10 lời khuyên giải quyết công việc hiệu quả

Murray Newlands - doanh nhân, nhà tư vấn chiến lược, nhà đầu tư, tác giả của nhiều bài viết trên các ấn phẩm lớn – cho rằng, sở dĩ những người thành công làm được điều đó là vì họ biết cách tạo động lực để hoàn thành hết 90% công việc trước giờ ăn trưa.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là họ phải thức dậy vào lúc sáng tinh mơ hay phải nhốt mình trong văn phòng suốt cả buổi sáng để làm việc. Họ chỉ đơn giản là biết cách sắp xếp công việc trong ngày một cách hợp lý để rút ngắn thời gian làm việc hơn những người khác.

Theo Murray Newlands, bạn sẽ giải quyết được gần như hết mọi việc trong ngày của mình chỉ trong buổi sáng và trưa hoặc ít nhất là giảm thiểu tối đa sự căng thẳng khi rời khỏi văn phòng vào buổi chiều, nếu làm theo theo 10 lời khuyên sau đây:

1. Xử lý phần việc liên quan đến viết lách trong buổi sáng

Có nhiều nghiên cứu cho thấy rằng việc viết lách sẽ giúp bạn tập trung trí não và làm tăng năng suất lao động. Đó là lý do tại sao nhiều chuyên gia về quản lý thời gian vẫn khuyên chúng ta viết mọi thứ cần ghi nhớ ra giấy.

Nếu việc viết báo cáo, bảng ghi nhớ hoặc soạn hợp đồng là một phần thói quen trong công việc hàng ngày của bạn thì hãy xem xét và xử lý tất cả những thứ đó trong buổi sáng. Hiệu quả khả quan của các văn bản này sẽ tạo động lực để bạn thấy những việc còn lại cực kỳ đơn giản và giải quyết chúng một cách trôi chảy hơn.

2. Đặt báo thức để giải lao

Nghe thì có vẻ hơi kỳ lạ, nhưng thật sự là nghỉ ngơi sẽ giúp làm tăng năng suất lao động. Việc nghỉ giải lao định kỳ là cách tốt nhất để bạn “làm mới” lại nguồn năng lượng và tập trung tốt hơn cho những nhiệm vụ chính yếu trong ngày.

Vì vậy, hãy cài đặt chuông nhắc nhở trên đồng hồ hoặc điện thoại di động của bạn vào những khung giờ cố định mỗi ngày. Khi chuông vang lên, hãy ngừng mọi việc lại để co duỗi cơ thể, đi dạo một chút xung quanh văn phòng hoặc đi pha một cốc cà phê, lấy một ly nước…

Nhưng cũng đừng quên giới hạn thời gian giải lao trong vòng 5 hoặc 10 phút để tránh bị phân tán tư tưởng quá nhiều ra khỏi công việc còn đang dang dở.

3. Lên danh sách công việc vào đêm hôm trước

Trước khi lên giường ngủ, hãy viết ra danh sách tất cả những công việc mà bạn muốn hoàn thành ngay trong ngày hôm sau, và cả thời gian để hoàn thành chúng. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng bạn “căng” thời gian đủ cho từng nhiệm vụ để không bị quá tải lịch trình làm việc của mình.

Khi giải quyết xong một công việc đã đặt ra, bạn hãy dùng bút đánh dấu lại hoặc gạch ngang tên phần việc đó trong danh sách. Còn nếu không hoàn thành được công việc nào, bạn cũng phải đánh dấu lại và đưa nó lên thứ tự ưu tiên bắt buộc phải xử lý ngay lập tức vào đầu ngày hôm sau, trước khi bắt tay vào làm bất kỳ một công việc mới nào khác.

4. Đừng chần chừ trong những quyết định

Trong quá trình làm việc, khi phải đối mặt với một vấn đề cần phải quyết định, bạn cần phải xử lý thật dứt khoát trong vòng 60 giây, và sau đó thì đừng đoán già đoán non về chúng nữa.

Trong những trường hợp cấp bách, phần lớn những quyết định đầu tiên là chính xác, nhưng chúng ta lại thường có xu hướng suy nghĩ nhiều quá nhiều dẫn đến việc làm trầm trọng hóa vấn đề. Việc này khiến bạn mất thời gian nhiều hơn mức cần thiết để đưa ra giải pháp tối ưu.

