Để e-mail luôn là “người bạn tốt”

Để e-mail thực sự là “người bạn tốt” nơi công sở, hãy làm theo những lời khuyên sau đây:

Gửi cho đúng đối tượng cần:

Điều này không có nghĩa rằng bạn sẽ bỏ qua những thông báo quan trọng hay không gửi thư đến đủ cho những người cần thiết. Nhưng bạn cần suy nghĩ cẩn thận khi gửi thư đi, đặc biệt là khi trả lời thư tới mọi người trong một nhóm. Ví dụ, có nhiều nhân viên đã gửi một bức thư cảm ơn tới cả một nhóm người nhưng chỉ để cảm ơn một người trong số đó.

Thiết lập lịch kiểm tra thư:

Trước hết bạn cần tắt tiếng “ding” mà máy tính báo mỗi khi có thư đến để tránh làm phiền những đồng nghiệp xung quanh và cũng là tránh gây xao nhãng cho bạn trong khi làm việc. Sau đó bạn hãy lập ra một lịch kiểm tra thư trong ngày tùy vào tần suất công việc của bạn để biết một ngày bạn nên kiểm tra thư bao nhiêu lần.

Điều này sẽ giúp bạn quản lý e-mail của mình dễ dàng hơn là cứ liên tục kiểm tra thư sẽ làm bạn không tập trung được vào công việc. Ví dụ, một ngày làm việc bạn có thể chia ra làm 3 thời điểm để kiểm tra e-mail: sáng, trưa và cuối ngày.

Sử dụng bộ phận lọc thư:

Sử dụng bộ phận lọc thư rác để rời đi một cách tự động những thư không liên quan đến công việc. Lập những folder dành cho những thư ít quan trọng hơn như những thư chứa thông tin cần lưu trữ trong thời gian dài và bạn có thể không cần kiểm tra những thư này ngay khi chúng đến. Ví dụ, vài ngày một lần bạn mới cần kiểm tra chúng.

Sắp xếp e-mail “ngăn nắp”:

Tạo những tệp dữ liệu dành cho e-mail của bạn vì thế bạn có thể rời những thư đã đọc rồi ra khỏi hộp thư. Điều này sẽ làm cho hộp thư của bạn dường như bớt đầy và hỗn độn hơn. Hơn nữa bạn cũng sẽ dễ dàng tìm được những thư mà sau này có thể bạn vẫn cần đến dựa vào tên folder.

Đừng trả lời thư quá ngắn gọn:

Vì khối lượng công việc và thời gian eo hẹp nên việc trả lời thư ngắn gọn và đủ hiểu là điều mà nhân viên nào cũng cố gắng thực hiện. Nhưng bạn cũng cần chú ý với những e-mail cần chi tiết thì bạn vẫn phải trả lời dài và đầy đủ.

Ví dụ, khi một đồng nghiệp đưa ra cách giải quyết một vấn đề nào đó và hỏi ý kiến bạn nhưng bạn chỉ trả lời “có vẻ được đấy” thì bạn sẽ nhanh chóng nhận được e-mail trả lời lại của người kia muốn được tư vấn kỹ hơn về ưu và nhược của cách giải quyết họ đã đưa ra. Điều này vừa làm bạn tốn thời gian trả lời một lần nữa vừa làm cho hộp thư của bạn đầy hơn. Tệ hơn nữa là bạn có thể làm mất lòng các đồng nghiệp.

Thủy Nguyễn

Theo Yahoo