Các quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử

Buổi hội thảo có sự tham gia của các diễn kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính - kế toán gồm: ông Nguyễn Văn Được - Tổng giám đốc Công ty TNHH Kế Toán và Tư Vấn Thuế Trọng Tín, Ủy viên ban chấp hành Hội Tư vấn Thuế Việt Nam; bà Nguyễn Thị Hương - Giám đốc R&D sản phẩm Ubot - akaBot, FPT Software và gần 1.000 khán giả là các kế toán, chủ doanh nghiệp theo dõi trực tuyến.

Những quy định cần lưu ý về hóa đơn, chứng từ điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Từ ngày 1/7/2022, hóa đơn điện tử (HĐĐT) và chứng từ điện tử đã chính thức bắt buộc trên toàn quốc. Tuy nhiên, trong thời gian mới triển khai, các doanh nghiệp còn gặp không ít bỡ ngỡ do chưa quen với quy định mới, luôn mang tâm lý "vừa làm vừa sợ sai".

Ông Nguyễn Văn Được - Tổng giám đốc Công ty TNHH Kế Toán và Tư Vấn Thuế Trọng Tín nhận xét, Nghị định 123 tiếp cận theo hướng tổng hợp tất cả các quy định mà trước đây nằm ở nhiều văn bản khác nhau, về hóa đơn, chứng từ, biên lai… Điều này vừa mang đến sự thuận tiện, tuy nhiên cũng gây ra khó khăn khi một văn bản chứa quá nhiều thông tin, làm cho các doanh nghiệp khó tiếp cận.

Từ kinh nghiệm tiếp xúc và tư vấn thực tế cho nhiều doanh nghiệp, ông Nguyễn Văn Được đã tổng hợp những quy định mới về hóa đơn, chứng từ điện tử mà các doanh nghiệp dễ gặp sai sót. Các vấn đề được chia sẻ là những kiến thức nghiệp vụ quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử như: Nguyên tắc sử dụng, thời điểm lập hóa đơn, xử lý sự cố, xử lý sai sót, cách chuyển đổi, bảo quản, lưu trữ HĐĐT.

Trong đó, ông Được đã nhấn mạnh những điểm mới của nghị định 123 so với quy định cũ để doanh nghiệp lưu ý tránh sai sót, chẳng hạn như: Hoạt động xuất khẩu hay cho vay, mượn hàng hóa hiện nay đều phải thực hiện xuất hóa đơn. Đối với dịch vụ bán lẻ, ăn uống, có in phiếu tính tiền mà chưa kết nối dữ liệu với cơ quan thuế thì phải tổng hợp mỗi ngày và xuất hóa đơn (trừ trường hợp khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn ngay…).

Những vấn đề mà cộng đồng kế toán đang tranh luận sôi nổi trong thời gian gần đây cũng đã được chuyên gia giải đáp. Ví dụ như việc có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa hay không. Theo ông Được, bất kỳ khi nào doanh nghiệp có phát sinh sử dụng hóa đơn giấy (do sự cố kỹ thuật chưa khắc phục được) thì đều phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; còn nếu doanh nghiệp sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử theo nghị định 123 và thông tư 78 thì không cần nộp báo cáo này.

Buổi hội thảo diễn ra đầy sôi nổi, các câu hỏi liên tục được gửi về để thảo luận cùng các diễn giả của chương trình.

Từ quy định về HĐĐT đến yêu cầu những phương thức làm việc mới 

Cùng trao đổi trong chương trình, các hai diễn giả đều đồng ý rằng quy định bắt buộc áp dụng Hóa đơn điện tử đã thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc của kế toán. 

Theo bà Hương - Giám đốc R&D sản phẩm UBot - akaBot, FPT Software, nếu như trước đây, kế toán phải viết tay hóa đơn, rồi gửi qua bưu điện cho khách hàng thì hiện giờ xuất hóa đơn điện tử, gửi qua email. Khi dùng hóa đơn giấy thì phải viết nhiều liên, lưu thành từng quyển. Còn hiện nay khi dùng hóa đơn điện tử, chúng ta phải đáp ứng được vấn đề lưu trữ điện tử.

Đây vừa là lợi thế, vừa là trở ngại với các kế toán nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Trở ngại ở chỗ khi chuyển sang một phương thức làm việc mới, kế toán doanh nghiệp chưa quen và rất dễ gặp sai sót, bước chuyển đổi càng khó khăn hơn nếu cứ áp dụng các cách làm cũ vào bối cảnh mới. Tuy nhiên, khi áp dụng hóa đơn điện tử, các diễn giả đều cho rằng lợi thế mang lại sẽ vượt trội và lâu dài hơn, đó là sự tiết kiệm chi phí và thời gian. 

Bà Hương nhấn mạnh, sử dụng hóa đơn điện tử mang đến cơ hội ứng dụng những công nghệ mới giúp phòng kế toán gia tăng hiệu suất vượt bậc. UBot đang phát triển các phần mềm robot ứng dụng quy trình tự động hóa RPA. Các robot phần mềm này sẽ giúp kế toán thực hiện các thao tác thủ công một cách tự động, theo đúng quy trình. Nhờ đó kế toán sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức, hiệu suất làm việc tốt hơn. Doanh nghiệp có dữ liệu nhanh chóng, chính xác hơn để phục vụ việc ra quyết định điều hành, đồng thời tiết kiệm được chi phí nhân lực.

UBot hiện có giải pháp UBot invoice hỗ trợ kế toán viên tự động xử lý hơn 1.000 hóa đơn đầu vào trong 15 phút, đã giúp nhiều doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí vận hành doanh nghiệp, loại trừ 100% các sai sót thủ công, tăng 60% năng suất của doanh nghiệp.

Daikin Việt Nam là một trong những khách hàng đồng hành cùng UBot Invoice từ những ngày đầu tiên. Với số lượng lớn 40.000 hóa đơn đầu vào mỗi năm, các nhân sự kế toán của Daikin Việt Nam luôn phải thực hiện xử lý, lưu trữ thủ công thông qua các thao tác copy - paste, đặt tên theo định dạng và liên tục kiểm soát để tránh trùng lặp.

Trong quá trình xử lý thanh toán, kế toán viên phải kiểm tra các thông tin bao gồm tên, địa chỉ người mua, các mã số trên hóa đơn bằng mắt thường dẫn đến mất rất nhiều thời gian, công sức, dễ xảy ra sai sót và khiến kế toán căng thẳng vào mỗi cuối kỳ tài chính. Sau khi ứng dụng Ubot Invoice, thời gian xử lý hóa đơn giảm xuống còn 30 giây/1 hóa đơn, cụ thể giảm đến 75% thời gian, nhờ đó giúp Daikin Việt Nam tiết kiệm được 130 ngày làm việc/năm.

Bà Nguyễn Thị Hương cũng cho biết, định hướng tương lai của UBot là bỏ thủ công, làm tự động, hứa hẹn sớm cho ra bộ giải pháp toàn diện dành riêng cho phòng tài chính - kế toán trong năm nay.