5. Tuân theo nguyên lý 80/20

Nguyên lý 80/20 về mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân đã cho thấy rằng, chỉ 20% những công việc bạn làm hằng ngày đem đến 80% kết quả hoặc sản phẩm thực sự. Vì thế, hãy giới hạn lại những công việc và nhiệm vụ cần thiết đồng thời giảm thiểu những phần việc “lủng củng” có khả năng làm giảm năng suất lao động.

Đối với dự án kế tiếp cần phải triển khai, hãy lưu ý tối đa hóa hiệu quả bằng cách tạm cho qua những công việc không đem lại năng suất cao cho đến khi bạn hoàn thành hết những phần việc chính yếu.

Tuân theo nguyên lý này, nhiều khả năng bạn có thể loại bỏ được 80% công việc nhưng năng suất lao động lại tăng lên rất nhiều.

6. Không kiểm tra thư điện tử vào sáng sớm

Nếu không thật cần thiết thì đừng kiểm tra hộp thư điện tử vào buổi sáng. Bởi vì nếu như vậy, bạn đã cho người khác nắm quyền điều khiển những kế hoạch công việc vào buổi sáng của mình.

Thay vào đó, hãy dùng bữa sáng một cách thoải mái, nếu có thể thì hãy tắt kết nối hộp thư điện tử trên điện thoại và chỉ xử lí chúng trong giờ làm việc hoặc trên máy tính.
7. Đừng “đa năng hóa” bản thân

Thay vì cố gắng làm 10 việc cùng lúc, bạn hãy tập trung hết sức lực cho 1 công việc duy nhất vào một thời điểm. Thay đổi suy nghĩ liên tục mười lần trong ngày thật ra chỉ góp phần làm giảm năng suất lao động của bạn mà thôi.

Do đó, khi bạn làm bất cứ phần việc gì, hãy dồn hết sự tập trung để hoàn thành nó trước khi chuyển sang một phần việc khác.

8. Giữ môi trường làm việc ngăn nắp

Sự bừa bộn sẽ dễ gây mất tập trung. Hãy tưởng tượng bạn bước vào phòng làm việc của mình vào sáng sớm và phát hiện một vài tờ giấy ghi chú công việc của ngày hôm trước trên bàn, những thông tin đó ít nhiều sẽ gây “nhiễu” cho não và làm bạn mất tập trung.

Vì vậy, trước khi rời khỏi văn phòng vào mỗi buổi chiều, hãy dọn dẹp gọn gàng lại bàn làm việc của mình và sắp xếp ngăn nắp một vài thư mục quan trọng trên máy tính để ngày làm việc của bạn vào hôm sau trở nên thuận lợi hơn.

9. Dậy sớm hơn một chút

Mặc dù rất nhiều người cho rằng họ không thể nào dậy sớm được vào buổi sáng, nhưng thực tế là họ hoàn toàn có thể.

Thay vì dậy vào lúc 7 giờ rồi phải tất bật làm vệ sinh và chuẩn bị mọi thứ một cách gấp rút, hãy đặt báo thức vào lúc 6 giờ để mọi thứ được thong thả hơn. Việc này có thể bị “đánh đổi” bằng cách bạn phải lên giường sớm hơn 1 giờ đồng hồ, nhưng hầu hết mọi người đều nhận thấy họ đạt năng suất cao hơn khi bắt đầu ngày làm việc sớm hơn một chút.

10. Loại bỏ những phiền nhiễu
Có rất nhiều cách để loại bỏ phiền nhiễu, cả ở nhà lẫn ở công ty. Cách hữu hiệu nhất là trang bị một bộ tai nghe để ngăn chặn mọi tiếng ồn từ bên ngoài. Bằng cách này, bạn sẽ ngầm “thông báo” cho các đồng nghiệp biết rằng tại một vài thời điểm nhất định, bạn cần tập trung và không muốn bị làm phiền.

Nếu có phòng làm việc riêng, hãy đóng cửa lại để dễ tập trung làm việc, và dĩ nhiên là phải tắt tivi và đài phát thanh đi. Có thể bạn không nghĩ rằng những âm thanh này sẽ làm phiền mình nhưng thực tế là chúng rất dễ dàng “len lỏi” vào tâm trí và gây mất tập trung ngay cả khi bạn không chủ động lắng nghe.