Dẹp nỗi lo bị “bí” khi sếp hỏi

Có nhiều nguyên nhân khiến bạn không thể nghĩ ra ngay câu trả lời vào thời khắc quan trọng nhất: khi sếp đặt câu hỏi. Có thể là do bạn đang tập trung vào việc gì khác và không kịp nhớ ra, hoặc bạn không nắm chắc chi tiết nên tỏ ra chần chừ, hoặc bạn thật sự không biết câu trả lời. Trừ khi bạn nằm trong số những người may mắn sở hữu khả năng xoay chuyển tình thế tài tình và có thể lập tức ứng phó với sếp cho qua chuyện, nếu không, phản ứng của bạn chỉ có thể là: “À, ừ, tôi cũng không chắc lắm… Xin lỗi sếp.”

Tuy nhiên, trên thực tế, khi sếp đột ngột hỏi bạn về vấn đề gì đó, những gì sếp muốn, thông thường, chỉ là được cập nhật thông tin hoặc gợi nhớ cho sếp về chi tiết nào đó, chứ không yêu cầu báo cáo đầy đủ từng chút một. Do đó, bạn có thể nêu bật một số thông tin quan trọng mà bạn biết, rồi tìm hiểu thêm và cập nhật hoàn chỉnh cho sếp sau đó. Như thế, bạn vừa không mất điểm, vừa tỏ ra thành thật chứ không bị đánh giá là ba hoa.

Chiến lược “sandwich”

Theo Jodi Glickman, tác giả quyển sách Great on the Job:  What to Say, How to Say It, chiến lược trả lời của bạn có thể được chia làm 3 phần:

Những gì tôi biết

Điều đầu tiên phải nhớ là bạn không cần đòi hỏi bản thân lúc nào cũng phải nắm hết toàn bộ mọi thứ để lập tức “thể hiện” với sếp. Với lịch làm việc dày đặc trong môi trường công sở hiện đại, việc đảm bảo có câu trả lời “chuẩn” mọi lúc mọi nơi là điều không thể.

Theo Glickman, nếu câu hỏi liên quan trực tiếp với công việc của bạn, hẳn nhiên bạn phải nắm, và hơn thế, còn có thể đóng góp suy nghĩ riêng của bạn với sếp. Do đó, hãy dẹp bỏ lời xin lỗi quen thuộc mà dành vài giây hệ thống ý tưởng và chia sẻ vớp sếp về thông tin sếp cần cũng như tiến độ và những gì bạn đã đạt được.

Những gì tôi chưa nắm

Sau đó, nếu có điều gì còn lấn cấn hay chưa tường tận, bạn cứ thẳng thắn với sếp rằng bạn cần tìm hiểu thêm hoặc nghiên cứu lại. Đôi khi bạn nghĩ mình cứ nói bâng quơ cho qua chuyện cũng được những điều này có thể ảnh hưởng đến bạn về lâu về dài. Các sếp luôn thích những nhân viên thành thật, và sẽ có phản ứng mạnh nếu sau đó phát hiện những gì bạn nói là không đúng, hoặc chỉ lấp liếm để đối phó với sếp. Thay vì đánh cược uy tín của mình, bạn cứ thể hiện đúng những gì mình có.

Những gì tôi có thể làm

Sếp có thể thông cảm khi bạn không thể biết hết mọi thứ, nhưng bạn cần phải cho sếp thấy bạn có thể làm gì để cung cấp thông tin đầy đủ nhất đến sếp, ngay cả khi việc này đòi hỏi bạn phải nghiên cứu thêm thông tin hoặc trao đổi với các đồng nghiệp khác. Hãy kết thúc phần trả lời của mình một cách tích cực bằng việc nói rõ với sếp những bước tiếp theo của bạn. Bạn cũng có thể hỏi sếp thêm về hạn chót cần nộp thông tin và những vấn đề khác sếp muốn tìm hiểu thêm.

Cụ thể, bạn có thể áp dụng chiến lược “sandwich” khi được hỏi về doanh số với khách hàng X trong quý trước như sau: “Doanh số của công ty ta với khách hàng X đã tăng cao trong quý rồi. Cụ thể là con số chính xác là bao nhiêu thì lập tức bây giờ tôi chưa có ngay cho sếp, nhưng tôi sẽ xem lại báo cáo doanh số, tổng hợp, kiểm tra lại và trình với sếp liền. Sếp còn cần thêm thông tin liên quan gì nữa không và khi nào sếp cần tôi nộp báo cáo này?”

Chiến lược “sandwich” mang lại hiệu quả tốt vì nó không khiến bạn mất điểm trước mặt sếp, ngược lại, tạo ấn tượng tích cực rằng bạn vẫn nắm công việc, thành thật và có trách nhiệm. Do đó, nếu lần sau, đột nhiên sếp xuất hiện tại bàn làm việc của bạn mà không báo trước, hãy hít thở sâu, giữ bình tĩnh và theo chiến lược “sandwich” để ứng phó với các câu hỏi của sếp.

Ngọc Vân

TheoMSN