Giải pháp nào để số hóa tài liệu trong giai đoạn chuyển đổi số?

Chuyển đổi số là xu hướng và yêu cầu tất yếu mà cuộc cách mạng 4.0 đặt ra cho hầu hết mọi doanh nghiệp, từ vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn. Những thay đổi để bắt kịp với xu thế chung của thế giới đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải có hướng đi đúng đắn, chuyển đổi hợp lý để tạo ra được lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp. Một trong những nhu cầu chuyển đổi tất yếu để bắt kịp xu thế chính là số hóa các tài liệu bằng máy scan (máy quét) trong doanh nghiệp một cách đồng bộ và nhanh chóng.

Một số ưu điểm khi số hóa tài liệu có thể kể đến là để lưu trữ, truy xuất cũng như tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng. Mặt khác, đây là một bước bắt buộc trong quy trình làm việc chuyên nghiệp, chuyển đổi thông tin trên giấy thành tài liệu số để trao đổi trực tuyến.

Nhu cầu về máy scan không chỉ phụ thuộc vào khối lượng tài liệu cần scan, mà trong thời đại số hiện nay còn đòi hỏi tốc độ scan nhanh, chất lượng scan rõ, sắc nét để thông tin trên giấy trở thành tài liệu số có thể chia sẻ, sử dụng cho nhiều mục đích một cách nhanh chóng.

Nổi tiếng về độ tin cậy và hiệu suất, hãng công nghệ hàng đầu thế giới - HP mang đến các giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số. Máy scan HP ScanJet dễ sử dụng và đầy đủ tính năng để giúp người dùng hoàn thành công việc từ máy scan kính phẳng (Flatbed) đến máy scan dạng nạp giấy (Sheet-fed) với tùy chọn kết nối trực tiếp với máy tính cá nhân hoặc hệ thống mạng.

Doanh nghiệp có thể yên tâm với những tính năng vượt trội của HP, như HP EveryPage giúp đảm bảo từng tờ tài liệu được quét, không bị bỏ sót cho dù tập tài liệu bao gồm nhiều loại giấy với kích thước hay độ dày mỏng khác nhau.

Ngoài ra, trình quản lý HP Web Jetadmin cho phép cài đặt, giám sát, bảo trì, xử lý sự cố và bảo mật từ xa cho hệ thống in ấn và scan trong toàn doanh nghiệp. Bộ phận IT có thể cài đặt chính sách, lưu trữ lịch sử, đồng bộ hóa dữ liệu…nhờ vậy tăng năng suất làm việc cho nhân viên, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

HP có rất nhiều lựa chọn về máy scan phục vụ cho các đối tượng khách hàng đa dạng:

Đối với các cá nhân, hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ có số lượng nhân viên thấp như phòng khám, bệnh viện, bộ phận hành chính, lễ tân, hoặc các văn phòng nhỏ, sản phẩm máy scan phù hợp là HP ScanJet Pro 2000 s1, 3000 s3 dạng nạp giấy (sắp tới sẽ nâng cấp thành 2000 s2 và 3000 s4) và HP ScanJet Pro 2500 f1, 3500 f1 dạng kính phẳng. Máy có hiệu suất cao, tốc độ scan 24-35 trang/phút hoặc 40-70 hình ảnh/phút, khay ADF chứa lên tới 50 tờ. Mức giá tiết kiệm và scan đa dạng các loại tài liệu, bao gồm cả các thẻ cứng như căn cước công dân, thẻ tín dụng. Số lượng scan khuyến nghị mỗi ngày lên đến 3.500 tờ.

Đối với các doanh nghiệp SMB, doanh nghiệp có số lượng nhân viên từ 100 đến dưới 1000 người – nơi có nhu cầu xử lý, lưu trữ khối lượng tài liệu lớn như bộ phận kế toán, các bệnh viện lớn, các công ty vận tải… thì HP ScanJet Flow Enterprise 7000 s3 (dạng nạp giấy), HP ScanJet Pro 4500 fn1 (dạng kính phẳng) là lựa chọn thích hợp. Dòng máy scan này có hiệu suất cao, bền bỉ, tích hợp nhiều tính năng hệ thống để đơn giản hóa quy trình làm việc, có khả năng kết nối đa dạng qua USB, mạng Ethernet và Wifi. Tốc độ scan từ 30 - 75 trang/phút hoặc 60 – 150 hình ảnh/phút. Khay ADF chứa lên đến 80 tờ. Số lượng scan khuyến nghị mỗi ngày lên đến 7.500 tờ.

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức lớn với số lượng nhân viên trên 1000 người như các tổ chức tài chính, ngân hàng, chính phủ thì dòng máy scan cao cấp HP Scanjet Enterprise Flow 7500 hay N9120 fn2 (dạng kính phẳng) vô cùng phù hợp. Sản phẩm cho khối lượng scan lớn, tích hợp với môi trường in ấn sử dụng máy in đa chức năng của doanh nghiệp. Tốc độ scan lên đến 120 trang/phút hoặc 240 hình ảnh/phút. Khay ADF chứa lên đến 200 tờ và số lượng scan khuyến nghị mỗi ngày lên đến 12,000 tờ.

Các sản phẩm máy scan của HP đều được hưởng chế độ bảo hành 1 năm (chi tiết liên hệ hotline 1800 58 88 68). Với dải sản phẩm rộng, đáp ứng đa dạng các nhu cầu scan từ cá nhân đến các tổ chức doanh nghiệp lớn, HP đem đến hiệu suất cao, bền bỉ, đáng tin cậy nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp Việt chuyển đổi số nhanh chóng và thành công.