Quản lý thời gian để làm việc tốt hơn

Lên kế hoạch làm việc

Dành ra một tuần điền nhật ký chi tiết những công việc bạn phải làm và thời gian hoàn thành công việc đó trong bao lâu. Cố gắng vạch ra bạn hay mất thời gian ở đâu? Cho công việc gì? Xem xét lại trách nhiệm đối với công việc và viết một danh sách công việc bạn thường làm.

Thường thì những công việc ở công ty đều được báo trước, do đó bạn có thể tự sắp lịch cho mình. Ngoài ra, bạn có thể dự đoán và đề phòng một quỹ thời gian nho nhỏ cho những việc đột xuất. Chẳng hạn đột nhiên hôm nay sếp bắt bạn làm bản báo cáo chi tiết về hoạt động của phòng, một công việc vốn vẫn là của sếp.

Khi mọi thứ đã được lên kế hoạch chặt chẽ thì chỉ còn việc cứ thế tuân theo. Nếu tuần này bạn có quá nhiều việc đột xuất, hãy nói với sếp nên giao việc trước cho bạn, đừng bắt bạn nước đến chân mới nhảy. Còn nếu nguyên nhân là do bạn thì hãy xem xét lại lịch làm việc của mình nhé.

Đề ra mục tiêu cụ thể

Mỗi nhiệm vụ nên đưa ra hạn chót để hoàn thành, từ đó có thứ tự ưu tiên. Chẳng hạn hai việc như nhau nhưng việc A phải hoàn thành ngay ngày mai, còn việc B thì cuối tuần mới đến hạn chót. Vậy tất nhiên bạn nên ưu tiên cho việc A rồi.

Mỗi kế hoạch đều đề ra mục tiêu cụ thể, tùy theo mục tiêu đó mà tùy sức cố gắng và chúng phải nằm trong khả năng của bạn. Mục tiêu nào quá xa vời thì có lẽ nên “để dành” sức. Công việc nào không mục đích thì nên gạch khỏi lịch làm việc bận rộn của bạn.

Khởi đầu ngày mới

Bằng cách phác ra những việc phải làm trong ngày và kèm theo đó là cách thức tiến hành để hoàn thành công việc hiệu quả nhất, trong thời gian ngắn nhất.

Nghĩ đến thời hạn của công việc hoặc dự án, những người tham gia hoặc phương tiện cần có. Ví dụ, bạn cần sếp ký duyệt một đề xuất nhưng sếp chỉ làm việc vào buổi sáng thôi, vậy thì phải nhanh chóng trình sếp ngay trong buổi sáng kẻo phải đợi đến sáng mai hoặc lâu hơn nữa. Theo hướng này bạn phải phác ra một kế hoạch cho một ngày để tránh “thời gian chết” phải chờ đợi sếp, đồng nghiệp hoặc máy tính, máy in...

Tận dụng tối đa đồng hồ sinh học của mình - nếu bạn có thể giải quyết công việc xuôi chèo mát mái vào buổi sáng thì hãy sắp xếp những công việc khó cho buổi sáng, dành các công việc dễ chịu hơn cho buổi chiều hoặc ngược lại.

Đừng “nghiện việc” đến mức kế hoạch làm việc đầy những công việc là công việc, bạn cần đưa vào đó giờ giải lao, nghỉ trưa và trừ đi khoảng thời gian nghe điện thoại, uống cà phê, tán gẫu dăm ba câu với đồng nghiệp. Bạn chỉ có thể lập kế hoạch cho dưới 50% công việc hàng ngày mà thôi, cuộc sống chứ không phải cái máy lập trình sẵn khít khao từng phút từng giây được. Tự cho phép mình thư giãn một lúc rồi quay trở lại với công việc.

Giữ bàn làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, việc nhỏ này sẽ giúp bạn hưng phấn và thoải mái hơn khi khởi đầu ngày mới, tránh những ức chế do sự thiếu ngăn nắp và lộn xộn gây ra.

Phương Hoa

Theo BBC