Rạng Đông: Robot RPA tự động hóa xử lý hóa đơn với độ chính xác 90%

Chỉ sau một năm ra mắt thị trường, giải pháp UBot Invoice nằm trong hệ sinh thái akaBot (FPT Software) liên tục cải thiện các tính năng nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng. Cùng với các giải pháp khác trong hệ sinh thái tự động hóa akaBot, UBot đạt tốc độ tăng trưởng nhanh chóng, được tin dùng bởi hơn 1.000 khách hàng và đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình tự động hóa quy trình vận hành, hướng tới Chương trình chuyển đổi số quốc gia của Chính phủ.

Công ty CP Bóng đèn Phích nước Rạng Đông là một trong số những khách hàng chiến lược đã lựa chọn UBot từ những ngày đầu tiên. Theo ông Đào Văn Phú - Phó ban Quản lý Hệ thống và Công nghệ Thông tin Xưởng LED Điện tử và Thiết bị Chiếu sáng, Rạng Đông - nhận định: "Tính đến thời điểm hiện tại, áp dụng giải pháp UBot Invoice tự động hóa xử lý hóa đơn mang lại độ chính xác đến 90%".

Hiện tại, công ty có hơn 2.200 nhân sự, gần 23.000 chi nhánh trên toàn quốc với số lượng nhân sự kế toán toàn công ty gần 50 thành viên. Với số lượng hóa đơn đầu vào hàng tháng trung bình khoảng 2.500 và mỗi năm lên đến 30.000 hóa đơn, bộ phận kế toán luôn trong tình trạng quá tải, đặc biệt là trong mùa dịch Covid-19, tình trạng nhân sự luôn bị thiếu hụt do phải làm việc online tại nhà.

Quy trình xử lý hóa đơn truyền thống trước đây phải thực hiện qua nhiều bước và nhiều bộ phận, dẫn đến việc hoàn tất các giấy tờ đến tay khách hàng mất khoảng thời gian khá lâu. Công việc của bộ phận kế toán có tính chất lặp đi lặp lại, hiệu quả công việc chưa cao. Hơn nữa, việc kiểm soát và tra cứu thông tin được thực hiện thủ công bằng mắt thường nên cũng xảy ra lỗi sai sót, thiếu thông tin. Bên cạnh đó, vì khối lượng hồ sơ rất lớn nên phòng kế toán Rạng Đông phải lưu trữ giấy tờ ở nhiều nơi khác nhau dẫn đến nguy cơ bị thất lạc cao.

Với mong muốn hỗ trợ các nghiệp vụ xử lý tối ưu hơn cho phòng kế toán, Rạng Đông tích cực tham khảo và tìm kiếm các giải pháp công nghệ để ứng dụng nhằm giảm thời gian, công sức cần có dẫn đến giảm chi phí hoạt động để thực hiện các quy trình xử lý hóa đơn; giảm thiểu các quy trình thủ công và dễ sai sót; cải thiện trải nghiệm của khách hàng; đặc biệt, không ảnh hưởng hoặc xâm lấn vào hệ thống thông tin hiện tại của công ty. 

Cùng với những đổi mới, phát triển sản phẩm và nỗ lực khẳng định thương hiệu UBot trên thị trường bằng những giải thưởng như Top 6 Nền tảng RPA toàn cầu 2020 (theo Software Review), giải nhất Sản phẩm số xuất sắc - "Make in Vietnam" 2020 và các báo cáo quốc tế G2.com, Gartner Peer Insight, UBot gây ấn tượng và được Rạng Đông quyết định lựa chọn đồng hành cùng doanh nghiệp.

Ông Đào Văn Phú cho biết: "Sau khi áp dụng UBot Invoice, việc tra cứu hóa đơn điện tử và xác thực trên website Tổng cục Thuế được tự động hóa và dễ dàng hơn, quy trình xuất dữ liệu theo các định dạng khác nhau được cải thiện đáng kể. Hơn nữa, tác vụ lưu trữ và quản lý dữ liệu được tự động hóa hoàn toàn với mức độ chuẩn hóa cao".

Cụ thể, bot RPA tự động thu thập hóa đơn và các văn bản từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau sau đó trích xuất dữ liệu vào file excel, đối soát dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Cuối cùng, nhập các hóa đơn đã đối soát thành công vào hệ thống back-office và thông báo tới kế toán về các hóa đơn chưa chính xác.

Ông cho biết, UBot Invoice đã mang lại nhiều giá trị thiết thực và hiệu quả cho Rạng Đông. Trong đó, 90% hóa đơn đầu vào được nhận dạng và xử lý một cách tự động, giúp tăng độ chính xác, kiểm soát được tính hợp pháp của hóa đơn. Bên cạnh đó, việc tích hợp mã hóa các loại chứng từ giúp các khâu liên kết thông tin, minh bạch và liền mạch hơn giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Ngoài ra, việc ứng dụng giải pháp tự động hóa nhằm tối ưu quy trình vận hành cho bộ phận kế toán đã giúp Rạng Đông tiết kiệm đến 25% thời gian và chi phí về nhân sự cùng các chi phí khác của doanh nghiệp.

Hướng đến quá trình chuyển đổi số nhằm thích ứng với sự biến đổi của cuộc cách mạng công 4.0 đang diễn ra trên toàn cầu, việc lựa chọn và áp dụng các giải pháp công nghệ mới đã được xác định rõ trong chiến lược chuyển đổi số của Rạng Đông. Theo đó, Rạng Đông định hướng thực hiện 100% chuyển đổi số, trong đó việc áp dụng giải pháp công nghệ số định hướng sẽ phủ 70-80% toàn công ty trong thời gian tới.