Làm việc từ xa: Đến lúc phải tính tới chiến lược lâu dài

Tuy nhiên, rất nhiều lãnh đạo chưa biết, hoặc chưa nghĩ đến việc xây dựng một chiến lược lâu dài cho đội ngũ nhân sự từ xa của mình.

Cụ thể hơn, theo một khảo sát gần đây ở Mỹ, chưa tới ⅓ các nhà lãnh đạo chịu lập chiến lược lâu dài với đội ngũ nhân sự làm việc từ xa, chưa kể rất ít người đầu tư vào những vấn đề như xây dựng quy trình làm việc, cấu trúc nhân sự và văn hóa công ty.

Mặc dù các lãnh đạo tham gia khảo sát này đều thuộc lĩnh vực công nghệ và lập trình, tuy nhiên đây sẽ là “tín hiệu” cho đa số những ngành nghề khác.

Không chỉ vậy, quy mô công ty cũng là một yếu tố cần xét đến: khoảng 39% doanh nghiệp nhỏ (tối đa 100 nhân sự) không xây dựng kế hoạch lâu dài, trong khi con số này ở các doanh nghiệp vừa là 24% và doanh nghiệp lớn (trên 500 nhân sự) là 26%.

Trong khi có đến một nửa số lãnh đạo dự tính tăng tỷ lệ nhân sự làm việc từ xa, thì những điều họ quan tâm cũng chỉ là năng suất làm việc (66%), lợi ích cho công ty (29%), giải quyết cảm giác cô đơn của nhân viên (32%) và giải quyết tình trạng làm việc kiệt sức của nhân viên (21%). Chỉ có khoảng 33% quan tâm và xây dựng những chiến lược lâu dài

Những số liệu này cho thấy rất nhiều lãnh đạo đã vô tình hoặc cố ý quên việc xây dựng kế hoạch làm việc lâu dài cho đội ngũ nhân sự từ xa của mình. Khi ấy, công ty chắc chắn sẽ có những tổn thất nhất định.

Vậy thì đâu là cách thức xây dựng một chiến lược làm việc từ xa lâu dài? Hãy nghĩ đến 3 yếu tố dưới đây:

Công nghệ

Các công ty có một nửa hoặc toàn bộ nhân sự làm việc từ xa thường cần các môi trường làm việc trực tuyến. Tuy nhiên, đừng quá lo lắng hoặc sốt sắng đi xây dựng một môi trường làm việc kỹ thuật số cho riêng doanh nghiệp của mình. Hãy nhớ rằng công nghệ hiện tại rất phát triển, làm việc hoặc lưu trữ trên các ứng dụng điện toán đám mây hoàn toàn bảo mật và an toàn.

Hiện nay, các đơn vị cung cấp phần mềm luôn làm việc nỗ lực để đem đến những công nghệ tốt nhất cho các doanh nghiệp làm việc từ xa. Vậy nên doanh nghiệp chỉ cần chọn ra phần mềm phù hợp với nhu cầu và sử dụng. Các thay đổi và cải tiến có thể được thực hiện dựa theo tình hình phát triển của công ty.

Văn hóa công ty

Đừng nghĩ văn hóa công ty chỉ đơn giản là “happy hours” vào thứ sáu, hoặc các cuộc họp định kỳ vào thứ ba. Văn hóa công ty phải gắn liền với giá trị công ty, phải được truyền đạt đến nhân viên và được nhân viên thực hiện.

Nếu quá trình này diễn ra hiệu quả, tự bản thân nhân viên sẽ thể hiện những giá trị đó, dù cho họ đang làm việc cùng đồng nghiệp hay giao dịch với khách hàng. Đến một lúc nào đó, văn hóa này sẽ trở thành một điều mà bất kỳ ai tiếp xúc với công ty đều được trải nghiệm.

Vậy nên, ngay cả trong môi trường kỹ thuật số, văn hóa công ty vẫn tồn tại. Chẳng hạn trên các trang xã hội của công ty, trong các video của CEO, trong các cuộc trò chuyện và trong mọi dự án hợp tác.

Phương thức trao đổi, giao tiếp

Những ứng dụng như Slack, Google Meet hoặc WhatsApp có thể là môi trường khá ổn cho giao tiếp. Tuy nhiên, việc dùng quá nhiều ứng dụng không liên thông với nhau có thể khiến nhân viên mất hàng tiếng đồng hồ để tìm kiếm thông tin giữa một loạt phần mềm đang sử dụng.

Theo một cuộc khảo sát năm 2018 với hơn 2.000 lao động trí thức tại Hoa Kỳ, Anh và Úc, các nhân viên dành trung bình 4 giờ đồng hồ để trò chuyện trên các ứng dụng, tuy nhiên có đến 70% gặp các trở ngại trong trao đổi.

Vì vậy, ⅔ số người khảo sát mong muốn chỉ sử dụng duy nhất một nền tảng để trao đổi thông tin công việc.

Các nhân viên trên 45 tuổi (51%) vẫn thích sử dụng email, trong khi khoảng 25% cho biết email làm gián đoạn công việc. 43% các nhân viên từ 18 - 44 tuổi ưu tiên việc nhắn tin theo nhóm.

Vì vậy, để xây dựng chiến lược làm việc lâu dài, hãy ưu tiên sử dụng một nền tảng giao tiếp hiệu quả, với một nơi truy xuất dữ liệu duy nhất. Và nếu chiến lược ngắn hạn là tìm ra ứng dụng tốt nhất để giao tiếp, thì chiến lược dài hơi cần phải biết đơn giản hóa mọi thứ và tạo ra môi trường làm việc thoải mái, linh hoạt.