Chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã: Chưa đảm bảo độ an toàn pháp lý

Theo quy định tại khoản 1 Điều 36 của Nghị định Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Nghị định 23) quy định: “1. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây: a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch; b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng. Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.” Như vậy thành hồ sơ rất đơn giản, rất thuận tiện cho người dân tham gia các hợp đồng, giao dịch được thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã.

Cán bộ Tư pháp – hộ tịch tự quy định thêm thành phần hồ sơ

Chính vì quy định quá đơn giản về thành phần hồ sơ yêu cầu chứng thực, nên nhiều cán bộ Tư pháp – Hộ tịch của UBND cấp xã không dám thụ lý hồ sơ để giải quyết việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định mà phải yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch cung cấp thêm hồ sơ để chứng minh quan hệ nhân thân của một trong các bên giao dịch hoặc phải có căn cứ xác định rõ quyền đối với tài sản của hợp đồng, giao dịch. Ví dụ: Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; tài sản chuyển nhượng là quyền sử dụng đất của hộ ông Đỗ Văn A, khi ký vào hợp đồng, giao dịch của bên chuyển nhượng chỉ có ông Đỗ Văn A. Do đó, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch phải yêu cầu ông Đỗ Văn A phải xuất trình Sổ hộ khẩu để xác định rõ các thành viên trong hộ gia đình mới đủ cơ sở xác định rõ quyền của bên chuyển nhượng quyền sử dụng đất là hộ gia đình. Hoặc trường hợp một bên chuyển nhượng quyền sử dụng đất là ông Nguyễn Văn A; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thể hiện ông Nguyễn Văn A đứng tên, tuy nhiên khi thụ lý hồ sơ chứng thực hợp đồng, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu ông Nguyễn Văn A cung cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc nếu ông Nguyễn Văn A đã có vợ thì phải có xác nhận là vợ của ông Nguyễn Văn A không có liên quan đến tài sản của ông Nguyễn Văn A.

Ngoài ra, trong một số trường hợp, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải cung cấp bản sao các giấy tờ khác như Giấy phép lái xe để thay thế cho Chứng mình nhân dân; biên bản họp gia đình; văn bản từ chối nhận tài sản thừa kế…

Rủi ro pháp lý

Về nguyên tắc, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu thêm thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch là trái với quy định của Nghị định số 23. Mặc dù, người dân đã phản ánh tình trạng này nhưng cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra vẫn không “tuýt còi”. Lý do, việc yêu cầu bổ sung hồ sơ là hoàn toàn hợp lý để đảm bảo hợp đồng, giao dịch được thực hiện đúng pháp luật, không vô hiệu, không gây thiệt hại cho các bên liên quan, thể hiện trách nhiệm của cơ quan chứng thực trong việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch. Như đề cập ở trên, trong trường hợp chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình phải được tất cả các thành viên của hộ gia đình đồng ý chuyển nhượng, nếu một hoặc nhiều thành viên trong hộ gia đình không đồng ý, thì cũng không có cơ sở để chứng thực, nếu thực hiện chứng thực thì hợp đồng sẽ vô hiệu. Hoặc trong trường hợp, mặc dù người chồng cho rằng quyền sử dụng đất là tài sản riêng của mình vì vợ đã chết, ly hôn hoặc chứng minh là tài sản riêng nhưng cán bộ Tư pháp – Hộ tịch khi thụ lý hồ sơ phải yêu cầu người chồng cung cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy báo tử hoặc xác nhận của vợ là tài tài sản riêng của chồng mới đầy đủ cơ sở pháp lý để thực hiện việc chứng thực. Bởi vì, trong trường hợp người vợ chứng minh có sự đóng góp để hình thành nên tài sản này thì người chồng không có quyền tự định đoạt tài sản hoặc kịp thời phát hiện và ngăn chặn người chồng tự ý định đoạt tài sản chung. Như vậy, mặc dù, cán bộ Tư pháp – Hộ tịch yêu cầu thêm thành phần hồ sơ chứng thực là trái với quy định, không hợp pháp nhưng nó hoàn toàn hợp lý, nếu không sẽ không đảm bảo độ an toàn pháp lý cho các bên hợp đồng, giao dịch.

Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 2 Nghị định số 23 thì “chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”. Như vậy, theo quy định này thì người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Nếu xảy ra thiệt hại, tranh chấp hợp đồng hay hợp đồng, giao dịch vô hiệu liên quan đến nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch thì các bên liên quan tự chịu trách nhiệm về các thiệt hại xảy ra, Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực không chịu trách nhiệm.

Quy định nêu trên rất dễ xảy ra tình trạng lừa đảo khi một bên tham gia hợp đồng, giao dịch là người yếu thế trong xã hội, không biết chữ sẽ bị những đối tượng xấu lôi kéo, lừa phỉnh...để tham gia hợp đồng, giao dịch như tình trạng người dân nghèo cần vốn, muốn vay vài chục triệu làm ăn nên đã ký Giấy ủy quyền bảo lãnh cho các đối tượng xấu vay vốn, sau đó bọn chúng dựa vào giấy ủy quyền để thế chấp quyền sử dụng đất với ngân hàng với số tiền hàng trăm triệu đồng đến vài tỷ đồng mà người dân (chủ sở hữu quyền sử dụng đất) không hề hay biết. Khi sự việc vỡ lở thì người dân bị ngân hàng siết nợ, phát mãi quyền sử dụng đất, thế là thiệt hại xảy ra do không nhận thức đầy đủ hoặc không được cơ quan chứng thực tư vấn, giải thích...và thực tiễn đã xảy ra rất nhiều vụ việc như vậy.

Ngoài ra, chính vì UBND cấp xã không chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dẫn đến sự bất bình đẳng cho một trong các bên khi thỏa thuận nội dung điều khoản, thiếu thông tin, nhận thức hạn chế... để bên kia lợi dụng, thỏa thuận bất lợi, lừa ký hoặc soạn thảo một số điều khoản hợp đồng trái pháp luật buộc bên kia phải thi hành...

Cần phải đảm bảo độ toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch

Từ những phân tích vừa nêu thì quy định của Nghị định số 23 của Chính phủ chưa đảm bảo độ an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp động, giao dịch so với quy định về công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch thường chọn UBND cấp xã để chứng thực hợp đồng, giao dịch hơn là thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, bởi vì, vừa thuận tiện, hồ sơ đơn giản, thủ tục nhanh, gọn, nhất là lệ phí chứng thực theo quy định chỉ có 30.000 đồng/ 01 trường hợp (nếu công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng phải nộp phí công chứng theo giá trị của hợp đồng, giao dịch).

Chính vì vậy, cơ quan có thẩm quyền cần nghiên cứu sửa đổi, bổ sung những vấn đề bất cập nêu trên để hoàn thiện các quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch, nhằm đảm bảo độ an toàn pháp lý, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.

Đỗ Văn Nhân

Sở Tư pháp tỉnh Kon Tum