tục. Công việc nào quan trọng hơn? Nếu có một khách hàng đang chờ lời đề nghị của bạn để gia hạn hợp đồng hay bạn sẽ cố gắng hoàn thành công việc sếp đã giao một cách sớm nhất?

Ưu tiên các công việc của bạn dựa trên chỉ số ROI (tức lợi nhuận thu về khi đầu tư). Bất kỳ người nào cũng có thể làm được điều này, nhưng bí quyết ở đây là làm thế nào? Nếu bạn thích kiểu kế hoạch, hãy làm một lịch trình về các công việc hàng tuần hoặc hàng tháng. Nếu bạn thích danh mục hơn, bạn có thể tạo ra một danh mục thứ tự ưu tiên khi bắt đầu một ngày mới. Biết được những gì phải làm trước tiên không chỉ giúp bạn đạt được các mục tiêu của mình mà còn đảm bảo sự tập trung vào công việc để đạt được hiệu quả cao nhất.

2. Rời cơ quan vào một thời gian cụ thể

 Nếu bạn rời cơ quan vào đúng lúc 5 giờ chiều, bạn sẽ có nhiều khả năng làm việc hiệu quả hơn. Tại sao lại vậy? Bởi chỉ có một thứ gọi là “thời hạn” thì mới giúp chúng ta nỗ lực hơn. Nếu bạn nói rằng bạn sẽ rời cơ quan khi bạn hoàn thành công việc, bạn sẽ gặp hai vấn đề:

- Một là, nếu có rất nhiều việc phải làm, làm sao bạn có thể biết được rằng bạn có hoàn thành được chúng không?

- Hai là, nếu không có một thời gian dừng lại cụ thể, bạn sẽ trì hoãn công việc. Lập nên một thời hạn giúp bạn làm tốt hơn và xác định cái gì là quan trọng.

3. Lập kế hoạch các cuộc gọi
Lập ra một thời gian để nhận tất cả các cuộc gọi của bạn. Tin nhắn sẽ ngốn rất nhiều thời gian và nếu gọi điện thoại trong khi đang làm việc có thể làm ảnh hưởng đến những ý tưởng phát triển dự án. Thay vào đó, nghĩ xem khi nào bạn có khả năng tốt nhất để gặp và trao đổi thông tin với mọi người thì hãy gọi cho họ vào lúc đó. Đừng quên để ý đến khoảng thời gian và các thói quen của những người mà bạn muốn tiếp cận nhé.

Tất nhiên, cũng không nên quá cứng nhắc về vấn đề này, đôi khi cần linh hoạt để nhận những cuộc điện thoại quan trọng. Điều cuối cùng là hãy nhớ trả lời các cuộc gọi vào cuối ngày, nếu để đến hôm sau bạn có thể lỡ rất nhiều kế hoạch và cơ hội trong công việc.

4. Giải quyết mọi việc ngay lập tức

Nếu có một việc nào đó xuất hiện và bạn có thể giải quyết nhanh trong vài phút, thực hiện chúng ngay. Không có lý do gì để trì hoãn. Nhưng nhớ rằng, lời khuyên này chỉ đúng cho những việc nhỏ nhặt như là trả lời một câu hỏi của một khách hàng. Nếu bạn không bắt đầu các công việc theo cách này, bạn sẽ không làm được thứ gì cả.

5. Giữ bàn làm việc ngăn nắp

Không sắp xếp một cách ngăn nắp thì chính chiếc bàn làm việc lại khiến công việc của bạn chậm lại. Sắp xếp tất cả các tập tài liệu để bạn không mất thời gian tìm chúng. Làm tương tự đối với hộp thư điện tử. Bỏ hết tất cả các tài liệu thừa hoặc không cần thiết đi, đừng giữ lại như một thói quen để lần sau rồi vứt cả thể sẽ khiến đống tài liệu của bạn chất như núi mà không tìm được cái bạn cần. Quy luật chung, nếu tài liệu nào bạn dùng thường xuyên hãy để trước mặt. Còn lại thì cất chúng vào ngăn kéo nhé.

6. Lập kế hoạch làm việc

Không phải tất cả mọi người làm việc đều giống nhau. Có thể bạn là một người dậy sớm và cảm thấy rất khoẻ vào buổi sáng thì hãy dành những công việc khó “nuốt” vào lúc minh mẫn nhất và như vậy thì buổi chiều dành cho những công việc nhẹ nhàng hơn để không biến một ngày làm việc thành stress và khủng hoảng tinh thần bạn. Mấu chốt của vấn đề là biết rõ những thế mạnh của bạn và tối đa hóa chúng.

7. Đơn giản hóa các công việc lặp lại

Có một số công việc mà ngày nào bạn cũng phải làm đi làm lại, nó dễ gây nhàm chán nhưng hãy chắc chắn rằng bạn không làm bước nào qua quýt mà hãy rút kinh nghiệm từ những việc đã làm để đơn giản hoá những việc thường xuyên lặp lại.

Cách khác là bạn có thể quan sát người đồng nghiệp làm cùng một công việc; bạn sẽ ngạc nhiên về những thứ bạn có thể học hỏi được từ những đồng nghiệp khác.

8. Danh mục những việc cần làm

Một cách tốt để đảm bảo công việc luôn đạt được về số lượng là biết tận dụng những khoảng thời gian trống. Muốn vậy bạn cần có danh sách những việc cần làm trong ngày và không lãng phí bất kỳ thời gian nào để nghĩ xem bây giờ nên làm gì. Viết tất cả các công việc bạn sẽ làm vào danh sách này. Vào cuối ngày, chuẩn bị một danh mục các việc cần làm cho ngày hôm sau để bạn có thể bắt đầu làm việc ngay khi bạn tới cơ quan. Đảm bảo là bạn gạch đi những công việc đã được hoàn thành, chúng sẽ giúp bạn nhận thấy được những gì mình đã làm và cảm thấy hạnh phúc khi công việc kết thúc.

9. Tập trung tất cả các thông tin

Không để lãng phí thời gian “cóp nhặt” từng thông tin một lúc thì từ máy tính, lúc thì ở điện thoại hay hòm thư điện tử. Tập trung tất cả các thông tin liên quan vào một nguồn dễ tiếp cận nhất để khi tìm thì bạn có tất cả chứ không phải “xới tung” mọi ngó ngách máy tính hay điện thoại nhé.

10.Tối thiểu hóa sự mất tập trung

Nếu không phải là công việc, đừng để đầu óc bạn bị gián đoán bởi những thứ tầm phào xung quanh. Tránh việc tán gẫu với đồng nghiệp. Kiểm tra thư điện tử cá nhân chỉ khi bạn nghỉ giải lao. Lập một thời gian hạn chế cho việc lướt mạng, ví dụ như 10 phút tối đa trong buổi sáng. Tắt điện thoại khi bạn không dùng nó cho công việc và kiểm tra tin nhắn trong thời gian riêng của bạn thôi nhé.

                                                                                                                        Minh Anh

                                                                                                                        Theo AM