10 bí quyết để làm việc nhanh hơn và thông minh hơn

1. Chỉ làm 1 việc

Mặc dù một số ít người rất giỏi làm đa nhiệm (làm nhiều việc cùng lúc), nhưng với hầu hết chúng ta, ôm đồm nhiều việc cùng lúc chỉ làm giảm sút hiệu suất. Làm hai nhiệm vụ cùng lúc có nghĩa là bạn dễ mắc phải những sai sót nhỏ vì bộ não của bạn phải chuyển đổi từ việc này sang việc khác. Hãy tập trung vào một nhiệm vụ và hoàn tất nhiệm vụ đó trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác để tạo ra công việc có chất lượng tốt hơn mà có khi lại tiết kiệm thời gian hơn là làm nhiều việc cùng lúc!

2. Tắt chế độ thông báo trên các thiết bị khi không cần thiết

Ngày nay công nghệ là một phần lớn trong ngày làm việc của mọi người, nhưng chính công nghệ có thể làm giảm sút hiệu quả làm việc của bạn. Khi nào bạn làm việc năng suất nhất trong ngày? Dù cho thời điểm bạn làm việc hiệu quả nhất là lúc sáng sớm hay đầu giờ chiều, hãy nhớ để điện thoại ở chế độ Im lặng khoảng 2 tiếng trong thời gian đó và tắt chế độ thông báo có email mới.

Sau khi hết thời gian 2 tiếng làm việc hiệu quả đó, bạn có thể đặt điện thoại và email ở chế độ thông thường, nhưng trong thời gian 2 tiếng đó, bạn sẽ làm việc nhanh hơn bởi vì bạn đã chọn chỉ tập trung vào công việc.

3. Đóng cửa trong khi làm việc

Nhiều công ty có chính sách để cửa mở trong khi làm việc để khuyến khích tính minh bạch. Tuy nhiên, nếu bạn muốn làm việc nhanh hơn, hãy đóng cửa trong ít nhất vài tiếng đồng hỗ mỗi ngày. Việc bị gián đoạn và bị xao lãng rất có thể xảy ra nếu cửa mở, vì vậy hãy đóng cửa nếu bạn muốn có thêm một ngày làm việc năng suất.

4. Có lịch làm việc riêng

Đa số mọi người có xu hướng làm việc nhanh hơn và thông minh hơn nếu họ có một lịch làm việc. Hãy nhớ rằng mỗi người thì khác nhau, một số điều có thể hiệu quả cho người này nhưng lại không hiệu quả cho người khác.

Hãy nghĩ về thời điểm mà bạn làm việc năng suất nhất, và cố gắng lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn quanh thời điểm đó. Hãy nhớ rằng cũng cần phải lên kế hoạch cho việc nhận điện thoại và email nữa; đa số mọi người đơn giản là trả lời điện thoại và email suốt cả ngày, điều này làm chậm năng suất làm việc và khiến họ kém hiệu quả.

5. Đặt ra thời gian kết thúc

Nếu bạn biết rằng mình sẽ rời văn phòng lúc 6 giờ tối, điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn cho đến lúc bạn về. Biết rằng mình có một hạn chót sẽ giúp bạn chọn nhiệm vụ nào cần ưu tiên, cũng như là khiến bạn bớt trì hoãn.

6. Hãy nhớ nghỉ giải lao

Thỉnh thoảng nghỉ giải lao một chút sẽ giúp bạn tập trung để có thể làm việc nhanh hơn và thông minh hơn. Nếu không chia nhỏ các lần nghỉ giải lao ngắn trong ngày, rất có thể bạn sẽ gộp vào một lần nghỉ giải lao quá dài, hoặc chẳng nghỉ ngơi chút nào cả. Điều này dễ khiến bạn bị stress hoặc làm việc dưới tiêu chuẩn.

Hãy sử dụng thời gian giải lao một cách hiệu quả - bạn có thể duỗi tay chân và uống một tách trà, thay vì miệt mài vào Facebook.

7. Hãy nhớ rằng một số nhiệm vụ quan trọng hơn các nhiệm vụ khác

Nhiều người cảm thấy ít nhất đã có một lần họ dành quá nhiều nỗ lực cho những nhiệm vụ vô nghĩa ở nơi làm việc. Hãy ghi nhớ điều này khi bạn quyết định mỗi nhiệm vụ của bạn quan trọng như thế nào; một số nhiệm vụ thì có thể dẫn đến sự thay đổi trong nghề nghiệp trong khi một số nhiệm vụ sẽ không bao giờ được để ý đến.

Nếu một nhiệm vụ bạn dự định chỉ làm trong 10 phút, hãy hoàn thành như kế hoạch chứ đừng kéo dài đến 30 phút vì nó cũng chẳng trở nên quan trọng hơn. Thay vào đó, hãy tập trung vào những nhiệm vụ mà bạn biết là quan trọng.

8. Quy định thời gian đi ngủ và thực hiện đúng theo lịch đó

Cũng giống như một kế hoạch làm việc, kế hoạch đi ngủ cũng giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn. Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn ngủ ngon, vì vậy việc quy định thời gian đi ngủ có nghĩa là bạn sẽ ngủ đủ. Hãy nhớ ngắt chế độ vào mạng Internet trên điện thoại để bạn có thể ngủ ngon.

9. Giữ cho bàn làm việc và máy tính thông thoáng

Bạn càng gọn gàng, bạn càng ít bị stress hơn. Điều này cũng đúng với môi trường công sở nơi mà mức stress của bạn dễ ở mức cao hơn. Hãy để máy tính và bàn làm việc thông thoáng để bạn sẽ dễ dàng hơn khi muốn tìm kiếm gì đó, như vậy bạn sẽ không bị lãng phí thời gian mà đầu óc cũng thoáng đãng.

10. Đảm bảo rằng bạn có mọi thứ mình cần

Lên kế hoạch và đảm bảo rằng bạn có mọi thứ mình cần sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh hơn. Trước khi bạn bắt đầu ngày làm việc, đảm bảo rằng điện thoại và laptop của bạn đã được sạc đầy pin, và bạn đã có tất cả những thiết bị mình cần. Việc đi tìm một chiếc bút chì, hay sạc pin cho laptop có thể mất 15 phút, và bạn sẽ rất khó khăn để tập trung trở lại vào công việc sau đó.

Xuân Vũ (minhthuong@dantri.com.vn)

Theo Life Hack