Những ngôn từ nên tránh ở nơi công sở

Theo trang Forbes, bà Darlene Price, tác giả của cuốn sách “Well Said! Presentations and Conversations That Get Results” (tạm dịch: “Nói hay! Thuyết trình và hội thoại đạt hiệu quả”) cho rằng, ngôn từ có ý nghĩa rất lớn trong giao tiếp ở nơi làm việc, trong bất kỳ tình huống và hoàn cảnh nào.

Dễ thấy nhất, các nhà lãnh đạo thường biết cách sử dụng ngôn ngữ để gây ảnh hưởng tới người khác nhằm đạt một kết quả nhất định. “Đó là một lý do mà họ trở thành lãnh đạo. Ngôn ngữ của họ thuyết phục được người khác làm theo”, bà Price nhận định.

Bởi thế, nếu bạn muốn thành công trong công việc, hoặc xa hơn là trở thành một nhà lãnh đạo, hãy bắt đầu bằng cách chọn lựa ngôn từ khi nói ở công sở. Theo lời khuyên của tác giả Price, bạn nên sử dụng thứ ngôn ngữ súc tích, có tích chất thúc đẩy và gây cảm hứng, đồng thời hãy nói với một giọng nói truyền tải sự minh bạch, tự tin và tạo cho người nghe sự tin tưởng.

Bà Price cho rằng, để đạt được mục tiêu trên, bạn cần hết sức tránh những câu dưới đây:

“Thế là không công bằng”

Cô ấy được tăng lương, bạn thì không. Anh ấy được công nhận, bạn cũng không. Sự bất bình đẳng luôn xảy ra ở nơi làm việc khắp mọi nơi trên thế giới mỗi ngày. Than vãn chẳng giải quyết điều gì. Vì thế bạn nên tránh phàn nàn và thay vào đó, hãy thẳng thắn nêu vấn đề với người có thể giúp đỡ bạn.

“Đó không phải là vấn đề của tôi”, “Đó không phải là việc của tôi” hoặc “Tôi không được trả đủ để làm việc này”

Nếu bạn đề nghị ai đó giúp đỡ và nhận được câu trả lời như trên, bạn sẽ cảm thấy thế nào? Hãy trở thành một thành viên có tính xây dựng trong nhóm, đặt ưu tiên hàng đầu là quan tâm tới sự thành công của người khác, hoặc chí ít là hãy tỏ ra như vậy. Thái độ thờ ơ, tách biệt và chỉ chăm chăm tới lợi ích cá nhân sẽ nhanh chóng hạn chế bước tiến sự nghiệp của bạn.

“Tôi nghĩ…”

Trong hai câu nói sau, bạn thấy câu nào có trọng lượng hơn? “Tôi nghĩ, công ty chúng tôi có thể là một đối tác tốt của các ông” hoặc “Tôi tin/tôi biết công ty của chúng tôi sẽ là một đối tác tốt của các ông”.

Rõ ràng là câu thứ hai sẽ gây ấn tượng tốt hơn. Chỉ một sự khác biệt nhỏ về từ ngữ cũng có thể tạo ra những khác biệt lớn trong ý nghĩa của câu nói. Câu thứ nhất chứa hai từ yếu ớt là “nghĩ” và “có thể”, trong khi câu thứ hai mang tính khẳng định và chắc chắn hơn hẳn. Vì thế, thay vì nói “nghĩ rằng”, bạn hay nói “tin rằng”, và thay vì nói “có thể”, hãy nói “sẽ”.

“Không có gì”

Khi ai đó nói lời cảm ơn bạn, câu trả lời lịch sự là “You’re welcome” (“Tôi luôn sẵn sàng giúp anh”). Theo bà Price, câu trả lời này có nghĩa rằng, bạn vui lòng được giúp đỡ người đó và bạn nhận sự đánh giá cao của họ. Thông thường, mọi người vẫn hay đáp lại lời cảm ơn bằng câu “No problem” (“Không có gì”),  nhưng câu này không truyền đạt được nhiều ý nghĩa như câu trên.

“Để tôi thử xem”

Từ “thử” bị xem là một từ có ý nghĩa chỉ khả năng thất bại. Vì thế, chuyên gia Price khuyến cáo rằng, trong giao tiếp ở công sở, nhất là khi nói với cấp trên, bạn nên tránh từ này, và thay vào đó dùng từ “sẽ”.

 “Anh ta là một kẻ kỳ quặc”, “Cô ấy thật lười biếng” hay “Công việc của tôi chán chết” hoặc “Tôi ghét công ty này”

Theo bà Price, không gì có thể nhấn chìm sự nghiệp của bạn nhanh hơn việc chửi rủa ở công sở. “Việc này không chỉ cho thấy bạn kém trưởng thành mà còn có thể khiến bạn bị sa thải”, tác giả Price nói. Hãy tránh đưa ra những phát ngôn mang tính đánh giá, phiến diện, vì những câu nói như thế chỉ tạo cho bạn một hình ảnh xấu. Nếu muốn phàn nàn về ai đó hoặc vấn đề gì đó, hãy sử dụng nhưng ngôn từ thận trọng và trung tính.

