Cách để tổ chức tốt một ngày làm việc hiệu quả

Nhân viên văn phòng trung bình dành hơn một giờ mỗi ngày cho việc tìm kiếm... thứ gì đó. Các giám đốc điều hành tại Mỹ trung bình mất sáu tuần mỗi năm để lục kiếm tài liệu trong phòng làm việc của mình. 23% người được khảo sát cho biết họ chậm thanh toán dịch vụ vì làm mất hóa đơn.

Sự vô tổ chức sẽ tiêu tốn của bạn cả tiền bạc và thời gian. Nhưng nếu bạn có thể duy trì thói quen ngăn nắp, công việc của bạn sẽ hiệu quả bất ngờ.

Benjamin Franklin nói: "Cứ mỗi phút bạn dành để sắp xếp lại mọi thứ giúp bạn tiết kiệm một giờ". Tất nhiên, đó chỉ là cách nói ước lệ, nhưng dù sao, việc dành thời gian sắp xếp lại công việc vẫn rất quan trọng.

Những người điềm tĩnh và ít căng thẳng thường làm việc hiệu quả nhất. Đó là nhờ họ biết cách sắp xếp công việc và cuộc sống đâu ra đó nên họ có thể kiểm soát và quản lý mọi thứ rất dễ dàng. Dưới đây là những thói quen bạn có thể tham khảo:

Dọn dẹp bàn làm việc cho gọn gàng, ngăn nắp

Với một góc làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu mà mình cần. Nghiên cứu được thực hiện tại Đại học Princeton tiết lộ rằng não của chúng ta sẽ trở nên căng thẳng, kém tập trung khi làm việc ở một nơi lộn xộn.

Giải quyết công việc dứt điểm

Những người có tổ chức và làm việc hiệu quả không bao giờ bắt đầu một việc gì đó rồi lại bỏ dở nó, để hoàn tất vào lúc khác. Bởi đó là một sự lãng phí thời gian rất lớn. Nếu bạn đã mở một email thì hãy giải quyết ngay, hoặc chuyển cho người khác hoặc xóa đi nếu không cần thiết.

Không cần trả lời mọi email ngay khi nhận được

Những người làm việc hiệu quả thường tận dụng tính năng gắn nhãn cho email quan trọng. Họ sẽ ưu tiên xử lý thư của những đối tác quan trọng nhất. Những thư còn lại sẽ được giải quyết dần dần sau đó. Bạn có thể sử dụng tính năng gửi thư trả lời tự động để thông báo với người gửi rằng bạn đã nhận được thư và sẽ trả lời sau.

Lên danh sách việc cần làm

Mẹo này có vẻ cổ điển nhưng thực tế là luôn hiệu quả. Khi bạn tổng hợp mọi thứ vào một danh sách, bạn luôn biết phải tìm ở đâu và sẽ không lãng phí thời gian tìm xem thông tin bạn cần đang ở đâu.

Tự nhận thức rõ ràng về bản thân

Những người làm việc hiệu quả thường có ý thức rõ ràng về bản thân mình. Họ biết điểm yếu của mình và tự tìm cách để khắc phục. Nếu họ thường để các cuộc họp diễn ra quá lâu, họ sẽ đặt hẹn giờ để biết khi nào cần chủ động kết thúc.

Khi cảm thấy các cuộc họp kém hiệu quả, họ lên chương trình làm việc một cách chi tiết. Nếu họ hay quên kiểm tra hộp thư vào buổi sáng, họ sẽ đặt chuông nhắc. Nói chung, họ thường suy nghĩ cẩn thận và sử dụng các biện pháp hỗ trợ cụ thể để khắc phục những điểm yếu của mình.

Dành thời gian cho bữa trưa

Chắc hẳn mọi người đều có lúc ngập trong công việc, đến khi ngẩng mặt lên, thì đã quá giờ ăn trưa. Lúc đó, có thể bạn sẽ nhịn luôn và tiếp tục làm việc, hoặc ăn tạm chiếc bánh hoặc một gói snack. Tất cả đều đều là những ý tưởng tồi. Thức ăn vặt kiểu đó có thể giúp bạn chống đói trong khoảng 20 phút, nhưng sau đó, sự tập trung của bạn sẽ giảm sút và đầu óc bạn ì trệ như một tảng đá.

Bỏ bữa không chỉ ảnh hưởng đến sự tập trung, năng suất và kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe. Nghiên cứu từ Đại học Bang Ohio cho thấy rằng thường xuyên bỏ bữa có hại cho dạ dày và khiến cơ thể tích mỡ nhiều hơn.

Xử lý những việc khó trước

Đó là biện pháp hiệu quả để bạn không trì hoãn những việc "khó nhằn". Khi bạn làm xong những việc này, cả ngày sẽ diễn ra nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Bạn sẽ được tự do giải quyết những thứ khiến bạn thích thú và có cảm hứng hơn.

Dọn dẹp mọi thứ vào cuối ngày

Mỗi ngày, hãy dành ra khoảng 10 phút để sắp xếp bàn làm việc. Cuối ngày, hãy giải quyết những việc còn dở dang và sắp xếp mọi thứ ngăn nắp.

Lên kế hoạch cho ngày hôm sau

Hãy kết thúc một ngày bằng cách lên kế hoạch mọi thứ bạn định làm vào ngày mai. Bạn sẽ biết thứ gì cần ưu tiên và làm việc hiệu quả hơn ngày hôm sau.

Tận dụng công nghệ

Công nghệ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm rất nhiều thời gian. Bạn có thể thiết lập bộ lọc email để loại bỏ thư rác hay sử dụng ứng dụng để sắp xếp và ghi lại các thông tin mà sau này bạn sẽ cần xem lại.

Không bỏ qua thư từ gửi qua bưu điện

Ngày nay, thư từ gửi qua bưu điện thường được cho là không cần thiết và không gấp nhưng bỏ qua chúng có thể gây ra vấn đề, đặc biệt là thư thông báo đóng thuế hoặc nộp phí dịch vụ như điện, nước. Hãy xem thư và xử lý ngay, nếu không, bạn sẽ gặp rắc rối khi chậm đóng phí các dịch vụ thiết yếu.

Mỗi phút bạn dành ra để tìm kiếm thứ gì hoặc cố gắng ghi nhớ những gì bạn phải làm tiếp theo, sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc và tạo thói quen xấu trong công việc. Hiện nay, có nhiều công cụ bạn có thể sử dụng để quản lý công việc của mình nên hãy cố gắng tạo thói quen tốt là luôn ngăn nắp và tổ chức công việc hiệu quả.