Làm gì khi công việc quá tải?

Hỏi: Tôi gặp khó khăn trong việc quản lý công việc. Khi tôi còn chưa hoàn thành được một việc thì một việc mới lại được đặt lên bàn. Tôi chẳng còn cách nào khác là bắt đầu làm việc đó. Cứ thế mọi việc dồn đống lại trong trạng thái “đang thực hiện”. Tôi cần làm gì để làm việc hiệu quả hơn?

Trả lời: Bạn không thể giải quyết tất cả các công việc cùng một lúc. Vì vậy, hãy phân loại và chọn làm từng việc theo thứ tự ưu tiên. Nhiều người thường có thói quen lao ngay vào công việc mới nhất dù chưa phải là quan trọng nhất và bỏ dở công việc đang làm. Sự sao nhãng khiến họ cứ lật hết tài liệu này đến hồ sơ nọ. Phải làm nhiều việc sẽ khiến bạn khó tập trung và ghi nhớ thông tin. Sự suy nghĩ bị phân ra nhiều mảng gây tốn thời gian và dẫn đến xảy ra lỗi. 

Hỏi: Mỗi tuần tôi có cuộc họp qua điện thoại với các đồng nghiệp ở chi nhánh. Nội dung chính của cuộc họp thường là sếp, ở nước khác, cung cấp thông tin cho mọi người. Tôi ở văn phòng riêng và chưa bao giờ bị gọi phát biểu. Vậy có an toàn cho tôi không nếu tôi làm các việc khác trong khi lắng nghe?

Trả lời: Có, nhưng bạn cần hết sức thận trọng. Tranh thủ hoàn thành phần việc lặt vặt hay dọn dẹp hồ sơ trong khi tham gia cuộc trò chuyện cũng là một cách tận dụng thời gian hợp lý. Tuy nhiên, phải luôn tập trung vào người nói. Bạn sẽ không bao giờ biết được khi nào sếp hỏi bạn về các thông tin mới nhất ở bộ phận của bạn. Và nếu bạn thực sự phải tranh thủ, hãy chắc chắn rằng các âm thanh “lạ” không lọt vào micro của bạn.

Hỏi: Tôi phải gánh rất nhiều trách nhiệm nhưng luôn bị “kéo lại” vì cuộc họp với sếp mỗi sáng. Tôi có thể tranh thủ làm việc với máy tính sách tay hoặc PDA trong khi họp không?

Trả lời: Bạn không phải là người duy nhất cảm thấy ngán ngẩm những cuộc họp bắt buộc nhưng chẳng mấy hiệu quả. Hãy nói chuyện với sếp để xin được vắng mặt trong cuộc họp trước khi bạn quyết định dành thời gian đó để tập trung vào email. Bởi hành động gõ bàn phím lách cách trong khi những người khác đang thảo luận không chỉ gây phiền nhiễu mà còn bị coi là không biết xử sự chuyên nghiệp. Đôi lúc, làm nhiều việc cùng lúc mang lại cho bạn hiệu quả công việc và lấy đi của bạn sự tôn trọng của người khác.

Không nên tự cho rằng tốt hơn là phải làm mọi việc cùng một lúc. Bạn cũng biết rằng khi bạn được tập trung làm từng việc, chất lượng công việc sẽ luôn ở mức cao nhất có thể.

Lan Hương Lê

Theo CareerBuilder