“Nhưng chúng tôi vẫn làm theo cách đó mà”

Những nhà lãnh đạo giỏi nhất luôn đánh giá cao sự sáng tạo, lối suy nghĩ mới mẻ và các kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên. Trong khi đó, câu nói này cho thấy bạn là một người thích đi theo lối mòn, kém linh hoạt và có đầu óc tù túng. Thay vì nói “Nhưng chúng tôi vẫn làm theo cách đó mà”, hay nói: “Ồ, đó là một ý tưởng thú vị. Chúng ta sẽ làm thế nào?” hoặc “Đó là một hướng đi mới. Hãy bàn bạc về những ưu nhược điểm của nó”.

“Điều đó là không thể” hoặc “Tôi chẳng làm được gì cả”

Thật ư? Liệu bạn đã xem xét tất cả mọi khả năng và không tìm ra được giải pháp nào? “Khi bạn nói những ngôn từ tiêu cực, bạn truyền tải sự vô vọng, bi quan và bị động. Điều này không bao giờ được đánh giá cao trong môi trường làm việc. Các sếp luôn để ý, nhận ra và thúc đẩy những người có thái độ ‘có thể giải quyết’. Vì thế, cho dù tình thế có bi đát ra sao, hãy giao tiếp bằng những từ ngữ mang tính xây dựng và giải quyết vấn đề, chẳng hạn “Tôi sẵn sàng kiểm tra lại xem sao”, “Hãy xem có thể giải quyết vấn đề thế nào”…

“Lẽ ra anh nên/phải…”

Những câu như “Lẽ ra anh phải báo tôi sớm hơn” hoặc “Lẽ ra anh phải cố gắng hơn” thường đem tới cảm giác trách móc, chỉ trích. Một môi trường làm việc lý tưởng luôn thúc đẩy sự công bằng, hợp tác và tinh thần làm việc theo nhóm. Bởi thế, thay vì nói những câu như vậy, bạn có thể nói “Lần sau, vui lòng để tôi xem trước việc này sớm” hoặc “Theo tôi, lần sau anh nên…”.

 “Tôi có thể sai, nhưng…” hoặc “Đây có thể là một ý tưởng tồi, nhưng…”

Theo lý giải của bà Price, những câu này có thể làm giảm mức độ đáng tin cậy của bạn. Vì thế, trong giao tiếp, bạn hãy tránh những vế trước của từ “nhưng” trong các câu như vậy. Thay vì nói “Đây có thể là một ý tưởng tồi, nhưng tôi nghĩ chúng ta có thể tổ chức cuộc họp trực tuyến hàng quý, được chứ?”, hãy nói một cách khẳng định rằng: “Để giảm chi phí đi lại và tăng hiệu quả về thời gian, tôi đề nghị chúng ta tổ chức cuộc họp trực tuyến hàng quý”.

“Anh nghĩ thế chứ?” hoặc “Được chứ?”

Những cụm từ này thường bị xem là mang ý nghĩa phòng ngừa hoặc tìm kiếm sự đồng tình thông qua việc sử dụng những từ mang tính thận trọng thái quá. “Nếu bạn thực sự muốn tìm kiếm sự đồng tình, những cụm từ này có thể là hợp lý. Tuy nhiên, nếu mục tiêu của bạn là giao tiếp với một thông điệp tự tin và có sức nặng và nhằm thuyết phục người đối diện làm theo cách của bạn, bạn nên dùng những từ ngữ mang tính khẳng định chắc chắn hơn”, bà Price nói.

Hãy tưởng tượng, một sếp ngân hàng đầu tư nói: “Đây là một cách tốt để đầu tư tiền của ông, ông nghĩ thế chứ? Tôi sẽ tiến hành nếu anh thấy được”. Rõ ràng, nói câu này sẽ hiệu quả hơn: “Chiến lược này là một cách đầu tư khôn ngoan và đem lại lợi ích dài hạn. Nếu ông nhất trí, tôi sẽ chuyển tiền trước 5h chiều nay”.

 “Bây giờ tôi không có thời gian cho việc này” hoặc “Tôi quá bận”

“Cho dù những câu nói này của bạn có là thật đi chăng nữa, không ai muốn cảm thấy mình kém quan trọng hơn một ai đó khác”, bà Price nói. Để thúc đẩy các mối quan hệ tích cực và truyền tải sự cảm thông, hãy nói: “Tôi sẵn sàng thảo luận vấn đề này với anh sau cuộc họp buổi sáng. Tôi có thể đến văn phòng anh lúc 1h chiều được không?”

Rất khó để loại bỏ hoàn toàn những câu trên khỏi giao tiếp hàng ngày ở công sở, nhưng vấn đề quan trọng là bạn cần tăng cường nhận thức về ngôn ngữ mà bạn đang sử dụng. “Cũng giống như những thói quen xấu, chúng ta thường không để ý tới sự thật là mình đang nói những ngôn từ hạn chế khả năng phát triển sự nghiệp”, bà Price nói.