Tối ưu hóa chi phí đầu tư cho doanh nghiệp khi chọn máy in đa năng

Việc chọn mua các thiết bị công nghệ, trong đó có máy in đa năng thường được giao cho bộ phận IT. Bởi, hơn ai hết, IT là người hiểu rõ các tính năng của máy để lựa chọn được chiếc máy in phù hợp nhất cho nhu cầu công việc của các bộ phận trong công ty.

Lý do phải có một máy in đa năng tại văn phòng làm việc, anh Trần Triệu Quốc Hưng - Giám Đốc công ty Imark kiêm Trưởng Phòng IT công ty TNHH Tư Vấn Phát Triển Thị Trường MSV - cho biết: “Tôi thường tư vấn cho công ty đầu tư chi phí để sắm một máy in đa chức năng để thay thế cho các máy scan, fax hay photocopy chuyên dụng cồng kềnh, vừa tốn nhiều chi phí, vừa chiếm nhiều diện tích văn phòng”.

Với kinh nghiệm nhiều năm chọn mua máy in đa năng cho công ty, anh Quốc Hưng chia sẻ một số lưu ý như sau:

-  Cấu hình: nên chọn những loại máy in đa năng có cấu hình cao, bộ nhớ 128Mb để lưu trữ và truyền dữ liệu nhanh.

-  Tốc độ in: thời gian in bản đầu tiên nhanh, khoảng 5 giây, tốc độ in nên đạt khoảng 25 trang/phút. Khay giấy vào chứa khoảng 250 tờ, không nên nhỏ hơn. 

-  Chế độ in 2 mặt: Chọn các dòng máy có chế độ in đảo mặt tự động như Canon MF4820d, giúp tiết kiệm thời gian in và giấy in.

- Kết nối wifi: tính năng này cho phép người dùng trong văn phòng in ấn từ thiết bị di động như laptop, ipad, smartphone… một cách dễ dàng. Tính năng này có ở máy in đa năng Canon MF4720w.

- Tiết kiệm điện: Một số máy in thông thường khi để chế độ nghỉ vẫn phải tiêu thụ điện rất nhiều để làm ấm dù không sử dụng. Vì thế, hãy chọn các dòng máy ít tiêu tốn điện năng, ví dụ như các dòng máy in Canon MF4750, MF4720w và MF4820d chỉ tốn 1,4W ở chế độ nghỉ (Sleep). 

Ngoài ra, theo anh Hưng, chúng ta cần lưu ý đến thiết kế của máy in đa năng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến các thao tác trong quá trình sử dụng.

- Màn hình hiển thị: nên chọn máy in có màn hình hiển thị thay vì chỉ có dãy đèn báo nhấp nháy. Chọn máy có màn hình đơn giản, dễ sử dụng, không quá nhiều chức năng khiến người dùng bị rối và mất thời gian. Có thể tham khảo các dòng máy in đa năng của Canon vì có phím một chạm tiện dụng.

- Bảng điều khiển: Chọn máy với bảng điều khiển có thể điều chỉnh góc nhìn linh hoạt, khi đứng hay ngồi chúng ta đều có thể thuận tiện thao tác, không bị vướng víu. Đây cũng là một trong những thiết kế đặc biệt của dòng máy in đa năng của Canon.

- Trọng lượng: Gọn nhẹ, dễ di chuyển.

“Một số phòng ban làm việc cần sự tập trung cao nên người IT khi chọn mua máy cũng nên lưu ý đến chế độ làm việc yên lặng, giảm tiếng ồn khi in giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn” - anh Hưng cho biết thêm.

“Các dòng máy in đa năng của Canon đáp ứng tối ưu yêu cầu về mặt kỹ thuật cũng như tính tiện dụng mà các trưởng phòng IT đòi hỏi khi chọn mua máy in đa năng cho doanh nghiệp” - Anh Nguyễn Thanh Tâm, Bộ phận Các Giải Pháp Hình Ảnh của Canon cho biết Canon MF4820d, MF4720w và MF4750 được xem là 3 lựa chọn hoàn hảo tùy nhu cầu từng doanh nghiệp. “Nếu cần in không dây, MF4720w là lựa chọn thông minh, nếu cần in hai mặt MF4820d là lựa chọn phù hợp và MF4750 dành cho những văn phòng cần thêm chức năng fax từ máy in” – đại diện nhà sản xuất Canon tư vấn.

Thảo Minh