10 nguyên tắc dành cho thư ký

1. Ân cần

Trong giao tiếp tránh tỏ ra thờ ơ, lạnh nhạt hoặc có vẻ mặt khó đăm đăm, bực tức. Luôn cần thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối tượng giao tiếp.

2. Ngay ngắn

Trang phục hợp cách, không tùy tiện, luộm thuộm, tác phong không tỏ ra lề mề, dặt dẹo. Quần áo lịch sự, trang nhã.

3. Chuyên chú

Không làm việc riêng trong khi giao tiếp, nhất là cắt móng tay, cắt móng chân hoặc trang điểm…

4. Đĩnh đạc

Không trả lời thủng thẳng, hỏi câu nào trả lời câu ấy, cách nói thiếu chủ ngữ, cộc lốc, nhát gừng.

5. Đồng cảm

Cần thể hiện cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ, mắt luôn hướng về người đối thoại bày tỏ sự quan tâm, đồng cảm với thái độ người nói.

6. Ôn hoà

Tránh vung tay tùy tiện, đặc biệt là chỉ ngón tay về phía mặt đối tượng giao tiếp theo “nhịp điệu” của lời nói “đanh thép” của mình. Cần có thái độ ôn hòa, đừng hách dịch với khách hay tỏ ra “trên cơ”, nhũng nhiễu những người có nhu cầu gặp lãnh đạo.

7. Rõ ràng

Không nói quá to, kiểu nói oang oang hoặc nói quá nhiều. Tránh nói lạc đề và nói quá nhỏ, kiểu lí nhí khiến người nghe phải căng tai mới nghe rõ. Nói năng rõ ràng mạch lạc là tố chất tạo sự tin cậy ở người đối diện.

8. Nhiệt tình

Thể hiện sự sẵn sàng phối hợp giúp đỡ người khác khi cần thiết. Đừng tỏ ra khó khăn, ích kỷ hay tư lợi.

9. Nhất quán

Phải khắc phục sự phát ngôn bất nhất, thay đổi tuỳ tiện, chối phăng những gì đã nói ra hoặc dễ dàng hứa nhưng không làm theo lời hứa. Đó là loại người ai cũng muốn tránh xa.

10. Khiêm nhường

Tránh tranh luận không cần thiết, hoặc thích bộc lộ sự hiểu biết, sự khôn ngoan của mình hơn người. Không nên dồn đối tượng giao tiếp vào thế bí để giành phần thắng về mình. Đừng cậy ta đây gần sếp, quen biết sếp, biết nhiều thông tin để tỏ ra hơn người, sếp và đồng nghiệp không thích điều đó.

Theo JobVN, Kỹ năng quản lý