Giải pháp nào cho chăm sóc khách hàng thời đại 4.0?

Trong khảo sát gần đây về dịch vụ chăm sóc khách hàng của AC Nielsen, kết quả cho thấy hotline tổng đài là kênh tương tác khách hàng hiệu quả và nhanh nhất. Chính vì thế mà nhiều doanh nghiệp đã nhận thức được việc đầu tư xây dựng tổng đài để chăm sóc khách hàng.

Tổng đài truyền thống đã... lỗi thời

Trước đây, một doanh nghiệp khi mới hình thành thường chủ quan cho rằng chỉ cần 1, 2 người trực điện thoại là đủ. Nhưng theo thời gian, doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô thì những hạn chế của tổng đài truyền thống nhanh chóng bộc lộ.

Nếu giữ nguyên số lượng người chăm sóc, tình trạng nghẽn mạng sẽ diễn ra, khách hàng không liên lạc được dễ nảy sinh tâm lý cáu gắt. Nếu muốn mở rộng đường dây, doanh nghiệp buộc phải bỏ thêm chi phí mua thiết bị nghe gọi, nâng cấp phần cứng hoặc thuê kỹ thuật viên cung ứng, gây mất thời gian. Do đặc thù sử dụng máy bàn nên nhân viên luôn phải túc trực tại văn phòng để nghe và trả lời điện thoại.

Mặt khác, Việt Nam là quốc gia có tới 55% dân số sử dụng điện thoại thông minh, thuộc top 5 nước tăng trưởng công nghệ thông tin nhanh nhất thế giới.

Theo nghiên cứu của Avaya – công ty công nghệ hàng đầu chuyên về các giải pháp quản lý quan hệ khách hàng thì có tới 79% khách hàng thích được trợ giúp trực tiếp qua kênh điện thoại nhờ tính kịp thời, bất chấp nhiều công cụ khác ra đời như SMS, Livechat.

Trong bối cảnh của kỷ nguyên 4.0, sự tham gia của con người sẽ dần thay thế bằng máy móc, thiết bị thông minh, vai trò to lớn của smartphone được khẳng định. Tất cả dường như đều “dọn đường” cho sự ra đời của một tổng đài tối ưu hơn đó là tổng đài di động.

Tổng đài di động - Hướng đi mới cho doanh nghiệp?

Được hình thành trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, tổng đài di động giúp doanh nghiệp không cần đầu tư máy móc, chỉ cần sử dụng một số di động làm số hotline và khai báo các máy bàn có sẵn, số di động nhân viên làm các máy nhánh. Hệ thống đảm bảo đầy đủ tính năng của tổng đài thông thường. Do lợi thế di động nên tổng đài không bị ảnh hưởng quy định gọi ra và quan trọng hơn hết là có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi, không bị giới hạn số cuộc gọi đồng thời.

Một doanh nghiệp nhỏ dưới 100 người thường mất trung bình khoảng 50 triệu đồng cho phần cứng khi sử dụng tổng đài truyền thống nhưng với tổng đài di động thì doanh nghiệp chỉ cần đăng ký để được khai báo một thuê bao làm số hotline.

Nhân viên sẽ sử dụng chính thuê bao đó như một số máy lẻ, có thể chăm sóc khách hàng mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt ở văn phòng 24/7. Do hoạt động trên nền tảng mạng lưới của nhà mạng nên doanh nghiệp không cần phải lo lắng về vấn đề đường truyền hay kết nối internet. Cũng nhờ vậy khách hàng được chăm sóc kịp thời, doanh nghiệp được nâng cao uy tín.

Ông Nguyễn Bình An – một giám đốc kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn cho biết, sau khi đầu tư tổng đài di động ông cảm thấy sự phàn nàn của khách hàng giảm bớt đáng kể nhờ được giải đáp nhanh chóng mọi thắc mắc, về phía nhân viên cũng vơi bớt phần nào áp lực khi tỉ lệ bắt máy có phần cải thiện đáng kể. Ông cũng không còn phải tốn thêm chi phí cho việc mở rộng mạng lưới hay lo lắng về chất lượng cuộc gọi.

Trong khi đó, Vietel - đơn vị chiếm hơn 55% thị phần di động của cả nước đang cung cấp tổng đài di động mCC (mobile Contact Center) cho hay, ước tính doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đến hơn 80% cước gọi so với các giải pháp khác trên thị trường, chưa kể chính sách miễn phí cước gọi nội bộ.

Mình chứng cho vấn đề nay, Viettel cho biết, với tổng đài di động mCC thì dù là thuê bao di động trả trước, di động trả sau, máy cố định hay homephone Viettel cũng có thể sử dụng làm máy lẻ. Doanh nghiệp có thể lựa chọn số di động, cố định hoặc đầu số 1800/1900 làm số hotline. Đặc biệt Khi doanh nghiệp sử dụng hotline là số di động giúp nâng cao tỷ lệ bắt máy lên đến 90%. Tính năng cài đặt lời chào tự động, kịch bản tiếp nhận cuộc gọi cho phép doanh nghiệp tự do thể hiện ấn tượng riêng trong mắt khách hàng.

Đồng thời, chế độ chuyển cuộc gọi theo khung giờ, theo tuần sẽ ghi nhận mọi trường hợp cần chăm sóc giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất cứ “thượng đế” nào. Chế độ ghi âm cuộc gọi, tìm kiếm nghe lại ghi âm các cuộc gọi vào – ra, tránh được tình trạng lãng phí tài nguyên cũng như kiểm soát chất lượng làm việc, từ đó có kế hoạch đào tạo nội bộ kịp thời. Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở xa, tính năng điện đàm hội nghị sẽ giúp kết nối các thành viên nhanh chóng.

Tiết kiệm chi phí, xây dựng thành công mối quan hệ bền vững với khách hàng là điều doanh nghiệp nào cũng muốn hướng tới và chắc chắn tổng đài di động sẽ là một hướng đi mới cho nhiều doanh nghiệp.

H.Nguyễn