Khi nào doanh nghiệp phải trả tiền phép năm chưa nghỉ của nhân viên?

Chị N.T.K. (24 tuổi), đang làm việc tại một công ty ở TPHCM, cho biết trong năm 2025, chị còn 6 ngày nghỉ phép hằng năm hưởng nguyên lương chưa sử dụng.

Chị K. đặt câu hỏi: "Liệu công ty có phải thanh toán tiền cho những ngày phép hằng năm chưa dùng hay không, nếu được thanh toán thì người lao động cần làm gì để nhận khoản tiền này? Nếu không thì trong trường hợp nào doanh nghiệp mới phải chi trả tiền phép năm chưa nghỉ cho người lao động?".

Giải đáp vấn đề này, luật sư Trần Minh Hùng (Đoàn Luật sư TPHCM) cho hay theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được hưởng chế độ nghỉ hằng năm và hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động.

Cụ thể, người làm công việc trong điều kiện bình thường được nghỉ 12 ngày làm việc hưởng nguyên lương mỗi năm. Người lao động chưa thành niên, người lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm được nghỉ 14 ngày. Người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm được nghỉ 16 ngày.

Trường hợp người lao động làm việc chưa đủ 12 tháng, số ngày nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với thời gian làm việc.

Ngoài số ngày nghỉ theo quy định, Điều 114 Bộ luật Lao động 2019 quy định cứ đủ 5 năm làm việc cho một người sử dụng lao động, người lao động được tăng thêm 1 ngày nghỉ hằng năm.

Khi không có kế hoạch sử dụng hết ngày nghỉ phép năm trong một lần, người lao động có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để chia số ngày nghỉ phép hằng năm thành nhiều lần trong năm.

Nếu đến cuối năm, người lao động vẫn chưa dùng hết ngày nghỉ phép năm theo quy định thì có thể thỏa thuận với người sử dụng lao động để chuyển ngày phép sang năm sau nhưng nghỉ gộp tối đa không quá 3 năm/lần.

Luật sư Trần Minh Hùng cho biết doanh nghiệp không bắt buộc phải quy đổi số ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng thành tiền trong thời gian người lao động vẫn đang làm việc.

Theo khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, chỉ khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì người sử dụng lao động mới phải thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.

Đối với trường hợp này, tiền lương làm căn cứ thanh toán được xác định là tiền lương theo hợp đồng lao động của tháng trước liền kề tháng người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm.

Quy trình chi trả sẽ phụ thuộc vào số ngày phép được nghỉ thực tế theo thời gian làm việc theo quy định đã dẫn chứng ở trên.

Chẳng hạn, người lao động làm công việc trong điều kiện bình thường và làm việc 8 tháng trong năm thì số ngày nghỉ hằng năm được tính như sau: 12 (ngày) : 12 (tháng) × 8 (tháng) = 8 ngày.

Quy định này cũng được đề cập tại khoản 2 Điều 23 Nghị định 283. Theo đó, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt nếu không trả hoặc trả không đủ tiền lương cho người lao động trong những ngày chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm khi người lao động thôi việc, bị mất việc làm.

Như vậy, việc doanh nghiệp có phải thanh toán tiền phép năm chưa nghỉ hay không phụ thuộc vào tình trạng việc làm của người lao động. Nếu người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm và vẫn còn ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, doanh nghiệp phải thanh toán tiền lương tương ứng với số ngày chưa nghỉ.

Ngược lại, nếu người lao động vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp và chưa sử dụng hết số ngày nghỉ hằng năm thì chưa thể chỉ căn cứ khoản 2 Điều 23 Nghị định 283 để kết luận doanh nghiệp bắt buộc phải quy đổi toàn bộ số ngày phép còn lại thành tiền.

Theo luật sư Trần Minh Hùng, để xác định doanh nghiệp có vi phạm quy định về thanh toán tiền phép năm hay không, cần xem xét đồng thời 3 yếu tố: người lao động có thuộc trường hợp thôi việc hoặc bị mất việc làm hay không; còn bao nhiêu ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng; doanh nghiệp đã thanh toán đầy đủ tiền lương tương ứng với những ngày chưa nghỉ hay chưa.